- Ở Phòng kế toán: sau khi nhận được chứng từ gốc (Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho), kế toán vật tư kiểm tra tính hợp lý của các chứng từ, ghi đơn giá,
b) Đặc điểm và phân loại TSCĐ tại công ty:
2.3.5.2. Kế toán tăng giảm TSCĐ:
*Tổ chức chứng từ:
- Biên bản giao nhận TSCĐ (MS 01- TSCĐ- BB): do mua ngoài, xây dụng cơ bản hoàn thành bàn giao…
- Các chứng từ khác liên quan đến tăng TSCĐ: Giấy đề nghi mua TSCĐ, Hoá đơn GTGT, Hóa đơn mua hàng, Hợp đồng mua hàng…
Khi các đơn vị trong công ty có nhu cầu mua sắm TSCĐ, cần lập Giấy đề nghị mua TSCĐ chuyển cho giám đốc và phòng đầu tư xây dựng ký duyệt, khi đươc sự đồng ý của giám đốc, phòng đầu tư xây dựng tổ chức phương án mua TSCĐ, kiểm tra thiết bị, giao cho đơn vị có nhu cầu và lập hồ sơ TSCĐ bao gồm: Hoá đơn mua hàng, Hợp đồng mua hàng, Biên bản giao nhận TSCĐ…. Sau đó chuyển cho kế toán hạch toán, ghi sổ, lập thẻ. Quy trình luân chuyển như sau:
Sơ đồ 2.19: Quy trình luân chuyển chứng từ tăng TSCĐ Đơn vị có nhu cầu: Giấy đề nghị mua TSCĐ
Giám đốc, P.ĐTXD: Ký duyệt
P.ĐTXD: Mua TSCĐ, lập hồ sơ gửi phòng kế toán Kế toán TSCĐ: Ghi sổ, kẹp chứng từ 50
- Biên bản thanh lý TSCĐ, đây là chứng từ phản ánh nghiệp vụ giảm TSCĐ thông qua thanh lý nhượng bán
- Các chứng từ liên quan khác: Giấy đề nghị thanh lý, nhượng bán TSCĐ, hoá đơn thanh lý nhượng bán ….
Khi các đơn vị có nhu cầu thanh lý TSCĐ tiến hành lập Giấy đề nghị thanh lý nhượng bán TSCĐ gửi cho phòng cơ năng và Giám đốc, Công ty tiến hành lập hội đồng đánh giá TSCĐ và đưa ra quyết định thanh lý nhượng bán có chữ ký của Giám đốc. Sau khi có quyết định thanh lý của Giám đốc, phòng cơ năng tiến hành thanh lý theo phương thức đấu thầu, lập hồ sơ thanh lý nhượng bán TSCĐ bao gồm: Biên bản thanh lý, Hợp đồng thanh lý, Hoá đơn ….Quy trình luân chuyển chứng từ như sau:
Sơ đồ 2.20: Quy trình luân chuyển chứng từ giảm TSCĐ
Đơn vị có nhu cầu: Giấy đề nghị thanh lý TSCĐ
Giám đốc, P cơ năng: Thành lập HĐ đánh giá TSCĐ Quyết định thanh lý nhượng bán
Kế toán TSCĐ: Ghi sổ, kẹp chứng từ P.cơ năng: Thanh lý nhượng bán P.cơ năng: Lập hồ sơ thanh lý nhượng bán
* Tài khoản sử dụng:
Để hạch toán TSCĐ công ty sử dụng TK 211 “TSCĐ HH”; TK 213 “TSCĐ VH”. Hai TK này có số dư bên Nợ, khi có nghiệp vụ làm tăng TSCĐ kế toán ghi vào bên nợ, giảm ghi vào bên có TK này.
Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số TK liên quan khác như:
51
- TK 111 “Tiền mặt”
- TK 331 “Phải trả nhà cung cấp”
- TK 214 “HMLK TSCĐ”
- TK 1381 “TSCĐ thiếu chờ xử lý” - TK 241 “ Xây dựng cơ bản dở dang”
Sơ đồ 2. 21: Sơ đồ minh hoạ hạch toán tổng hợp tăng giảm TSCĐ:
( Quý IV / 2009) TK 211 Dđk: 121.385.837.330 TK 111 TK 214 47.830.000 TK 331 Trích khấu hao 1.942.857.171 291.618.401 TK 241 17.428.572 Dck: 123.102.334.672 2.3.5.3. Kế toán hao mòn TSCĐ:
- Hiện nay công ty vẫn áp dụng chế độ quản lý sử dụng và trích KHTSCĐ theo quy định của Bộ tài chính.
- Việc xác định thời gian sử dụng do phòng cơ năng tiến hành dựa theo quy định của pháp luật, hiện trạng và tuổi thọ của TSCĐ.
52
- Về phương pháp tính khấu hao: Công ty áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng.
- Việc trích hay thôi không trích khấu hao TSCĐ của công ty được tính theo ngày bắt đầu tăng, giảm TSCĐ
*Tổ chức chứng từ :
Chứng từ kế toán sử dụng là Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. Khi phát sinh nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ phòng cơ năng gửi lên phòng kế toán hồ sơ liên quan đến TSCĐ đó, kế toán TSCĐ dựa vào đó để tiến hành trích hay thôi không trích khấu hao, hàng tháng tiến hành lập bảng tính và phân bổ khấu hao có chữ ký của kế toán trưởng và giám đốc dùng làm căn cứ ghi sổ và kẹp chứng từ. Quy trình lập và luân chuyển Bảng tính và phân bổ khấu hao như sau:
Sơ đồ 2.22: Quy trình luân chuyển chứng từ KHTSCĐ:
*Tài khoản sử dụng: Để hạch toán khấu hao TSCĐ công ty sử dụng TK 214 “Hao mòn TSCĐ”. TK này có số dư bên có, dựa vào bảng tính và phân bổ khấu hao kế toán ghi vào bên có TK 214.
Ngoài ra công ty còn sử dụng một số TK liên quan khác như: 627, 641, 642…
Hao mòn TSCĐ được theo dõi theo tháng, đến cuối mỗi tháng kế toán tiến hành tổng hợp và lên sổ TK 214.
*Phương pháp hạch toán khấu hao TSCĐ : Dựa vào bảng tổng hợp TSCĐ toàn công ty và các chứng từ khác liên quan kế toán TSCĐ tiến hành trích khấu hao và tính vào chi phí của tháng đó. Việc phân bổ khấu hao ở công ty chủ yếu là cho chi phí quản lý và chi phí SXC:
- Khi trích khấu hao kế toán ghi: 53
Trần Thanh Hảo Lớp: Kiểm toán 49A
KT TSCĐ : Ghi sổ, kẹp chứng từ Giám đốc, KT trưởng : Ký duyệt KT TSCĐ: Lập bảng tính và phân bổ KH TSCĐ
Nợ TK 627 Nợ TK 641
Nợ TK 642 Có TK 214 - Khi thanh lý nhượng bán TSCĐ, do đó kế toán ghi:
Nợ TK 214 Nợ 811
Có TK 211