nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, yêu cầu quản lý và trình độ nhân viên kế toán.
A-/ HẠCH TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP KÊ KHAI THƯỜNG XUYÊN. THƯỜNG XUYÊN.
1-/ Khái niệm, tài khoản sử dụng:
Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và các tài khoản khác có liên quan.
- Tài khoản 152:Nguyên vật liệu. Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của các nguyên vật liệu theo giá thực tế, có thể mở sổ chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ... tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán.
Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện thừa, đánh giá tăng...)
Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong kỳ (xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn liên doanh, thiếu hụt, chiết khấu được hưởng...)
Dư Nợ: Giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho (đầu kỳ hoặc cuối kỳ).
- Tài khoản 151. Hàng mua đi đường: Tài khoản này dùng theo dõi các loại nguyên vật liệu, công cụ, hàng hoá... mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa về nhập kho (kể cả số đang gửi kho người bán).
Bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đường tăng.
Bên Có: Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng.
Dư Nợ: Giá trị hàng đang đi đường (đầu hoặc cuối kỳ).
- Tài khoản 331: Phải trả cho người bán. Tài khoản này dùng để theo dõi tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả cho người cung cấp, người bán vật tư, hàng hoá, dịch vụ, lao vụ, người nhận thầu xây dựng cơ bản, nhận thầu sửa chữa TSCĐ.
Bên Nợ:
- Số tiền đã trả cho người bán (kể cả tiền đặt trước).
- Các khoản chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại được người bán chấp nhận trừ vào số nợ phải trả.
- Các nghiệp vụ khác phát sinh làm giảm nợ phải trả người bán (thanh toán bù trừ, nợ vô chủ...)
Bên Có:
- Tổng số tiền phải trả cho người bán, người cung cấp vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ và người nhận thầu xây dựng cơ bản, nhận thầu sửa chữa lớn.
- Số tiền ứng trước thừa được người bán trả lại.
- Các nghiệp vụ khác phát sinh làm tăng nợ phải trả người bán (chênh lệch tăng tỷ giá, điều chỉnh tăng giá tạm tính...).
TK 331 có thể đồng thời vừa có số dư bên Nợ lại vừa có số dư bên Có. Dư Nợ: Phản ánh số tiền ứng trước hoặc trả thừa cho người bán.
Dư Có: Số tiền còn phải trả người bán, người cung cấp, người nhận thầu.
Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khản liên quan khác như 111, 112, 133, 141, 128, 627, 641...
2-/ Hạch toán tình hình biến động tăng vật liệu đối với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ.
Đối với các doanh nghiệp đã có đủ điều kiện để tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ (thực hiện việc mua, bán hàng hoá có hoá đơn, chứng từ, ghi chép kế toán đầy đủ), thuế VAT đầu vào được tách riêng, không ghi vào giá thực tế của vật liệu. Như vậy, khi mua hàng trong tổng giá thanh toán phải trả người bán, phần giá mua chưa thuế được ghi tăng giá vật liệu, còn phần thuế VAT đầu vào được ghi và số được khấu trừ. Cụ thể:
Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho kế toán ghi.
Nợ TK 152 : Giá thực tế vật liệu (chi tiết từng loại). Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT được khấu trừ.
Có TK liên quan (331, 111, 112, 141...) Tổng giá thanh toán.
- Trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu mua hàng, giảm giá hàn mua hay hàng mua trả lại (nếu có) ghi:
Nợ TK 332 : Trừ vào số tiền hàng phải trả. Nợ TK 111, 112 : Số tiền được người bán trả lại. Nợ TK 1388 : Số được người bán chấp nhận.
Có TK 152 : (Chi tiết từng loại) số chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua được hưởng theo giá không có thuế.
Có TK 1331 : Thuế VAT không được khấu trừ.
b, Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn.
Về nguyên tắc, khi phát hiện thừa, phải làm văn bản báo cho các bên liên quan biết để cùng xử lý. Về mặt kế toán, ghi như sau:
- Nếu nhập toàn bộ:
Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Trị giá toàn bộ số hàng (giá không có thuế VAT) Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT tính theo số hoá đơn.
Có TK 331 : Trị giá thanh toán theo hoá đơn.
Có TK 3381 : Trị giá số hàng thừa chưa có thuế VAT. Căn cứ vào quyết định xử lý ghi:
+ Nếu trả lại cho người bán:
Nợ TK 3381 : Trị giá hàng thừa đã xử lý. Có Tk 152 (chi tiết vật liệu): Trả lại số thừa. + Nếu đồng ý mua tiếp số thừa:
Nợ TK 3381 : Trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế VAT) Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT của số hàng thừa.
