Đối với hàng hoỏ nhập khẩu cụng ty phải mở một bộ hồ sơ hàng nhậpkhẩu riờng. Cỏc chứng từ này dựng để phản ỏnh nghiệp vụ nhập xuất hàng khẩu riờng. Cỏc chứng từ này dựng để phản ỏnh nghiệp vụ nhập xuất hàng hoỏ. Khi mua hàng kế toỏn nhận Hoỏ đơn thuế giỏ trị gia tăng hoặc hoỏ đơn bỏn hàng của đơn vị cung cấp và phiếu nhập kho để làm cơ sở ghi sổ số hàng nhập kho. Khi hàng hoỏ được xuất bỏn kế toỏn ghi Hoỏ đơn thuế giỏ trị gia tăng lập thành ba liờn (đặt giấy than viết một lần) trong đú liờn 1 màu tớm để
lưu, liờn 2 màu đỏ giao cho khỏch hàng, liờn 3 màu xanh dựng để thanh toỏn,phiếu xuất kho được lập thành hai liờn, một liờn lưu tại quyển, một liờn phiếu xuất kho được lập thành hai liờn, một liờn lưu tại quyển, một liờn chuyển cho thủ kho để ghi vào thẻ kho sau đú lại chuyển cho kế toỏn để kế toỏn ghi vào sổ chi tiết hàng hoỏ.
Người cú nhu cầu hàng đề nghị xuất hàng (cú thể là cỏn bộ phũng kinhdoanh) đưa đề nghị lờn cho giỏm đốc cụng ty duyệt lệnh xuất, thủ kho kiểm doanh) đưa đề nghị lờn cho giỏm đốc cụng ty duyệt lệnh xuất, thủ kho kiểm kờ giao hàng, ghi số thực xuất vào phiếu xuất, cựng với người nhận hàng ký vào phiếu xuất, ghi số lượng xuất của từng loại hàng hoỏ theo chỉ tiờu số lượng. Kế toỏn thu nhận chứng từ xuất, phõn loại chứng từ và định khoản trờn chứng từ, ghi sổ chi tiết TK 1561, TK5111... và sổ tổng hợp, điền vào cột đơn giỏ trờn phiếu xuất.
Vỡ là cụng ty nhỏ nờn doanh nghiệp tổ chức hạch toỏn chi tiết hàng hoỏtheo phương phỏp thẻ song song. Cỏc loại sổ thẻ mà cụng ty lập bao gồm thẻ theo phương phỏp thẻ song song. Cỏc loại sổ thẻ mà cụng ty lập bao gồm thẻ kho, sổ chi tiết hàng hoỏ, sổ tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn.
Thẻ kho: căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất thủ kho ghi vào thẻ khomỗi chứng từ gốc được ghi một dũng trờn thẻ. Cuối ngày cuối thỏng thủ kho mỗi chứng từ gốc được ghi một dũng trờn thẻ. Cuối ngày cuối thỏng thủ kho tớnh ra số lượng tồn trờn từng thẻ kho theo chỉ tiờu số lượng để đối chiếu với kết oỏn chi tiết sổ chi tiết vật tư ( cột số lượng).
Sổ chi tiết hàng hoỏ: hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất dothủ kho chuyển đến kế toỏn ghi vào sổ chi tiết hàng hoỏ theo cả chỉ tiờu số thủ kho chuyển đến kế toỏn ghi vào sổ chi tiết hàng hoỏ theo cả chỉ tiờu số lượng và giỏ trị. Cuối thỏng kế toỏn tớnh ra số lượng tồn cho từng loại hàng hoỏ, số này phải bằng số lượng tồn trờn thẻ kho do thủ quỹ ghi.
Bảng tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn: sổ này được lập vào cuối thỏng dựatrờn cơ sở là cỏc sổ chi tiết hàng hoỏ để tớnh ra số lượng tồn cho cả kho hàng. trờn cơ sở là cỏc sổ chi tiết hàng hoỏ để tớnh ra số lượng tồn cho cả kho hàng. Cột giỏ trị Nhập-Xuất-Tồn phải khớp với giỏ trị của tổng phỏt sinh Nợ, phỏt sinh Cú và số dư cuối kỳ của TK 1561.
* Vớ dụ về kế toỏn chi tiết lụ hàng nhập khẩu theo hỡnh thức thanh toỏnbằng L/C ngày 13/02/2007. bằng L/C ngày 13/02/2007.
Ngày 15/01/2007 cụng ty đó ký hợp đồng số DD-YF/116 với cụng tyYUH FARN MACHINERY INDUSTRIAL CO.,LTD địa chỉ tại No 51 Alley YUH FARN MACHINERY INDUSTRIAL CO.,LTD địa chỉ tại No 51 Alley
42, Lane 66, Sec 2, Chiao Tan R.d. Feng Yuan Tai chung, Taiwan để nhậpkhẩu một lụ hàng phục vụ theo đơn đặt hàng của khỏch hàng ngoài ra cũn một khẩu một lụ hàng phục vụ theo đơn đặt hàng của khỏch hàng ngoài ra cũn một số mặt hàng cụng ty nhập về trước chờ tiờu thụ sau.
* Quỏ trỡnh nhập khẩu lụ hàng
- Ngày 10/01/2007 nhận được đơn đặt hàng và yờu cầu xem bảng bỏogiỏ của cụng ty TNHH Phỳ Đạt, địa chỉ: Xuõn Hoà-Phỳc Yờn-Vĩnh Phỳc về giỏ của cụng ty TNHH Phỳ Đạt, địa chỉ: Xuõn Hoà-Phỳc Yờn-Vĩnh Phỳc về cỏc mặt hàng sau:
Bảng 2.5.Trớch hợp đồng mua bỏn số12012007HDNK/DD
Tờn hàng Số lượng Đơn vị tớnh
Mỏy cưa rong YFR-303 03 Cỏi
Mỏy bào thẩm AN-616 01 Cỏi
Dao finger TKG 160x50x2Tx4 100 Cỏi
Mũi đục 1/2 120 Cỏi