Luật doanh nghiệp ra đời đã mở rộng sự phát triển mạnh với trên 120.000 doanh nghiệp, trong đó DNVVN chiếm 96%(1). Thời kỳ này các DNVVN phát triển rất mạnh, thu hút hơn 100.000 tỷ đồng vốn đầu tư và tạo ra hơn 1,3 triệu chỗ làm việc(2).
3.1.3. Vai trò của các DNVVN đối với xã hội
DNVVN rất đa dạng, phong phú, có mặt ở hầu hết các ngành nghề và phát huy những tác dụng tích cực đối với xã hội. Các doanh nghiệp này đang giữ một vai trò quan trọng, thu hút vốn vào sản xuất kinh doanh, đóng góp vào tăng trưởng kinh tế làm cho nền kinh tế năng động và có hiệu quả hơn. Với quy mô vừa và nhỏ các doanh nghiệp có khả năng thích ứng với những thay đổi của môi trường, cùng với sự chủ động trong kinh doanh chúng có thể thích nghi nhanh chóng với những đòi hỏi về giá cả, sản phẩm, dịch vụ của người tiêu dùng. Chính những DNVVN đã tạo nhiều việc làm cho xã hội và trợ giúp tích cực cho các doanh nghiệp lớn thông qua việc nhận thầu và dịch vụ. Tuy nhiên các DNVVN cũng có nhiều hạn chế như vốn ít, khả năng đầu tư trang bị kỹ thuật kém, thiếu kinh nghiệm quản trị, năng lực hạn chế… Những hạn chế này đã cản trở không ít đến khả năng cạnh tranh của loại hình DNVVN trong môi trường cạnh tranh mạnh
(1)
Diễn đàn doanh nghiệp Việt Nam năm 2003
(2)
& (2) Tạp chí kinh tế và phát triển tháng 2/2004
Formatted: Font: 13 pt, Font color:
Black
Formatted: Font: 13 pt, Font color:
mẽ hiện nay. Nhiều nhà nghiên cứu đã có kết luận rằng: Doanh nghiệp càng trẻ, càng nhỏ càng dễ thất bại và 90% nguyên nhân thất bại là do quản lý kém, hệ thống kiểm soát nội bộ không hiệu quả(2). Chúng ta sẽ tìm hiểu rõ hơn về thực trạng của hệ thống kiểm soát nội bộ ở các DNVVN ở phần tiếp theo.
3.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC DNVVN Ở VIỆT NAM
Để hiểu rõ hơn thực trạng kiểm soát nội bộ ở các DNVVN, tôi đã tiến hành điều tra với bảng câu hỏi gồm 54 câu ở Phụ lục 4-Bảng khảo sát thực tế các DNVVN ở Việt Nam (gọi tắt là Bảng khảo sát). Việc khảo sát tiến hành trên 15 doanh nghiệp, trong đó có: 4 doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, 5 công ty trách nhiệm hữu hạn, 3 công ty cổ phần và 3 doanh nghiệp nhà nước.
Nội dung khảo sát tập trung vào 3 yếu tố, đó là yếu tố môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro và hoạt động kiểm soát. Đa số các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam rất yếu về hai yếu tố thông tin truyền thông và giám sát, nên phần khảo sát không thực hiện.
Bảng khảo sát được thực hiện ở lớp đào tạo về kiểm toán và kiểm soát nội bộ do công ty kiểm toán AFC Sài Gòn và Phòng Thương mại công nghiệp Việt Nam Thành phố Hồ Chí Minh tổ chức năm 2004. Đối tượng khảo sát là những người có chức vụ quan trọng như Giám đốc, kế toán trưởng… và có thâm niên công tác trong doanh nghiệp (Phụ lục 5).
Qua phân tích kết quả khảo sát chúng ta sẽ thấy rõ thực trạng về hệ thống KSNB của các DNVVN ở Việt Nam.
3.2.1. Môi trường kiểm soát
Trong các DNVVN, chủ doanh nghiệp thường phải điều hành các hoạt động của nhân viên nhằm đảm bảo hiệu năng của quản trị, đồng thời họ còn phải đảm nhận vai trò của một doanh nhân tìm kiếm và quyết định các cơ hội kinh doanh nên họ rất thận trọng khi ra các quyết định. Điều này được chứng minh qua Bảng khảo sát ở câu hỏi số 1. Ban giám đốc các loại hình doanh nghiệp luôn thận trọng và quan tâm đến các hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp. Bảng III.1 sẽ chỉ rõ hơn về mức độ quan tâm của chủ doanh nghiệp.
