III. Giá thành Z 665.526.314 609.500.000 499.867.000
Bảng so sánh trên và các chỉ tiêu so sánh do phòng Kinh tế - Kế hoạch thực hiện. Đây là việc quan trọng nhằm đánh giá hiệu quả thi công cũng như kiểm tra lại các khoản chi phí tăng, giảm so với kế hoạch như vậy đã hợp lý chưa, tiết kiệm hay lãng phí. Đây cũng là những cơ sở thiết thực để phòng Kế toán kiến nghị tiếp tục cắt giảm một số khoản chi phí chưa hợp lý, nhăm giảm giá thành tới mức tối đa có thể.
Giá thành toàn bộ (giá thành tiêu thụ) là một trong những tiêu thức xác định kết quả kinh doanh trong kỳ của công ty.
Lãi (lỗ) = Doanh thu thuần – Giá thành tiêu thụ
Vì vậy, việc tính toán hợp lý giá thành tiêu thụ là một nhiệm vụ hết sức quan trọng. Bởi vì, khi tính giá thành tiêu thụ, ta phải phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí tài chính trực tiếp của từng công trình hợp lý. Đặc biệt chi phí quản lý doanh nghiệp rất khó phân bổ chính xác. Nó ảnh hưởng lớn tới giá thành toàn bộ công trình, tức là tới hiệu quả kinh doanh của mỗi công trình đó.
2.2.2.5 Hạch toán chi phí sửa chữa và bảo hành công trình sau bàn giao
Thông thường khi ký kết các hợp đồng xây lắp, luôn có điều khoản liên quan đến bảo hành sản phẩm. Nội dung của việc bảo hành công trình bao gồm khắc phục, sửa chữa, thay thế thiết bị hư hỏng, khiếm khuyết hoặc khi công trình vận hành, sử dụng có lỗi của nhà thầu gây ra. Thời gian bảo hành được xác định cụ thể theo từng công trình ghi trong hợp đồng. Vì vậy, đối với CTCPCKLM Sông Đà , Hội đồng Quản trị và Ban Giám đốc luôn xác định việc bảo hành công trình sau bàn giao là một nhiệm vụ rất quan trọng của công ty. Nếu làm tốtc công tác này, nó sẽ xây dựng được uy tín cho công ty cũng như đảm bảo chất lượng của những công trình tham gia thi công.
Công ty dự kiến mức tổn thất, hư hỏng các công trình mà công ty đang thi công để tiến hành lập dự phòng bản hành các công trình xây lắp, chi tiết cho từng công trình và hạng mục công trình đang thi công hay đã hoàn thành. Mức trích lập dự phòng theo quy định trong hợp đồng kinh tế đã ký kết nhưng không được vượt quá 5% giá trị công trình, hạng
mục công trình. Phòng Kế toán tổ chức lập dự phòng căn cứ vào số liệu các chi nhánh gửi về vào cuối kỳ. Đây là cơ sở để lập các bảng kê chi tiết, từ đó làm căn cứ hạch toán chi phí bán hàng.
Đầu năm 2007, căn cứ vào doanh thu của công ty năm 2006 và kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2007, phòng Kế toán tiến hành trích trước dự phòn bảo hành công trình xây lắp:
Nợ TK 627: 7.500.000.000
Có TK 352: 7.500.000.000
( tương đương 5% doanh thu kcnawm 2007 của toàn công ty)
Nếu trong quá trình thi công trong năm 2007, phát sinh chi phí sửa chữa và bảo hành công trình, sẽ tiến hành tập hợp chi phí chi tiết cho từng công trình và hạng mục công trình đó:
Nợ TK 621: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Nợ TK 622: chi phí nhân công trực tiếp Nợ TK 623: chi phí sử dụng máy thi công Nợ TK 627: chi phí sản xuất chung
Nợ TK 133: thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112, 152,…: các tài khoản liên quan
Khi thực hiện sửa chữa,bảo hành xong công trình, các chi nhánh có công trình phải sửa chữa, bảo hành tập hợp chi phí liên quan:
Nợ TK 154: chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (chi phí bảo hành xây lắp) Có TK 621: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Có TK 622: chi phí nhân công trực tiếp Có TK 623: chi phí sử dụng máy thi công Có TK 627: chi phí sản xuất chung
Sau đó chuyển số liệu về công ty, tiến hành trích dự phòng, chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình:
Nợ TK 352: dự phòng phải trả
Trong năm 2007, các công trình công ty đã thi công không xảy ra sự cố hay sự cố xảy ra không do lỗi của thi công, lắp đặt của công ty. Vì vậy, cuối năm 2007, công ty sẽ hoàn nhập khoản dự phòng này vào khoản thu nhập khác:
Nợ TK 352: 7.500.000.000 Có TK 711: 7.500.000.000
Như vậy, dù trong khi thi công năm 2007 và cả năm 2006, công ty không xảy ra những vấn đề sửa chữa lớn, gây tổn hại với uy tín cũng như tình hình chi phí, giá thành nhưng quá trình trích lập dự phòng là nhiệm vụ hết sức quan trọng. Thứ nhất, vì công ty là một doanh nghiệp chuyên về lắp máy cơ khí. Các công trình công ty nhận thầu có khối lượng thi công rất lớn, độ phức tạp cao, thời gian thi công dài, vị trí xây lắp có nhiều khó khăn nên không thể lường hết được những rủi ro có thể xảy ra. Thứ hai, các công trình xây lắp nếu xảy ra sự cố thì chi phí bảo hành và khắc phục sự cố thường là rất lớn. Vì vậy, nếu xảy ra mà công ty không có khoản dự phòng đủ lớn, sẽ không có khả năng tài chính ngay để khắc phục.
2.2.3 Quy trình lập chứng từ, luân chuyển chứng từ, ghi sổ và lên báo cáo liên quan tới quá trình tập hợp chi phí và tính giá thành quá trình tập hợp chi phí và tính giá thành
2.2.3.1 Quá trình lập và luân chuyển chứng từ
Chứng từ kế toán luôn có vai trò hết sức quan trọng trong việc phản ánh tình hình hoạt động cũng như tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ kế toán của doanh nghiệp. Nhất là những chứng từ liên quan tới quá trình tập hợp chi phí và tính giá thành lại có vai trò đặc biệt quan trọng. Vì vậy, quá trình lập và luân chuyển chứng từ luôn phải tuân thủ những quy định chặt chẽ của Bộ Tài Chính và những quyết định cụ thể của Hội đồng Quản trị công ty. Thay mặt Hội đồng Quản trị và Ban Giám đốc, Kế toán trưởng công ty sẽ có trách nhiệm tổ chức quản lý chặt chẽ quá trình lập và luân chuyển chứng từ của tất cả các đội sản xuất, các chi nhánh, các chi nhánh và toàn bộ công ty.
Theo quy định chung, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến những hoạt động của công ty đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, rõ ràng, trung thực với nội dung kinh tế, tài chính đó. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng,
không tẩy xóa, không viết tắc. Số tiền ghi bằng chữ và bằng số phải khớp. Chứng từ phải lập đủ số liên theo quy định cho mỗi loại chứng từ, lập một lần cho tất cả các liên. Nếu lập bằng máy vi tính, chứng từ kế toán phải đảm bảo nội dung theo quy định cho từng loại chứng từ.
Công ty luôn tuân thủ theo những quy định chung do Bộ Tài Chính ban hành. Một điểm đặc biệt là công ty lập chứng từ hoàn toàn trên máy vi tính (công ty đang sử dụng phần mềm kế toán Song Da Accouting) nên việc lập chứng từ có những điểm khác biệt. Mẫu chứng từ kế toán đã có sẵn, khi cần chỉ điền thêm thông tin vào và in ra. Vì vậy, thời gian lập chứng từ tương đối nhanh, dễ kiểm tra, sửa chữa trước khi hoàn thành.
Lập chứng từ là quá trình phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ. Vì vậy, công tác lập chứng từ phải được thực hiện chi tiết ở chi nhánh, cuối kỳ số liệu sẽ được chuyển lên công ty. Các chứng từ liên quan tới quá trình tập hợp chi phí và tính giá thành được thực hiện ngay tại từng công trình, hạng mục công trình, phản ánh tất cả các nghiệp vụ phát sinh tại đó, do chi nhánh đảm trách. Một số loại chứng từ liên quan đến quá trình tập hợp chi phí và tính giá thành tại các chi nhánh như:
- Chứng từ lao động tiền lương: bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ, bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng,…
- Chứng từ hành tồn kho: phiếu nhập kho (dùng khi sử dụng không hết nhập lại kho), phiếu xuất kho, bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ,…
- Chứng từ tài sản cố định: bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ - Chứng từ khác: thuế GTGT,…
Các loại chứng từ này đều phục vụ cho công tác quản lý thi công các công trình, hạng mục công trình mà chi nhánh được giao nên do chi nhánh trực tiếp lập. Một số loại chứng từ liên quan tới các chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí tài chính, tài sản cố định,…do phòng Kế toán công ty lập. Đặc biệt, do công ty chuyên về lĩnh vực xây lắp nên chứng từ phải được lập chi tiết cho công trình, hạng mục công trình nhằm hạch toán riêng để tính giá thành công trình, hạng mục công trình.
Bảng 27: Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất dùng cho hạng mục công trình “lắp đặt máy phát nhà máy thủy điện Sêsan 3A”
Qúy I năm 2007 STT Ghi có TK Đối tượng Sử dụng TK 152 TK 153 TK 142 TK 242 Giá hạch
toán Giá thực tế Giá hạch toán Giá thực tế
12 2 3 Chi phí NVL trực tiếp - Máy phát điện - Sắt thép - Xi măng
Chi phí máy thi công Chi phí sản xuất chung