IV. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Tổng công ty thiết bị điện Việt Nam.
1. Nghiệp vụ nhập xuất nguyên vật liệu và các chứng từ sử dụng.
STT TÊN VẬT TƯ MÃ VT ĐVT SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN
1 Dây Êmay 1.6mm 3110160 Kg 17.589,440 61.736,47 1.085.909.962
Cộng tiền hàng 1.085.909.962
Bằng chữ:
Phụ trách Người giao Thủ kho Kế toán Thủ trưởng
cung tiêu hàng trưởng đơn vị
(ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên,đóng dấu)
1.2. Nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu
Trong Tổng công ty thiết bị điện VN, vật liệu xuất kho chủ yếu là cho sản xuất sản phẩm. Hàng ngày phòng vật tư có trách nhiệm thu mua vật liệu đồng thời làm thủ tục xuất vật liệu phục vụ nhu cầu sản xuất.
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất hàng tháng của từng phân xưởng, lệnh sản xuất, định mức tiêu hao vật liệu(do phòng kỹ thuật lập) và nhu cầu sản xuất thực tế. Các phân xưởng ghi danh mục những vật liệu cần lĩnh và phiếu
lĩnh vật tư rồi đưa lên quản đốc phân xưởng ký. Sau đó chuyển lên cho cán bộ định mức vật tư kiểm tra và trình trưởng phòng vật tư phê duyệt.Phòng vật tư căn cứ vào tính chất, mức độ và tiến độ sản xuất mà có thể tiến hành xuất một tháng 5 lần hoặc 10 lần định kì 3 ngày, 5 ngày,7 ngày…
Chứng từ xuất kho gồm 2 loại chính: Phiếu xuất kho và phiếu xuất kho theo hạn mức (phiếu này rất ít được sử dụng).
Phiếu xuất kho do bộ phận xin lĩnh lập chỉ viết 1 liên. Vì bộ phận sử dụng có sổ riêng để theo dõi vật tư nên không cần giữ phiếu xuất kho mà nộp luôn cho thủ kho, thủ kho vào thẻ kho,rồi nộp lên phòng kế toán, kế toán ghi sổ và tổ chức bảo quản lưu giữ.
Trình tự xuất vật liệu xuống các PX để SX: Mỗi PX có một nhân viên kinh tế dưới sự chỉ đạo của quản đốc định kì căn cứ vào kế hoạch sản xuất, căn cứ vào mức tiêu hao vật liệu lập phiếu xuất kho vật tư. Sau đó mang lên phòng vật tư để kiểm tra đối chiếu với định mức tiêu hao NVL và kế hoạch sản xuất (Trưởng phòng vật tư ký chuyển thủ kho). Trước khi xuất vật tư thủ kho tiến hành thủ tục pháp lý kiểm tra xem thực tế trong kho có số vật liệu cần dùng không,thủ kho và người xin lĩnh vật tư cùng ký vào phiếu xuất kho để thủ kho xuất vật liệu. Thủ kho sử dụng phiếu xuất kho để ghi vào thẻ kho và trừ thẻ. Định kì thủ kho chuyển phiếu xuất kho cho phòng kế toán.
Sơ đồ 07: Trình tự luân chuyển phiếu xuất kho
Trưởng phòng vật tư xem xét ,ký duyệt Bộ phận có nhu cầu sử dụng lập PXK
Thủ kho xuất kho, thủ kho và người xin lĩnh vật tư cùng kí vào PXK Kế toán vật tư ghi sổ
Kế toán tổ chức bảo quản lưu giữ
Ví dụ: Ngày 18/09 nhân viên kinh tế của phân xưởng lắp ráp 1 lập biểu xin lĩnh vật tư theo hạn mức. Cụ thể xin xuất 515,420Kg dây Êmay 1.6mm để lắp công tơ 1 pha.
Biểu số 08:Mẫu phiếu xuất kho
TỔNG CÔNG TY THIẾT BỊ ĐIỆN VIỆT NAM
Số 10 Trần Nguyên Hãn Mẫu số :02-VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006 /QĐ -BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC )
PHIẾU XUẤT KHO
Số : 320 TKNO:6211
(Ngày 18 tháng09năm2007) TKCO:1521
Họ và tên người nhận hàng:Phân xưởng lắp ráp 1 Lý do xuất kho: Lắp ráp công tơ 1 pha
Xuất tại kho : 01
STT Tên , nhãn hiệu Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Yêu cầu Thực xuất
1 Dây Êmay1,6mm Kg 515,420 515,420
Cộng
Tổng số tiền ( Viết bằng chữ): Số chứng từ gốc kèm theo:
Người lập Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
phiếu hàng (Hoặc bộ phận có (Ký, họ tên)
(Ký , họ tên) (Ký ,họ tên) (Ký, họ tên) nhu cầu nhập)
(Ký,họ tên)
Do công ty sử dụng phương pháp tính giá NVL xuất kho là giá bình quân cả kì dự trữ nên chỉ tiêu đơn giá và thành tiền trên phiếu xuất kho chưa
ghi. Đến cuối tháng khi kế toán tính được giá bình quân cả kì dự trữ thì các thông tin này sẽ được máy tự động nhập vào.
2.Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Tổng công ty thiết bị điện Việt Nam
Công ty áp dụng phương pháp ghi sổ số dư để hạch toán chi tiết vật liệu. Phương pháp này có ưu điểm là giảm bớt khối lượng ghi sổ kế toán, hạn chế việc ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, cho phép kiểm tra thường xuyên công việc ghi chép ở kho, đảm bảo số liệu kế toán được chính xác kịp thời.
