Sau bước tìm kiếm khách hàng, TVTC đã có một danh sách khách hàng với những thông tin nhất định. Dựa trên những thông tin đó, TVTC sẽ sàng lọc và chọn ra những khách hàng tiềm năng tiếp cận. Thông thường TVTC sử dụng điện thoại liên lạc với những khách hàng tiềm năng này. Các cuộc gọi nhằm giới thiệu về công ty, đặc biệt là sản phẩm bảo hiểm mà TVTC thấy khách hàng có khả năng có nhu cầu. Nội dung cuộc gọi thường chỉ tóm gọn trong thời gian đàm thoại dưới 5 phút. TVTC nêu lên những lợi ích từ sản phẩm bảo hiểm và sự phù hợp của sản phẩm đó với điều kiện của khách hàng.
Nếu khách hàng cảm thấy quan tâm và có nhu cầu, TVTC sẽ xin thiết lập cuộc hẹn trực tiếp vào thời gian và địa điểm thuận tiện cho khách hàng.
Nếu khách hàng từ chối, TVTC tìm cách hỏi lý do và suy nghĩ cũng như nhu cầu của khách hàng về sản phẩm hoặc gợi ý về một sản phẩm bảo hiểm
khác. Đây là một cách tận dụng để có thể nghiên cứu trực tiếp thị trường bảo hiểm tại Việt Nam thông qua phỏng vấn trực tiếp khách hàng.
Tiếp cận khách hàng tiềm năng để hẹn gặp là khâu quan trọng và cần sự vận dụng khéo léo các kĩ năng và trình độ chuyên môn nghiệp vụ của một TVTC. Đây là lần đầu tiên TVTC tiếp xúc với khách hàng để giới thiệu về công ty và sản phẩm của công ty. Nếu biết xử lý linh hoạt các tình huống, TVTC có thể tạo được ấn tượng tốt đẹp ban đầu với khách hàng, từ đó tạo thuận lợi cho các bước tiếp theo của hoạt động khai thác bảo hiểm.