3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
3.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại phòng kế toán tài chính
26 26
Quý27
Khi chưa có nối mạng giữa phòng vật tư và phòng kế toán, khi nhận được các chứng từ nhập - xuất vật tư do thủ kho gửi lên, kế toán phân loại theo từng kho, sắp xếp theo trình tự thời gian và nhập dữ liệu, các thông tin về nhập - xuất vào máy tính theo đúng quy định. Công việc này được thực hiện bởi kế toán vật tư.
Từ màn hình giao diện của phần hành kế toán vật tư, kế toán vật tư chọn danh mục “Phiếu nhập - xuất vật tư”, màn hình xuất hiện mẫu chứng từ cần nhập.
Quy trình nhập dữ liệu “Phiếu nhập kho” vào máy: Kế toán chọn “Nhập”
Nhập các thông tin: Tên kho,
Số chứng từ, Ngày lập chứng từ,
Mã đối tượng: mã nhà cung cấp (chỉ cần nhập mã đối tượng, tên nhà cung cấp sẽ được tự động hiện ra trong danh mục nhà cung cấp),
Diễn giải,
Mã vật tư: Tên vật tư hiện ra trong danh mục vật tư, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền,
TK Nợ, TK Có, Thuế GTGT…
Để nhập “Phiếu xuất kho”, kế toán vật tư chọn “xuất”, rồi nhập các thông tin tương tự “Phiếu nhập kho”: Số chứng từ, Ngày lập chứng từ, Diễn giải, Mã đối tượng, Mã kho, Mã vật tư, TK Nợ, TK Có, Thuế GTGT… Trên các phiếu nhập kho, kế toán cập nhật cả cột “Số lượng”, cột “Đơn giá”, cột “Thành tiền”. Nhưng trên các phiếu xuất kho nguyên vật liệu cho các Xí nghiệp, cho kho khác hoặc bán nguyên vật liệu kế toán chỉ cập nhật số lượng nguyên vật liệu xuất ra mà không cập nhật cột “Đơn giá”, “Thành tiền”. Kết thúc quá trình nhập, kế toán nhấn “Chấp nhận”, màn hình hiện lên dòng chữ “
27 27
Quý28
Đang thực hiện”. Khi chạy xong, trên màn hình xuất hiện dòng chữ “Thực hiện xong”. Điều này có nghĩa là chứng từ đã được nhập và lưu lại trong máy. Hiện nay, máy tính của phòng vật tư và phòng kế toán đã có sự kết nối với nhau nên giảm bớt phần công việc của kế toán vật tư. Các bước thực hiện kế toán phần hành kế toán nguyên vật liệu như sau:
Bước 1: Kiểm tra danh mục vật tư mới xem đã cập nhật thông tin và mã vật tư mới chưa. Nếu có những vật tư mới mà chưa nhập mã vào máy thì tiến hành nhập theo: “Danh mục vật tư mới”. Nếu không nhập mã vật tư mới vào, khi nhập hóa đơn mua những vật tư này máy sẽ không chấp nhận và báo lỗi.
Bước 2: Nhận dữ liệu từ phòng vật tư.
Tại phòng vật tư đã tiến hành nhập các phiếu nhập kho và xuất kho vào máy. Do có sự kết nối giữa các máy tính, kế toán không cần nhập lại dữ liệu từ các phiếu nhập xuất nữa mà lấy dữ liệu từ phòng vật tư. Kế toán vật tư có nhiệm vụ kiểm tra thông tin các phiếu đã được nhập đúng chưa.
Đối với phiếu nhập kho: Chọn: “ Phiếu nhập kho” Nhập số hiệu: P 15 BICH
Hiện lên kho BICH, kiểm tra kho BICH nhập đúng số liệu Nhấn “Chọn”
Nhấn “Chấp nhận”
Nhấn “Huỷ bỏ” để kiểm tra phiếu mới.
Đến cuối tháng, máy tính tính toán dựa trên công thức được xây dựng sẵn tính ra đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ, từ đó tính ra giá trị nguyên vật liệu xuất trong tháng.
Trên phần mềm kế toán máy đã thiết kế những danh mục báo cáo giúp công tác quản lý nguyên vật liệu dễ dàng hơn. Để theo dõi tình hình biến động của nguyên vật liệu trên các sổ, xem xét các báo cáo nhấn vào danh mục
28 28
Quý29
“Báo cáo kế toán”, trong đó để kiểm tra phần hành kế toán nguyên vật liệu nhấn vào “Báo cáo vật tư”. Khi đó, máy tính sẽ hiện lên danh mục các loại sổ và báo cáo về nguyên vật liệu. Để mở và theo dõi loại sổ nào kế toán kích chọn vào tên sổ trong danh mục, máy tính sẽ tập hợp tất cả số liệu cần thiết lên sổ theo đúng lập trình kế toán máy đã xây dựng theo quy định của Bộ tài chính.
Đối với các chứng từ nhập kho nguyên vật liệu: kế toán mở “Sổ chi tiết nhập vật tư” theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị của nguyên vật liệu nhập kho. Sổ này được mở từng kho theo từng tháng, nhằm theo dõi từng nghiệp vụ nhập kho.
Biểu số 12:
CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