Bảng III.1. Mức độ quan tâm của chủ doanh nghiệp đến các hoạt động của đơn vị
Số DN trả lời có theo mỗi loại hình doanh nghiệp Vấn đề nghiên cứu DN- ĐTNN Cty TNHH Cty CP DNNN Tổng số 1. Thận trọng trong các quyết định kinh doanh? 4/4 5/5 3/3 3/3 15/15
2. Lập báo cáo tài chính theo thực trạng kinh doanh?
3/4 3/5 2/3 2/3 10/15
3. Nhắc nhở các biện pháp kiểm soát và trao đổi công việc với nhân viên?
2/2 (2) ¾ (1) 1/1 (2) 1/1 (2) 7/8
4. Lắng nghe ý kiến của nhân viên?
2/2 (2) ¾ (1) 1/1 (2) 1/1 (2) 7/8
Số trong ngoặc () là số doanh nghiệp không trả lời
Doanh nghiệp ở các loại hình đều rất thận trọng khi ra quyết định kinh doanh và có nhiều quan điểm khác nhau khi lập báo cáo tài chính. Số doanh nghiệp lập báo cáo tài chính theo thực trạng kinh doanh chiếm 60%, các doanh nghiệp còn
Formatted: Font color: Black Formatted: Font: 13 pt, Font color:
Black
Formatted: Font: 13 pt, Font color:
Black
Formatted: Font: 13 pt, Font color:
Black
Formatted: Font: 13 pt, Font color:
Black
Formatted: Font: 13 pt, Font color:
Black
Formatted: Font: 13 pt, Font color:
lại vẫn ngần ngại khi công khai tình hình tài chính đặc biệt là loại hình công ty trách nhiệm hữu hạn. Quan điểm khác biệt trên xuất phát từ sự e ngại về nghĩa vụ nộp thuế của các doanh nghiệp. Điều này được minh chứng bởi kết quả kiểm tra quyết toán hàng năm của Cục thuế, Thanh tra nhà nước, các Ban ngành có thẩm quyền đều phát hiện số tiền thuế phải thu không được khai báo rất lớn. Điển hình bài “Vụ buôn lậu xăng dầu qui mô lớn” của báo Tuổi trẻ ngày 17/11/2004, số tiền trốn thuế được xác định hơn 60 tỷ đồng.
Câu hỏi 3 và 4 ở Bảng III.1 có tỷ lệ doanh nghiệp trả lời Có khá cao. Điều đó chứng tỏ rằng mức độ quan tâm của chủ doanh nghiệp tương đối cao, nhưng vì sao kết quả không như mong muốn. Theo chúng tôi, mâu thuẫn này xuất phát từ nguyên nhân chủ yếu là chủ doanh nghiệp-người quản lý không được đào tạo qua các trường lớp. Theo tạp chí Kinh tế và phát triển số 80 tháng 2/2004, chỉ có khoảng 30% chủ doanh nghiệp đã qua trường lớp đào tạo. Những hạn chế này đã dẫn đến sự thất bại của nhiều doanh nghiệp một thời nổi tiếng ở nước ta như Huy Hoàng, Minh Phụng….
3.2.1.2. Chính sách nhân sự và năng lực của nhân viên
Qua kết quả khảo sát, các doanh nghiệp đều có yêu cầu về chuyên môn, khả năng làm việc của nhân viên. Đồng thời, doanh nghiệp cũng mất rất nhiều thời gian và chi phí để hướng dẫn đào tạo nhân viên mới. Phần lớn ở các DNVVN, số lượng nhân viên rất hạn chế, họ phải là những người năng động, có khả năng hoạt động độc lập và có năng lực. Do những khó khăn chung của các DNVVN là vốn ít, công việc không được chuyên môn hóa sâu nên việc yêu cầu năng lực và trình độ chuyên môn của nhân viên khi tuyển dụng cũng nhằm giảm thiểu thời gian và chi phí huấn luyện cho doanh nghiệp. Bảng III.2 sẽ chỉ ra số doanh
Bảng III.2: Số doanh nghiệp trả lời có trên tổng số doanh nghiệp điều tra ở mỗi loại hình Câu hỏi DN- ĐTN N Cty TNH H Cty cổ phần DNN N Tổng số 1. Bằng cấp chuyên môn và năng lực của
nhân viên có được quan tâm khi tuyển dụng?
