- Chi phí dụng cụ 320.000 10.000 15.000 3.425 11.612 320.000 10.000 15.000 3.425 11.612 18.780 18.780 18.780 Tổng 360.037 360.037 18.780 18.780 18.780
Các chứng từ khác liên quan cũng được lập theo quy định của công ty. Một số loại chứng từ như phiếu nhập, phiếu xuất, ….được lập liên tục khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các bảng tính, bảng phân bổ, bảng chấm công, bảng thanh toán lương,…được lập theo kỳ kế toán. Khi đã lập được các chứng từ, chúng ta phải tổ chức luân chuyển chứng từ. Vì đây là khâu thông tin nên hết sức quan trọn, đảm bảo chính xác, kịp thời phục vụ cho các quyết định của Ban Giám đốc và các chi nhánh, tới từng đội sản xuất.
Quá trình luân chuyển chứng từ tại CTCPCKLM Sông Đà được thực hiện qua các bước sau:
- Lập chứng từ tại các chi nhánh, trình kế toán trưởngm Giám đốc chi nhánh kiểm tra, xác nhận.
- Phân loại, sắp xếp chứng từ, định khoản và ghi sổ kế toán của chi nhánh.
- Chuyển các chứng từ từ chi nhánh về công ty để công ty lưu trữ các công trình này. Vì công ty áp dụng nhiều phần mềm kế toán máy nên có thể chuyển chứng từ qua máy fax, đảm bảo được độ chính xác cũng như an toàn, kịp thời.
- Kiểm tra lại các chứng từ đó đã đáp ứng những yêu cầu đề ra hay chưa, nếu sai phải sửa chữa hay làm lại chứng từ. Nếu đã chính xác, tổ chức lưu trữ chứng từ.
2.2.3.2 Quá trình ghi sổ và in báo cáo về chi phí-giá thành
Công ty sử dụng phần mềm kế toán Song Da Accounting và tổ chức ghi sổ theo hình thức nhật ký chung. Quá trình hạch toán chi tiết tổ chức tại các chi nhánh. Số liệu tổng
hợp được liên tục hay từng kỳ chuyển về công ty. Vì vậy, các chi nhánh cũng sử dụng phần mềm kế toán Song Da Acounting để tổ chức ghi sổ và hạch toán như một doanh nghiệp độc lập.
Sơ đồ 3: Trình tự ghi sổ tổng hợp chi phí và giá thành tại công ty
Chứng từ kế toán (Lập tại chi nhánh) Báo cáo tài chính toàn công ty
Báo cáo tài chính (Lập tại chi nhánh)
Sổ cái (Lập tại chi nhánh)
Bảng tổng hợp chi phí-giá thành (chi nhánh) Sổ nhật ký đặc biệt
(Lập tại chi nhánh) Sổ nhật ký chung (Lập tại chi nhánh)
Bảng tổng hợp chi phí-giá thành tòa công ty Sổ, thẻ kế toán chi tiết
(Lập tại chi nhánh)
- Phân bổ nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ - Thẻ tính giá thành công trình, hạng mục công trình
………….. (2) Bảng tổng hợp chi phí-giá thành
- Bảng tổng hợp chi phí xây lắp - Bảng tính giá thành công trình - Bảng tính giá thành toàn chi nhánh
Ghi theo thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế, tài chính Ghi theo kỳ (thường là tháng hay quý)
Để đảm bảo chức năng thông tin của kế toán, các báo cáo tổng hợp cuối kỳ nói chung, báo cáo chi phí-giá thành theo hạng mục công trình, công trình, chi nhánh và toàn công ty nói riêng có vai trò hết sức quan trọng. Bởi vì những chứng từ phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian nhưng số lượng các nghiệp vụ kinh tế ở chi nhánh cũng như toàn công ty trong kỳ là rất lớn. Bên cạnh đó, công trình kế toán và sổ cái, các nhật ký đặc biệt cũng không thể phản ánh tổng quan về quá trình thi công hạng mục công trình và công trình. Các bảng tổng hợp vì thể phát huy được những ưu điểm nhất định. Thứ nhất, nó phản ánh đầy đủ, chính xác những khoản chi phí khác nhau được sử dụng trong thi công, chi tiết chi từng công trình. Ta có thể sử dụng để đánh giá tiến độ thi công, mức độ hoàn thành công trình, hiệu quả thi công. Thứ hai, số lượng báo cáo tổng hợp chi phí-giá thành không nhiều, được lập vào cuối quý nên thông tin cung cấp khá tập trung, tổng quát nhất, dễ dàng sử dụng để hoạch định các chính sách, kế hoạch cho thời gian tiếp.
Thứ ba, ta có thể được căn cứ để so sánh quá trình thi công so với dự toán và kế hoạch được lập ở đầu kỳ. Từ đó, ta có thể xác định ngay được kểt quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ.