Ở công ty vật liệu xuất kho chủ yếu sử dụng cho việc sản xuất các loại vải bạt, vải mộc... dùng để bán ra ngoài. Bởi vậy kế toán tổng hợp xuất vật liệu phải phản ánh kịp thời, tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tượng sử dụng theo giá thực tế xuất dùng.
Ở công ty dệt vải công nghiệp Hà Nội đã sử dụng giá hạch toán (là giá ghi trên hoá đơn) nên việc tính giá thực tế vật liệu xuất dùng trong tháng được thực hiện trên bảng kê số 3.
Căn cứ để lập bảng kê số 3 chủ yêu là NKCT số 1, NKCT số 2 và NKCT số 5... Cụ thể:
- Số dư đầu tháng: căn cứ vào số tồn trên bảng kê cuối tháng trước chuyển sang.
- Số phát sinh:
+ Căn cứ vào dòng cột của từng cột TK trên NKCT số 5 để ghi vào cột tương ứng các TK.
+ Căn cứ vào dòng cộng của các TK 152, TK 153 để ghi vào cột giá thực tế của các TK tương ứng. Thông thường khoản chi tiền mặt thường chi cho chi phí vận chuyển bốc dỡ khi mua vật liệu.
+ Tương tự căn cứ vào NKCT số 2...
- Cộng số dư đầu tháng và phát sinh trong tháng. Sau khi tập hợp toàn bộ số phát sinh bên Nợ các TK vật liệu từ các NKCT rồi cộng với số dư đầu tháng để ghi vào dòng này.
- Chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán: ở từng TK lấy chỉ tiêu giá thực tế trừ đi giá hạch toán để ra phần chênh lệch ghi vào cột thực tế các TK ở dòng này.
- Hệ số giá được tính theo công thức sau: Hệ số
Giá
= Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + giá thực tế NVL nhập trong kỳ Giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ + giá hạch toán NVL nhập trong kỳ - Xuất dùng trong tháng là tổng hợp số thực tế xuất trong tháng cho cả sản xuất, nhượng bán hoặc cho mục đích khác.
- Tồn kho cuối tháng: là số còn lại trong kho tại thời điểm cuối tháng.
Các nghiệp vụ xuất kho ở công ty dệt vải công nghiệp Hà Nội phát sinh thường xuyên liên tục với khối lượng lớn và được phản ánh trên phiếu xuất kho theo giá hạch toán. Vì vậy hàng ngày kế toán không thể căn cứ trực tiếp vào phiếu xuất kho để ghi vào bên Có các TK vật liệu trên bảng kê và các NKCT mà trong tháng kế toán tiến hành tập hợp và phân loại chứng từ xác định giá thực tế xuất kho theo từng đối tượng sử dụng.
Vì công ty không hạch toán chi phí vận chuyển bốc dỡ vào giá vật liệu nhập kho mà kế toán tập hợp toàn bộ chi phí vận chuyển bốc dỡ để cuối kỳ phân bổ cho từng loại vật liệu. Nên công ty vẫn sử dụng giá hạch toán trong khi ghi giá trị vật liệu xuất. Vì vậy giá trị thực tế của vật liệu xuất dùng trong công ty được tính theo phương pháp đơn giá bình quân gia quyền kết hợp với phương pháp hệ số giá.
Đơn giá vật liệu xuất kho
= Trị giá HTVL tồn đầu tháng + trị giá HTVL nhập trong tháng Khối lượng VL tồn đầu tháng + Khối lượng VL nhập trong tháng
Giá HTVL xuất = Đơn giá VL xuất kho x số lượng VL xuất Giá TTVL xuất = Giá HTVL xuất x hệ số giá
Trước khi lập bảng phân bổ số 2 thì kế toán phải lập báo cáo chi tiết và bảng tổng hợp xuất vật tư.
Căn cứ vào các chứng từ xuất kế toán tập hợp thành báo cáo chi thiết theo dõi xuất vật tư trong tháng theo từng thứ loại cho từng đối tượng sử dụng theo cả chỉ tiêu số lượng và số tiền. Số tiền xuất được tính theo đơn giá bình quân (như trên đã trình bày).
Từ báo cáo xuất vật tư cuối tháng kế toán tập hợp lập thành báo cáo tổng hợp xuất vật tư theo các đối tượng sử dụng. Số liệu trên bảng này là cơ sở lập bảng phân bổ vật liệu.
Bảng phân bổ số 2
- Nội dung: Bảng phân bổ số 2 dùng để phản ánh trị giá vật liệu xuất kho trong tháng.
- Kết cấu:
Các cột dọc phản ánh các loại vật liệu xuất dùng cho sản xuất trong tháng theo cả giá hạch toán và thực tế.
Các dòng ngang phản ánh các đối tượng sử dụng vật liệu.
- Cơ sở lập bảng phân bổ số 2: Căn cứ vào bảng tổng hợp xuất vật tư, hệ số giá sử dụng trên bảng phân bổ số 2 được lấy từ bảng kê số 3 để tính giá thực tế cho vật liệu.
Phương pháp lập: Hàng tháng, sau khi đã lập được bảng tổng hợp xuất vật tư (như phần trên đã trình bày) kế toán tiến hành lập bảng phân bổ vật liệu theo giá hạch toán vào các cột giá hạch toán.
Sử dụng hệ số giá vật liệu ở biểu 3 và cột giá hạch toán để tính giá thực tế vật liệu xuất cho các đối tượng sử dụng.
Sổ cái TK 152, 153
- Nội dung: sổ cái TK 152, 153 dùng để phản ánh, số dư đầu tháng số phát sinh trong tháng và số dư cuối tháng của TK 152, 153.
- Kết cấu: Cột số dư đầu năm biểu hiện số dư của cuối tháng trước chuyển sang, lấy từ cột giá thực tế theo số dư đầu tháng trên bảng kê số 3
Dòng phát sinh nợ được tính bằng tổng có của các TK đối ứng, dòng phát sinh có phản ánh trị giá xuất dùng trong tháng được lấy từ dòng xuất dùng trong tháng côtỵ giá thực tế trên bảng kê số 3.
Số dư cuối tháng được tính bằng:
Dư đầu năm
Nợ Có
5.072.447.859
Ghi có các TK đối ứng với TK này Tháng 1 ... Cộng
2121 2.191.958 ... 331 4.885.118.403 ... ... Cộng phát sinh Nợ 4.887.310.361 3.827.089.300 ... ... Có Số dư cuối tháng Nợ 6.132.668.920 Có Sổ cái TK 1531
Dư đầu năm
Nợ Có
142.399.090
Ghi có các TK đối ứng với TK này Tháng 1 ... Cộng
1541 278.706 ... 331 19.360.122 ... ... Cộng phát sinh Nợ 19.638.828 13.397.787 ... ... Có Số dư cuối tháng Nợ 148.640.131 Có