Có TK 331 : Tổng giá thanh toán số hàng thừa. + Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập:
Nợ TK 3381 : Trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế VAT) Có TK 721 : Số thừa không rõ nguyên nhân.
- Nếu nhập theo số hoá đơn: Ghi nhận số nhập như trường hợp (a) ở trên. Số thừa coi như giữ hộ người bán và ghi Nợ TK 002.
Khi xử lý số thừa ghi Có TK 002
Đồng thời, căn cứ cách xử lý cụ thể hạch toán như sau: + Nếu đồng ý mua tiếp số thừa:
Nợ TK 152 : Trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế VAT) Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT của số hàng thừa.
Có TK 331 : Tổng giá thanh toán số hàng thừa. + Nếu thừa không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập:
Nợ TK 152 : Trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế VAT) Có TK 721 : Số thừa không rõ nguyên nhân.
Kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận, thông báo cho bên bán biết hoặc ghi sổ như sau:
- Khi nhập:
Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Trị giá số thực nhập kho theo giá không có thuế. Nợ TK 1381 : Trị giá số thiếu (không có thuế VAT)
Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT theo hoá đơn.
Có TK 331 : Trị giá thanh toán theo hoá đơn. - Khi xử lý:
+ Nếu người bán giao tiếp số hàng còn thiếu:
Nợ TK 152 : Người bán giao tiếp số thiếu. Có TK 1381 : Xử lý số thiếu.
+ Nếu người bán không còn hàng:
Nợ TK 331 : Ghi giảm số tiền phải trả người bán. Có TK 1381 : Xử lý số thiếu.
Có TK 133 (1331) : Thuế VAT của số hàng thiếu. + Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường.
Nợ TK 1388, 334 : Cá nhân phải bồi thường. Có TK 133 (1331) : Thuế VAT của số hàng thiếu. Có TK 1381 : Xử lý số thiếu.
+ Nếu thiếu không xác định được nguyên nhân:
Có TK 1381 : Xử lý số thiếu.
Ngoài cách ghi trên, giá trị chờ xử lý ghi ở TK 138 (1381) có thể ghi nhận theo tổng giá thanh toán (cả thuế VAT).
d, Trường hợp hàng kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo như hợp đồng.
Số hàng này có thể được giảm giá hoặc trả lại cho người bán. Khi xuất kho giao trả hoặc số được giảm giá, ghi:
Nợ TK 331, 111, 112
Có TK 152 (chi tiết vật liệu)
Có TK 1331: Số thuế VAT của số hàng giao trả hoặc giảm giá.
e, Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn.
Kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “hàng chưa có hoá đơn”. Nếu trong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng hoá đơn vẫn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán.
Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu) Có TK 331.
Sang tháng sau, khi hoá đơn về sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng một trong ba cách:
- Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ, rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thường.
- Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ (nếu giá tạm tính > giá thực tế) hoặc bằng bút toán thường (nếu giá thực tế > giá tạm tính).
- Cách 3: Dùng bút toán đảo ngược để xoá bút toán theo giá tạm tính đã gi, ghi lại giá thực tế bằng bút toán đúng như bình thường.
g, Trường hợp hoá đơn về nhưng hàng chưa về.
Kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ “Hàng mua đang đi đường”. Nếu cuối tháng, hàng về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng hàng vẫn chưa về thì ghi:
Nợ TK 151 : Trị giá hàng mua theo hoá đơn (không có thuế VAT) Nợ TK 1331 : Thuế VAT được khấu trừ
Có TK liên quan (331, 111, 112, 141...) Sang tháng sau, khi hàng về ghi.
Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu) Nếu nhập kho.
Nợ TK 621, 627 : Xuất cho sản xuất ở phân xưởng. Có TK 151 : Hàng đi đường kỳ trước đã về.
h, Trường hợp nguyên vật liệu tự chế nhập kho hoặc thuê ngoài gia công, chế biến.
Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thành sản xuất thực tế.
Có TK 154 : Vật liệu thuê ngoài gia công hay tự sản xuất nhập kho.
i, Các trường hợp tăng vật liệu khác:
Ngoài nguồn vật liệu mua ngoài và tự chế nhập kho, vật liệu của doanh nghiệp còn tăng do nhiều nguyên nhân khác như nhận liên doanh, đánh giá tăng, thừa... Mọi trường hợp phát sinh làm tăng vật liệu đều được ghi Nợ TK 152 theo giá thực tế, đối ứng với các TK thích ứng. Chẳng hạn:
Có TK 411 : Nhận cấp phát, viện trợ, tặng thưởng, góp vốn... Có TK 412 : Đánh giá tăng vật liệu.