4/4 5/5 3/3 3/3 15/15
2. Có thiết lập bảng hướng dẫn, đào tạo
công việc? ¾ 4/5 1/3 3/3 11/15
3. Có bảng mô tả công việc ở từng bộ phận?
2/4 3/5 1/3 1/3 7/15
4. Có thiết lập các tiêu chuẩn đánh giá, đề
bạt nhân viên? ¾ 1/5 1/3 1/3 6/15
5. Bố trí công việc kiêm nhiệm? ½ (2) 2/4 (1) 1/1 (2) 0/1 (2) 4/8
Số trong ngoặc () là số doanh nghiệp không trả lời
So với các loại hình doanh nghiệp khác, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài có nhu cầu tuyển chọn, đào tạo nhân viên khá cao và đồng bộ. Các doanh nghiệp này có lập bảng mô tả, hướng dẫn công việc ở từng bộ phận và có các tiêu chuẩn đánh giá, đề bạt hoặc kỷ luật nhân viên. Điều này giúp cho nhân viên luôn cố gắng và hoàn thiện các thao tác, phát triển kỹ năng để kết quả công việc ngày càng tốt hơn. Loại hình công ty trách nhiệm hữu hạn cũng có những nét nổi bật đáng kể ngoại trừ những thiếu sót các tiêu chuẩn nhằm thúc đẩy sự cố gắng phấn đấu của nhân viên. Trong khi đó, các doanh nghiệp nhà nước và công ty cổ phần được khảo sát rất hạn chế về bảng mô tả công việc ở mỗi bộ phận cùng với những quy định nhằm đánh giá đề bạt hoặc kỷ luật nhân
Formatted: Font: 13 pt, Font color:
Black
Formatted: Font: VNI-Times, 13 pt,
Font color: Black
Formatted: Font: VNI-Times, 13 pt,
Font color: Black
Formatted: Font: VNI-Times, Font
color: Black
Formatted: Font: VNI-Times, Font
color: Black
Formatted: Font: VNI-Times, 13 pt,
Font color: Black
Formatted: Font: 13 pt, Font color:
viên. Điều này có lẽ xuất phát từ ảnh hưởng của lề lối quản lý bao cấp trước đây.
3.2.2. Đánh giá rủi ro
3.2.2.1. Mục tiêu của toàn doanh nghiệp và ở bộ phận
Mục tiêu chính của các doanh nghiệp là doanh số cao, đạt lợi nhuận tối ưu. Ngoài mục tiêu chính đó, chủ đầu tư ở mỗi doanh nghiệp đều có những mục tiêu riêng biệt tùy vào khả năng và ước muốn của họ. Chẳng hạn như, có doanh nghiệp chỉ muốn giữ mức kinh doanh với lợi nhuận hiện tại họ có thể đạt được, nhưng cũng có những doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô hơn, phát triển mạnh hơn để có được lợi nhuận ngày càng nhiều hơn và uy tín ngày càng lớn mạnh hơn. Vấn đề đặt ra về KSNB là liệu các mục tiêu này có được xác lập một cách rõ ràng và phổ biến rộng rãi trong doanh nghiệp, đồng thời triển khai thành các mục tiêu cụ thể cho các bộ phận để làm cơ sở cho việc đánh giá rủi ro hay không. Điều này được trả lời phần nào qua kết quả khảo sát được trình bày ở Bảng III.3.
Bảng III.3: Bảng khảo sát về mục tiêu của doanh nghiệp
Số DN trả lời có trên số DN khảo sát Câu hỏi DNĐT NN Cty TNHH Cty CP DNN N 1. Mục tiêu doanh nghiệp phải đạt có được
Ban giám đốc công bố rộng rãi?
2/4 4/5 2/3 3/3 2. Mỗi bộ phận có đề ra mục tiêu cụ thể và
riêng biệt trên cơ sở mục tiêu của doanh nghiệp không?
0/4 3/5 3/3 1/3
Mục tiêu của toàn doanh nghiệp phần lớn được công bố rộng rãi đến các thành viên. Đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, mục tiêu này được công
Formatted: Font color: Black Formatted: Font: 13 pt, Font color:
Black
Formatted: Font: VNI-Times, 13 pt,
Font color: Black
Formatted: Font: 13 pt, Font color:
bố với tỷ lệ thấp hơn. Điều này có nghĩa là chủ đầu tư nước ngoài không muốn nhân viên cấp dưới biết các ý định riêngï mà chỉ muốn họ thực hiện theo những quyết định riêng của mình.
3.2.2.2. Nhận biết rủi ro
Với những khó khăn về vốn, nhân lực … ở các DNVVN, việc đánh giá rủi ro ở các doanh nghiệp này rất hạn chế. Phần lớn các doanh nghiệp này không coi trọng việc thu thập thông tin thị trường và hầu hết không dành nguồn lực, kỹ năng để thực hiện việc nghiên cứu thị trường, kiểm soát nội bộ một cách hiệu quả nhằm nhận dạng, phân tích những rủi ro có thể xảy ra. Các doanh nghiệp chỉ tập trung nghiên cứu những vấn đề cụ thể hơn là trừu tượng, những vấn đề ngắn hạn hơn là dài hạn. Bảng III.4 giúp ta thấy rõ hơn.
Bảng III.4: Bảng khảo sát về đánh giá rủi ro ở các doanh nghiệp
Câu hỏi Số doanh nghiệp trả lời có
Số doanh nghiệp trả lời không 1. Thực hiện đánh giá rủi ro dưới bất
kỳ một hình thức nào?
