3.1. Đối với nguyên vật liệu nhập kho
chức tìm hàng và thu mua. Nguồn hàng hết sức đa dạng và phong phú, có thể từ công ty quốc doanh, hợp tác xã hoặc thị trờng tự do theo giá thoả thuận. Phòng Kế hoạch vật t của công ty có nhiệm vụ căn cứ vào kế hoạch sản xuất và dự trữ nguyên vật liệu tiến hành điều tra, thăm dò thị trờng và tìm kiếm nhà cung cấp và ký kết hợp đồng kinh tế.
Chứng từ chủ yếu của công ty về nhập kho gồm có: - Hoá đơn giá trị gia tăng
- Biên bản kiểm nghiệm vật t, sản phẩm hàng hoá - Phiếu nhập kho
Hoá đơn GTGT do nhà cung cấp lập. Hoá đơn mà công ty nhận đợc là liên 2 - giao cho khách hàng (trang 29), trong đó phải ghi rõ các thông tin sau: tên, địa chỉ nhà cung cấp, tên địa chỉ ngời mua, hình thức thanh toán, tên hàng hoá dịch vụ, đơn vị tính, số lợng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT, tổng số tiền bằng số và bằng chữ. Hoá đơn GTGT phải có đầy đủ chữ ký của 2 bên. Hoá đơn GTGT đợc coi là chứng từ gốc, là căn cứ để ghi sổ kế toán.
Khi nhận đợc hoá đơn, giấy báo nhận hàng, Phòng kế hoạch vật t phải đối chiếu với hợp đồng hoặc kế hoạch thu mua về số lợng, giá trị thực tế của từng loại vật t để quyết định chấp nhận hay không chấp nhận thanh toán với từng chuyến hàng. Khi hàng về, công ty sẽ lập một ban kiểm nghiệm để tiến hành kiểm tra vật t. Ban kiểm nghiệm bao gồm: đại diện kỹ thuật, ngời phụ trách vật liệu và thủ kho. Kết quả kiểm nghiệm đợc ghi vào Biên bản kiểm nghiệm vật t, sản phẩm, hàng hoá. Đây là căn cứ để xác định số lợng, chất lợng, quy cách vật t nhập kho và cũng là căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản. Sau khi kiểm nghiệm những vật t đạt yêu cầu sẽ đợc nhập kho, với những vật t không đạt yêu cầu công ty sẽ gửi biên bản này và các chứng từ liên quan khác tới nhà cung cấp để
giải quyết.
Trên cơ sở Hoá đơn GTGT, Giấy báo nhận hàng và Biên bản kiểm nghiệm vật t, sản phẩm hàng hoá công ty tiến hành nhập kho nguyên vật liệu. Sau đó Phòng kế toán, cụ thể là kế toán nguyên vật liệu sẽ viết Phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho có thể đợc viết cho nhiều vật liệu cùng loại, cùng một lần giao nhận, nhận cùng một kho hoặc có thể lập riêng cho từng thứ vật liệu nếu cần thiết. Phiếu nhập kho ghi đầy đủ tên hàng, đơn vị tính, số lợng thực nhập kho.
Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên.
Liên 1 lu ở phòng kế toán để ghi vào sổ kế toán chi tiết Liên 2 giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho
Biểu số 14
Hoá đơn
GIá TRị GIA TĂNG
Liờn 2: Giao cho khỏch hàng Ngày 05 tháng 11 năm 2007 Mẫu số: 01 GTKT-3L HS/2006B 0005798 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Trờng Phát Địa chỉ: Bắc Giang:... Số tài khoản:... Họ tên ngời mua hàng: Vũ Hà Hạnh
Tên đơn vị: Công ty cổ phần bánh kẹo Hữu Nghị Địa chỉ: 122 Định Công – Hoàng Mai – Hà Nội
Số tài khoản:... Hình thức thanh toán: Tiền mặt…….. MS 0102109239
STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị
tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Bột mỳ Kg 20.000 6.159 123.180.000
2 Bột nở Kg 1.500 4.150 6.225.000
Cộng tiền hàng:
129.405.000
Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 12.940.500
Tổng cộng tiền thanh toỏn 142.345.500
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm bốn mơi hai triệu ba trăm bốn mơi lăm ngàn năm trăm đồng
Biểu số 15
CT CP BáNH KẹO CAO CấP HữU NGHị BM-KS.03.01-BBKN
PHòNG Kỹ THUậT
(Vật t, sản phẩm, hàng hoá)
Ngày 7 tháng 11 năm 2007
Căn cứ hoá đơn số 0005798 ………ngày 5 tháng 11 năm 2007 Của đơn vị: Trờng Phát
Chỳng tụi tiến hành kiểm nghiệm và nghiệm thu cỏc loại
STT Tờn nhón hiệu hàng hoỏ Đơn vị tính Số lợng theo chứng từ
Số lợng kiểm nghiệm Kết quả kiểm nghiệm Lợng đúng quy cỏch Lợng sai quy cách 1 Bột mỳ Kg 20.000 20.000 2 Bột nở Kg 1.500 1.500
Biểu số16
Liên 1
ĐƠN Vị: CÔNG TY Cổ PHầN BáNH KẹO CAO CấP HữU NGHị
Địa chỉ: 122 Định Công-Hoàng Mai-Hà Nội Điện thoại: 04-8643362 Fax: 04-8642579 Mẫu số 01-VT (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC) Ngày 20/03/2006 của Bộ trởng BTC Số: 12 PHIếU NHậP KHO Ngày 7 tháng 11 năm 2007
Họ tên ngời giao hàng: Nguyễn Bá Dũng Cty: Trờng Phát Theo BBKN số 19/1 ngày 7 tháng 11 năm 2007 của Phũng Kỹ thuật Nhập tại kho: Công ty Cp Bánh Kẹo cao cấp Hữu Nghị
STT Tờn, danh mục
nguyờn vật liệu ĐVT
Số lợng
Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Bột mỳ Kg 20.000 2 Bột nở Kg 1.500 3 4 5 6 7 8 Cộng: 21.500 Tổng số tiền viết bằng chữ:
Lu ý: Hàng giao kèm theo hoá đơn hoặc ra hoá đơn trong tháng, không để hoá đơn sang tháng sau.
Ngời lập phiếu Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng
Đối với nguyên vật liệu xuất kho tại công ty chủ yếu là nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất kinh doanh.
Chứng từ xuất kho vật liệu tại công ty thờng dùng là Giấy đề nghị cấp vật t, Phiếu xuất kho.
Căn cứ vào yêu cầu sản xuất, từng bộ phận sử dụng vật liệu, từng phân xởng lập kế hoạch, ghi rõ tên, lợng vật liệu cần dùng vào Giấy đề nghị cấp vật t. Giấy đề nghị vật t này phải đợc ban giám đốc công ty xét duyệt nếu thấy nguyên vật liệu xin cấp dùng là hợp lý và tuân theo định mức tiêu hao nguyên vật liệu đã xây dựng.
Bộ phận sử dụng sẽ gửi Giấy đề nghị cấp vật t tới phòng kế toán và đây là căn cứ để phòng kế toán tiến hành lập Phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho đợc lập thành 3 liên.
Liên 1 lu tại phòng kế toán, làm căn cứ để ghi sổ kế toán chi tiết Liên 2 giao cho thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho
Liên 3 giao cho Phòng kế hoạch vật t
Phiếu xuất kho nguyên vật liệu cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị là căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra tình hình định mức tiêu hao nguyên vật liệu.
Biểu số 17
CộNG HOà Xã HộI CHủ NGHĩA VIệT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---