VIII. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán.
4. Hạch toán các khoản tạm ứng:
Khoản tạm ứng là khoản tiền hoặc hàng hoá do doanh nghiệp giao cho ngời nhận tạm ứng để thực hiện công việc đã đợc phê duyêt, ngời nhận tạm ứng là công nhân viên chức hoặc là lao động trong doanh nghiệp.
Kế toán tạm ứng và thanh toán tạm ứng đợc theo dõi trên TK 141-“Tạm ứng”.
TK này đợc mở chi tiết cho từng đối tợng nhận tạm ứng: từng lần, từng khoản tạm ứng, và thanh toán tạm ứng.
* Phơng pháp kế toán nh sau:
- Khi giao tạm ứng cho ngời nhận tạm ứng Nợ TK 141-Tạm ứng.
Có TK 111, 112-Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
-Căn cứ vào bảng kê khai tạm ứng thực chi xin thanh toán đã đợc duyệt kiểm tra ghi:
Nợ TK 156, 331, 672.. Có TK 141.
- Xử lý các khoản chi không hết hoặc thiếu: + Nếu tạm ứng chi không hết:
Nợ TK 111 -Tiền mặt(số thừa nộp lại quỹ).
Nợ TK 334 -Phải trả công nhân viên : khấu trừ vào lơng. Có TK 141 -Tạm ứng.
+ Nếu tạm ứng thiếu, bổ sung cho ngời tạm ứng ghi: Nợ TK 141
Có TK 111, 112.
Quá trình hạch toán của Công ty đợc theo dõi chi tiết theo từng đối tợng từng lần, từng khoản tạm ứng và từng lần thanh toán tạm ứng. Cuối quý căn cứ vào sổ chi tiết đã mở, lập báo cáo chi tiết TK tạm ứng. Mẫu báo cáo nh sau:
Công ty TNHH Dợc Đại Y
Xóm 5 Thịnh Liệt - Hoàng Mai - Hà Nội
Giấy đề nghị tạm ứng Ngày20 tháng 12 năm 2003 Kính gửi : Ban giám đốc Công ty TNHH Dợc Đại Y Tên tôi là: Vũ Ngọc Sơn
Đĩa chỉ: Phòng tổ chức hành chính
Đề nghị tạm ứng số tiền là: 1.135.500. Một triệu một trăm ba lăm nghìn năm trăm đồng chẵn.
Lý do tạm ứng: Mua máy điều hoà
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Phụ trách bộ phận Ngời đề nghị ký) (ký) (ký) (ký)
Công ty TNHH Dợc Đại Y Hà Nội ngày 30/12/2003
Báo cáo chi tiết tài khoản 141-Tạm ứng. Quý IV năm 2003
STT Họ và tên Nội dung Số d Nợ Số d Có 1 Phạm thị Vân Mua hàng bào chế 2.000.000 2 Nguyễn Văn Tín Mua hàng hoá 1.470.000 3 Vũ Văn Thảo Đăng ký xe ô tô 1.000.000 4 Ngô Hồng Ngọc Mua vé máy bay 1.700.000 5 Nguyễn Thị Th Chi tiếp khách 3.000.000 6 Trơng Thị Thu Mua hàng cho CT 42.612.600 7 Vũ Ngọc Sơn Mua máy đIều hoà 1.135.500 8 Nguyễn Hồng Sơn Chi phí cho phòng mua
bảo hiểm
1.233.000
9 Nguyễn Văn Ngọc Mua xăng dầu 1.116.200 10 Lê Hông Nga Khám sức khoẻ 5.650.000 11 Đỗ Thị Minh Mua giống bạc hà 30.000.000 12 Lê Hồng Nguyệt Nhận hàng công tác 20.000.233 13 Nguyễn Chí Kiên Ký gửi quỹ 8.763.540
14 Lê Hồng Nga 20.000.233
15 Thu tiền thuê quầy Sửa chữ quầy hàng 30.000.000 16 Nguyễn Chí Kiên Mua vật t 5.650.000 17 Hoàng Thu Mùi Nhận hàng 1.116.200 18 Đỗ Thị Nhờng Mua giống bạc hà 1.233.000 19 Trần Quýnh Nhận hàng 1.135.500 20 Lê Đức Vợng Giống cỏ ngọt 2.000.000 21 Phạm Thị Vân Nghiên cứu hàng mởi 42.612.600 22 Nguyễn Mạnh Hùng Mua là thanh cao 300.000 23 Trơng Lan Anh Mua hàng bào chế 5.558.000 24 Nguỹên Minh Phơng CàI đặt hệ thống KT 27.881.300 25 Trịnh Thị Hoa Phí hàng xuất 1700.000
Cộng 368.073.853
Lập bảng Kế toán trởng Giám đốc (ký) (ký) (ký)
5.Hạch toán chi phí trả trớc:
Chi phí trả trớc ( còn gọi là chi phí chờ phân bổ) là các khoản thực tế phát sinh nhng cha tính hết vào chi phí kinh doanh của kỳ này mà đợc tính vào cho hai hay nhiều kỳ hạch toán sau đó. Đây là những khoản chi phí phát sinh một lần quá lớn hoặc do bản thân chi phí phát sinh có tác dụng tới kết quả hoạt động của nhiều kỳ hạch toán. Thuộc chi phí trả trớc gồm các khoản sau:
+ Sửa chữa lớn TSCĐ ngoài kế hoạch.
+ Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp (với doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh dài....)
Để theo dõi các khoản chi phí trả trớc, kế toán sử dụng TK 142-“Chi phí trả trớc”.
* Phơng pháp hạch toán:
- Khi phát sinh các khoản chi phí trả trớc phải đợc phân bổ hết vào đối tợng chi phí, căn cứ vào kế hoạch trờng hợp cụ thể, kế toán ghi:
Nợ TK 142: Chi phí trả t rớc thực tế phát sinh.
Có TK 111,112: Trả trớc bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Có TK 111, 331: Các khoản phải trả khác.
Hàng tháng, căn cứ vào kế hoạch phân bổ chi phí trả trớc vào chi phí kinh doanh cho các đối tợng chịu chi phí:
Nợ TK 241: Tính vào chi phí đầu t xây dựng cơ bản. Nợ TK 641: Tính vào chi phí bán hàng.
Nợ TK 642: Tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Có TK 142: Phân bổ chi phí trả trớc
Công ty TNHH Dợc Đại Y
Xóm 5 Thịnh Liệt - Hoàng Mai - Hà Nội
Sổ cáI tàI khoản 142 Quý IV năm 2003
Đơn vị : VNĐ
Số d đầu kỳ Nợ: 650.000.000
Chứng từ
Diễn giải TK ĐƯ Quý
Quý I... QuýIV Chi phí trả trớc tình dần vào chi phí kinh doanh PS TK 641 54.000.000 TK 642 33.889.000 ... ... ... ... .... ... Cộng phát sinhNợ Có 34.300.500 94.300.500 Số d cuối kỳ 590.000.000
Kế toán ghi sổ Kế toán trởng (ký) (ký)