Sơ đồ 08 : Hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ số dư ở công ty
Phiếu nhập kho
Bảng kê phiếu nhập Phiếu xuất kho
Thẻ kho Sổ số dư
Bảng kê phiếu xuất
Sổ tổng hợpGhi hàng ngày Ghi cuối kì Đối chiếu
Giải thích sơ đồ: Thủ kho sử dụng các chứng từ ban đầu như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi số lượng nhập xuất vào thẻ kho, rồi nộp các chứng từ này lên phòng kế toán để kế toán vật tư vào bảng kế nhập kho, bảng kế xuất kho. Cuối tháng căn cứ vào thẻ kho, thủ kho vào sổ số dư (ghi vào cột số lượng), kế toán nguyên vật liệu tập hợp số liệu trên bảng kê nhập, kho bảng kê xuất kho đối chiếu với thẻ kho về mặt số lượng,rồi căn cứ vào số liệu trên bảng kê nhập kho, bảng kê xuất kho để ghi sổ số dư theo chỉ tiêu giá trị. Thông tin từ sổ số dư để lên các sổ tổng hợp vào cuối tháng.
Nội dung phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu ở công ty được tiến hành như sau:
Ở kho:
Hàng ngày thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập xuất vật liệu ,tiến hành phân loại để ghi vào thẻ kho.Thẻ kho được lập cho từng loại NVL ở từng kho. Cuối tháng kế toán tập hợp các thẻ kho ở từng kho để lập báo cáo tồn kho cho từng kho.
Biếu số 09:Mẫu thẻ kho
TỔNG CÔNG TY THIẾT BỊ ĐIỆN VIỆT NAM
Số 10 Trần Nguyên Hãn Mẫu số S12-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006 /QĐ -BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng
BTC )
THẺ KHO Kho 001
Ngày lập thẻ : 01/09/2007
Tên nhãn hiệu,quy cách,vật tư: Dây Êmay 1,16mm Đơn vị tính : Kg
Mã số : 3110160
Tồn đầu : 904,650kg
STT Chứng từ Diễn giải Ngày
nhập,xuất Số lượng nhậnKý Ngày Số Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 1 04/0 9 PN145 Nhập kho NVL mua về 04/09 17.589,44 0 18494,090 2 18/0
9 PX320 Xuất cho sản xuất sản phẩm 18/09 515,420 17.978,670
3 25/0
9 PX325 Xuất cho sản xuất sản phẩm 25/09 1.061,820 16.916,850
Cộng cuối kì x 17.589,44
0 1.577,24 16.916,850 x
Số này có…….trang, đánh số từ trang 01 đến trang…. Ngày mở sổ :
Biểu số 10 : Mẫu báo cáo tồn kho
Báo cáo tồn kho
Ngày31/09/2002 Kho 001: Vật liệu điện
Mã vật tư Vật tư Đvt Số lượng Tiền
BLOV Bu lông ốc vít các loại Cái 30 624 790 2 401 864 402
2110310 Vít sắt mạ 3x10 Cái 244 600 6 018 429
…
ĐOBDDT Điốt-Bán dẫn-Tụ điện-Điện trở Cái 55 360 58 350 113
8753601 Điện trở TQ 1K-1vv Cái 3 760 3 835 200
…
BDCTDĐ Bóng đèn-công tắc-cầu chì-dây điện Cái 151 280 97 061 154
8752605 Bóng đèn 12v/50vv Cái 2 11 220 … DĐT Dây điện từ Kg 98 820,720 4 979 474 489 3110160 Dây Êmay 1.6mm Kg 16.916,850 1 043 382 418 … … Cộng 27 398 367 177 Ở phòng kế toán
Định kì 5-7 ngày một lần kế toán vật liệu xuống kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho trên thẻ kho đồng thời nhận các chứng từ nhập ,xuất vật liệu về phòng. Do số lượng chứng từ quá nhiều, kế toán công ty không lập phiếu giao nhận chứng từ mà thay bằng thẻ kho. Kế toán vật liệu kiểm tra xem thủ kho vào thẻ và trừ thẻ có đúng không. Vậy nên thực chất thẻ kho được thay thế cho sổ giao nhận chứng từ.
Sau khi rút các chứng từ nhập, xuất vật liệu về, kế toán vật liệu nhập số liệu vào máy. Máy sẽ tự động lên bảng kê phiếu nhập NVL.Cuối tháng sau khi tính được đơn giá bình quân máy sẽ tự thiết lập và lên bảng kê phiếu xuất NVL, bảng phân bổ, bảng kê số 3. Kế toán vật liệu chỉ phân loại sắp xếp theo từng nhóm (mã số) phiếu nhập và từng nhóm (mã số) phiếu xuất theo chỉ tiêu bằng tiền của từng thứ vật liệu cho từng kho. Kế toán vật liệu định khoản và cập nhật số liệu vào máy.
Biểu số 11: Mẫu bảng kê phiếu nhập Bảng kê phiếu nhập(Trích)
Tháng 9/2007 Đơn vị tính : Đồng
Chứng từ Diễn giải Số lượng Đơn giá Thành tiền
Ngày Số
04/0
9 PN 145 Công ty XNK TOCONTAP 001Mua dây Êmay 1,6mm 3313110160-dây Êmay 1,6mm Kg