Có TK 336 : Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ. Có TK 642 : Thừa trong định mức tại kho.
Có TK 3381 : Thừa ngoài định mức chờ xử lý.
Có TK 621, 627, 641, 642: Dùng không hết hoặc thu hồi phế liệu. Có TK 222, 128 : Nhận lại vốn góp liên doanh.
Có TK 241 : Nhận kho thiết bị xây dựng cơ bản hoặc thu hồi phế liệu từ XDCB, từ sửa chữa lớn TSCĐ.
3-/ Đặc điểm hạch toán tăng vật liệu trong các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp.
Đối với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp (do chưa thực hiện đầy đủ các điều kiện về sổ sách kế toán, về chứng từ hoặc với các doanh nghiệp kinh doanh vàng bạc), do phần thuế VAT được tính vào giá thực tế vật liệu nên khi mua ngoài, kế toán ghi vào TK 152 theo tổng giá thanh toán.
Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu mua ngoài (kể cả thuế VAT) Có TK liên quan (331, 111, 112, 311...)
Số chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua, hàng mua trở lại: Nợ TK liên quan (331, 111, 112, 1388...)
Có TK 152 (chi tiết vật liệu).
Các trường hợp còn lại cũng hạch toán tương tự.
Vật liệu trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất sử dụng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh... Mọi trường hợp giảm vật liệu đều được ghi theo giá hạch toán ở bên Có của TK 152.
a, Xuất vật liệu cho sản xuất, kinh doanh:
Nợ TK 621: (chi tiết đối tượng) Xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ.
Nợ TK 627 (6272 - chi tiết phân xưởng) Xuất dùng chung cho phân xưởng Nợ TK 641 (6412) - Xuất phục vụ cho bán hàng.
Nợ TK 642 (6422) - Xuất cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 241 - Xuất cho XDCB hoặc sửa chữa lớn TSCĐ.
Có TK 152 (chi tiết vật liệu) - Giá thực tế vật liệu xuất dùng.
b, Xuất góp vốn liên doanh.
Căn cứ vào giá gốc vật liệu xuất góp vốn và giá trị vốn góp được liên doanh chấp nhận, phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá trị vốn góp sẽ được phản ánh vào TK 412 “chênh lệch đánh giá lại tài sản” (nếu giá vốn > giá trị vốn góp thì ghi Nợ; giá vốn < giá trị vốn góp thì ghi Có TK 412 phần chênh lệch).
Nợ TK 222 : Giá trị góp vốn liên doanh dài hạn. Nợ TK 128 : Giá trị góp vốn liên doanh ngắn hạn. Nợ (hoặc Có) TK 412: Phần chênh lệch.
Có TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu xuất góp vốn liên doanh.
c, Xuất thuê ngoài gia công, chế biến:
Có TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế.
d, Giảm do cho vay tạm thời.
Nợ TK 138 (1388) : Cho các cá nhân, tập thể vay tạm thời. Nợ TK 136 (1368) : Cho vay nội bộ tạm thời
Có TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu cho vay.
e, Giảm do các nguyên nhân khác (nhượng bán, phát hiện thiếu...)
Nợ TK 632 : Nhượng bán, xuất trả lương, trả thưởng. Nợ TK 642 : Thiếu trong định mức tại kho.
Nợ TK 1381 : Thiếu không rõ nguyên nhân, chờ xử lý. Nợ TK 138 (1388), 334: Thiếu cá nhân phải bồi thường.
Có TK 152 : Giá thực tế vật liệu thiếu. TK 331, 111, 112, 141, 311... TK 152 TK 621 TK 627, 641, 642 ... TK 128, 222 TK 154 TK 1381, 642 ... TK 151 TK 411 TK 642, 3381 TK 128, 222
Thiếu phát hiện qua kiểm kê
Đánh giá giảm Đánh giá tăng Nhận lại vốn góp liên doanh
TK 1331
Thừa phát hiện khi kiểm kê Xuất thuê ngoài gia công chế biến
Xuất góp vốn liên doanh Nhận cấp phát, tặng thưởng
vốn góp liên doanh... Hàng đi đường kỳ trước
Tăng do mua ngoài Thuế VAT được
khấu trừ
Xuất cho chi phí sản xuất chung, bán hàng, quản lý, XDCB Xuất để chế tạo sản phẩm