7 8
2. Chứng từ liên quan tài chính có được thường xuyên kiểm tra bởi người độc lập với bộ phận tài chính?
3 12
3. Có biện pháp hạn chế mức tồn kho?
8 7
4. Có định mức tồn quỹ tiền mặt? 6 9
5. Các nghiệp vụ liên quan tài chính
Formatted: Font color: Black Formatted: Font: 13 pt, Font color:
Black
Formatted: Font: 13 pt, Font color:
Black
Formatted: Font: 13 pt, Font color:
Black
Formatted: Font: 13 pt, Font color:
Black
Formatted: Font: 13 pt, Font color:
Black
Formatted: Font: 13 pt, Font color:
có được ghi đầy đủ thông tin và xét duyệt trước khi thực hiện?
9 6
Các hoạt động nhận dạng, phân tích và phòng ngừa rủi ro trong lĩnh vực tài chính ở các doanh nghiệp chưa có hiệu quả. Đặc biệt là hoạt động đối chiếu, kiểm tra chứng từ liên quan đến tài chính và các hoạt động xét duyệt chứng từ chưa đầy đủ thông tin. Rủi ro gian lận từ các hoạt động trên mang lại hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp, như là: giả mạo chứng từ, ghi sai số liệu, chiếm dụng tài sản của doanh nghiệp… trên thực tế đã có nhiều trường hợp xảy ra. Dưới đây là bảng khảo sát chi tiết về đánh giá rủi ro ở từng loại hình doanh nghiệp - Bảng III.5.
Bảng III.5: Bảng khảo sát chi tiết về đánh giá rủi ro ở các doanh nghiệp
Số doanh nghiệp trả lời có Câu hỏi DN ĐTNN Cty TNHH Cty CP DNNN Tổng số
1. Thực hiện đánh giá rủi ro dưới bất kỳ một hình thức nào?
2/4 1/5 2/3 2/3 7/15
2. Chứng từ ngân hàng có được thường xuyên kiểm tra?
0/4 1/5 2/3 0/3 3/15 3. Có biện pháp hạn chế mức tồn kho? 2/4 2/5 2/3 2/3 8/15 4. Có định mức tồn quỹ tiền mặt? 4/4 1/5 0/3 1/3 6/15
5. Các nghiệp vụ liên quan tài chính có được ghi đầy đủ thông tin và xét duyệt trước khi thực hiện?
¾ 2/5 2/3 2/3 9/15
Formatted: Font: 13 pt, Font color:
Black
Formatted: Space Before: 0 pt,
After: 0 pt, Line spacing: Multiple 1.2 li
Formatted: Font: 13 pt, Font color:
Black
Formatted: Space Before: 0 pt,
After: 0 pt, Line spacing: Multiple 1.2 li
Formatted: Font: 13 pt, Font color:
Black
Formatted: Space Before: 0 pt,
After: 0 pt, Line spacing: Multiple 1.2 li
Formatted: Font: 13 pt, Font color:
Black
Formatted: Space Before: 0 pt,
After: 0 pt, Line spacing: Multiple 1.2 li
Formatted: Font: 13 pt, Font color:
Black
Formatted: Space Before: 0 pt,
After: 0 pt, Line spacing: Multiple 1.2 li
Formatted: Font: 13 pt, Font color:
Black
Formatted: Space Before: 0 pt,
Đánh giá rủi ro được thực hiện không đồng bộ giữa các loại hình doanh nghiệp. Các chứng từ thanh toán qua ngân hàng ở doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và doanh nghiệp nhà nước không được kiểm tra thường xuyên. Việc thanh toán được xét duyệt trước khi thực hiện ở hai loại hình doanh nghiệp này tương đối cao nên hạn chế được rủi ro có thể xảy ra. Đối với loại hình công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thực hiện việc kiểm tra chứng từ liên quan tài chính nhưng với tỷ lệ thấp. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp vẫn còn xảy ra tình trạng ký duyệt trên chứng từ chưa ghi rõ và đầy đủ thông tin. Chẳng hạn như, ký duyệt séc trắng, lệnh chi tiền chưa ghi rõ số tiền cần chi…. Điều này sẽ gây thất thoát cho doanh nghiệp rất lớn, đặc biệt là ở công ty trách nhiệm hữu hạn.
Các doanh nghiệp có biện pháp quản lý hàng tồn kho chiếm tỷ lệ hơn 50% các doanh nghiệp khảo sát. Điều này chứng tỏ phần lớn doanh nghiệp có quan tâm đến các hoạt động kiểm soát nhằm hạn chế tồn kho và dòng tiền không bị ứ đọng.
Về định mức tồn quỹ tiền mặt, tỷ lệ doanh nghiệp có lập định mức chiếm 40% trên tổng số doanh nghiệp khảo sát. Trong đó 100% các doanh nghiệp có vốn