Cùng với việc hạch toán chi tiết vật liệu hàng ngày thì kế toán tổng hợp nhập vật liệu là công việc không thể thiếu được trong công tác kế toán vật liệu.
Kế toán tổng hợp nhập NVL-CCDC ở công ty dệt vải công nghiệp Hà Nội sử dụng những tài khoản sau:
- TK 152: Nguyên vật liệu
Có các TK cấp 2: TK 1521: NVL chính: sợi TK 1522: NVL phụ
TK 1523: Nhiên liệu, dầu diezen TK 1524:
TK 1527: - TK 153: Công cụ dụng cụ
TK 1532: Bao bì luân chuyển - TK 331: Phải trả cho người bán
- TK 111: Tiền mặt
- TK 112: Tiền gửi ngân hàng
- TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ
Ngoài ra còn sử dụng một số tài khoản khác như: TK 141, 621, 627, 641, 642...
Vật liệu của công ty hầu hết nhập kho từ nguồn mua bên ngoài, do bên đặt hàng giao (may gia công cho nước ngoài, trong nước hoặc gia côn se sợi cho các đơn vị khác như dệt 8/3, dệt Hà Nội...), vật liệu xuất dùng không hết nhập lại (nhưng thực tế trường hợp này ít xảy ra)... Các nghiệp vụ làm tăng vật liệu được hạch toán như sau:
4.1 Trường hợp vật liệu của bên đặt hàng giao: Kế toán không theo dõi chỉ tiêu giá trị mà chỉ theo dõi chỉ tiêu số lượng. Do vậy không xuất hiện bút toán tổng hợp giá trị mà chỉ theo dõi chỉ tiêu số lượng. Do vậy không xuất hiện bút toán tổng hợp nào phản ánh nghiệp vụ này mà chỉ theo dõi trên “sổ theo dõi gia công”.
Tuy nhiên khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến chi phí bốc dỡ, vận chuyển thi vẫn phản ánh, sau đó đến cuối tháng phân bổ.
4.2 Trường hợp NVL- CCDC do mua ngoài
Với trường hợp này thì kế toán phải phản ánh đúng đắn đầy đủ chính xác các chỉ tiêu liên quan đến nghiệp vụ phát sinh như: giá hoá đơn, thuế GTGT, chi phí mua hàng và mọi yêu cầu khác của nhà cung cấp như hình thức thanh toán, thời hạn...
Trong thực tế điều kiện về vốn cũng như yêu cầu cạnh tranh trên thị trường nên rất ít trường hợp hoá đơn về mà hàng chưa về. Do vậy công ty không sử dụng tài khoản 151 “Hàng đang đi đường”.
- Trong tháng khi vật liệu về nhập kho, căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho kế toán ghi:
Nợ TK 152 “Nguyên vật liệu” (Giá thực tế chưa có thuế GTGT) Nợ TK 1331 “Thuế GTGT được khấu trừ” (Số thuế GTGT)
Có TK 331 “Phải trả cho người bán” (Số tiền thanh toán)
Ví dụ: Khi nhận được hoá đơn số 50.641 phiếu nhập kho số 10 về việc mua sợi Ne 20/1 cotton của công ty dệt 8/3 kế toán ghi:
Nợ TK 152 (1521) 44.516.069đ Nợ TK 1331 4.451.607đ Có TK 331 48.967.676đ
Sau đó tuỳ công ty thanh toán tiền mua vật liệu bằng nguồn nào, kế toán ghi: Nợ TK 331
Có TK 111, 112, 141, 311..
Trong tháng 1/2001 công ty đã dùng tiền gửi ngân hàng để thanh toán với công ty dệt Hà Nội
Nợ TK 331 100.000.000đ
Có TK 112: 100.000.000đ
Chi phí vận chuyển bốc dỡ... được phản ánh Nợ TK 152
Có TK 111, 112
Khi thanh toán tiền hàng nếu công ty được hưởng chiết khấu giảm giá hoặc hàng bán trả lại thì ghi:
Nợ TK 331
Có TK 152 Có TK 1331
Trong hình thức nhật ký chứng từ để hạch toán tổng hợp nhập vật liệu công ty sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người bán, NKCT số 5 NKCT số 1 và 2.
* Sổ chi tiết thanh toán với người bán
- Nội dung: tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty có định khoản kế toán liên quan đến 331 được phản ánh trước tiên vào sổ chi tiết thanh toán với người bán.
Tất cả các đơn vị bán được mở chung 1 quyển sổ. Mỗi hoá đơn được ghi trên 1 dòng theo thứ tự thời gian chứng từ về phòng kế toán và được theo dõi từ khi hoá đơn xuất hiện đến khi thanh toán xong.
- Kết cấu: sổ được chia làm 2 phần
+ Phần ghi có TK 331 và nợ các TK khác như 152, 1331... + Phần ghi nợ TK 133 và có các TK khác như 111,112, 3331... - Phương pháp lập, cơ sở số liệu, cách ghi như sau:
+ Số dư đầu tháng căn cứ vào số dư cuối tháng của sổ chi tiết tháng trước chuyển lên đầu tháng này cho sổ chi tiết thanh toán với người bán tương ứng.
+ Số phát sinh căn cứ vào hoá đơn, số nhập theo từng người bán để ghi vào phần có TK 331, nợ TK 152, nợ TK 1331 đồng thời căn cứ vào phiếu thanh toán để ghi nợ TK 331 có TK 111, 112, TK 3331...
+ Dư cuối tháng: tiến hành cộng dồn để lấy số liệu ghi vào NKCT số 5 và ghi sổ liên quan khác.
* Nhật ký chứng từ số 5
- Nội dung: NKCT số 5 được sử dụng theo dõi tổng hợp quan hệ thanh toán với người bán của công ty. Việc ghi NKCT số 5 được tiến hành vào cuối tháng trên cơ sở số liệu tổng cộng cuối tháng của sổ chi tiết TK 331 của từng người ban. Mỗi đơn vị có quan hệ thanh toán với công ty được theo dõi trên 1 dòng của NKCT số 5.
- Kết cấu: NKCT số 5 cũng có 2 phần chính tương tự như sổ chi tiết thanh toán với người bán.
- Phương pháp ghi:
+ Cột diễn giải: Ghi tên đơn vị bán, mỗi dòng 1 đơn vị bán có quan hệ thanh toán với công ty.
+ Cột số dư đầu tháng: Ghi số dư cuối tháng trước của TK 331 chi tiết cho từng người bán.
+ Phần ghi có TK 331, Nợ TK 152, TK 1331 ghi giá thực tế thanh toán bao gồm giá ghi trên hoá đơn (ghi nợ TK 152, 153) thuế GTGT (nếu có) (ghi nợ TK 1331) theo từng người bán tương ứng.
+ Phần ghi Nợ TK 331, có TK 111, 112... ghi số tiền đã trả cho từng đơn vị bán bằng các nguồn tương ứng.
+ Dư cuối tháng: Căn cứ vào dư đầu tháng, cộng có TK 331, trừ nợ TK 331 để tính ra số dư cuối tháng.
Ví dụ: Trong tháng 1/2001 công ty có quan hệ thanh toán với công ty dệt 8/3 như sau:
- Dư có TK 331 cuối tháng 12/2000 là 4.093.744.879đ - Trong tháng công ty đã có quan hệ mua sợi với công ty.
Dệt 8/3 tổng cộng số tiền 937.169.572đ trong đó giá ghi trên hoá đơn tổng cộng là: 851.972.366đ tổng thuế GTGT được khấu trừ là 85.197.263đ
- Công ty đã dùng tiền vay ngắn hạn để thanh toán cho công ty dệt 8/3 số tiền là: 500.000.000 đồng
- Cuối tháng 1/2001 công ty còn nợ công ty dệt 8/3 số tiền: 4.093.744.879 + 937.169.572 - 500.000.000 = 4.530.914.451đ