II. Nội dung hạch toán và quản lý Nguồn vốn chủ sở hữu trong công ty cổ phần.
2. Nội dung công tác hạch toán và quản lý Nguồn vốn chủ sở hữu 1 Nội dung cơ bản về công tác hạch toán.
2.1 Nội dung cơ bản về công tác hạch toán.
Trong lĩnh vực quản lý nguồn vốn chủ sở hữu, kế toán nguồn vốn chủ sở hữu cần phải thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của mình. Mặt khác, để thực hiện đ- ợc chức năng quản lý bằng kế toán trong điều hành và quản lý nguồn vốn chủ sở hữu đạt hiệu quả, cần phải thực hiện tốt nhiệm vụ của kế toán. Việc ghi chép, tổng hợp, kiểm tra tất cả các đối tợng đợc phản ánh trong nguồn vốn chủ sở hữu nhằm phát huy vai trò của kế toán trong doanh nghiệp cũng nh cung cấp đầy đủ các thông tin kinh tế tài chính về hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị phục vụ yêu cầu lãnh đạo và quản lý kinh tế. Do tính chất quan trong nh vậy, việc tổ chức công tác kế toán một cách khoa học hợp lý là điều kiện cần thiết để kế toán nguồn vốn chủ sở hữu phát huy đầy đủ vai trò nhiệm vụ của nó.
Nội dung công tác toán kế toán nguồn vốn chủ sở hữu bao gồm: Tổ chức hạch toán ban đầu.
Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Sử dụng sổ sách kế toán
a.Tổ chức hạch toán ban đầu.
Với tính chất và đặc điểm của công ty cổ phần nên việc hạch toán ban đầu nguồn vốn chủ sở hữu có những đặc điểm riêng, tuỳ theo yêu cầu quản lý tài chính trong công ty. Nhìn chung, hạch toán ban đầu bao gồm việc xây dựng hệ thống hoá đơn chứng từ... trình tự luân chuyển nó một cách đồng bộ có tính khoa học cao. Chúng phải đợc quy định thống nhất về nội dung và hình thức.
Nội dung công tác hạch toán ban đầu bao gồm công việc.
Căn cứ vào hệ thống chứng từ ban đầu (bắt buộc và hớng dẫn) mà nhà nớc quy định các tiêu chuẩn về mẫu biểu chỉ tiêu phản ánh, phơng pháp lập... cho từng lợi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, thể hiện đợc tính chất pháp lý của các chứng từ này.
Quy định rõ trách nhiệm vật chất cụ thể cho từng các nhân, tổ chức liên quan đến các thông tin nghiệp vụ kinh tế tài chính về phát sinh và chứng từ ban đầu và thực hiện ghi chép đầy đủ các chỉ tiêu trong chứng từ ban đầu.
Quy định trình tự luân chuyển chứng từ đối với từng loại nghiệp vụ. Xác định trách nhiệm vật chất cho từng cán bộ kế toán trong công ty về thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu.
Hạch toán ban đầu là việc cung cấp các thông tin về nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc phản ánh vào mẫu biểu chứng từ, làm cơ sở ban đầu cho việc ghi chép phản ánh vào sổ sách kế toán. Vì vậy, chất lợng hạch toán ban đầu quyết định toàn bộ công tác kế toán tại doanh nghiệp.
Với công tác hạch toán nguồn vốn chủ sở hữu cần có các loại chứng từ sau: Biên bản cam kết góp vốn; Biên bản giao nhận vốn; Phiếu thu, phiếu chi tiền; Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; Các chứng từ về thu nhập và phân phối thu nhập; Quyết định đánh giá lại tài sản vốn...
b.Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất
Tài khoản kế toán là phơng pháp kế toán dùng để phân loại các đối tợng kế toán theo những phơng thức nhất định nhằm ghi chép, phản ánh, giám đốc một cách thờng xuyên liên tục có hệ thống tình hình biến động từng loại tài sản, vốn.
Việc hạch toán tổng hợp dới hình thức sử dụng tài khoản kế toán để phản ánh các nghiệp vụ, đối tợng của kế toán, làm căn cứ để ghi sổ tổng hợp. Do vậy, đối với kế toán nguồn vốn chủ sở hữu, việc hạch toán chỉ tiêu tổng hợp phải đợc sử dụng đúng loại tài khoản, phản ánh đúng nội dung bản chất nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
Tài khoản sử dụng.
Việc hạch toán nguồn vốn chủ sở hữu đợc quy định cụ thể bởi loại tài khoản kế toán cũng nh phơng pháp ghi chép hạch toán tổng hợp số liệu, nên yêu cầu hạch toán nguồn này phải bảo đảm dúng những nguyên tắc cơ bản của nó. Chế độ kế toán doanh nghiệp, đợc ban hành theo quyết định số 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trởng Bộ tài chính. Theo đó, để giúp các doanh nghiệp theo dõi các chỉ tiêu và số hiện có và tình hình biến động nguồn vốn chủ sở hữu. Qua đó, kiểm tra và giám sát tình hình sự dụng giúp phục vụ yêu cầu thông tin tài chính, kế toán nguồn vốn chủ sở hữu sử dụng loại tài khoản sau: Tài khoản loại 4 - Nguồn vốn chủ sở hữu.
Tài khoản 411 Nguồn vốn kinh doanh.
Tài khoản 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản. Tài khoản 413 Chênh lệch tỷ giá.
Tài khoản 414 Quỹ đầu t phát triển. Tài khoản 4141 Quỹ đầu t phát triển.
Tài khoản 4142 Quỹ đào tạo khoa học. Tài khoản 415 Quỹ dự phòng tài chính.
Tài khoản 416 Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc. Tài khoản 421 Lợi nhuận cha phân phối. Tài khoản 4211 Lợi nhuận năm trớc. Tài khoản 4212 Lợi nhuận năm nay. Tài khoản 431 Quỹ khen thởng phúc lợi. Tài khoản 4311 Quỹ khen thởng. Tài khoản 4312 Quỹ phúc lợi.
Tài khoản 441 Nguồn vốn đầu t xây dựng cơ bản. Tài khoản 451 Quỹ quản lý cấp trên.
Kết cấu chung của các tài khoản phản ánh nguồn vốn chủ sở hữu nh sau: Bên Nợ: Phản ánh nguồn vốn chủ sở hữu giảm trong kỳ.
Phản ánh nguồn vốn chủ sở hữu tăng trong kỳ. D Có: Phản ánh nguồn vốn chủ sở hữu hiện có cuối kỳ.
Nội dung công tác hạch toán Nguồn vốn chủ sở hữu
a.Hạch toán vốn kinh doanh
Vốn kinh doanh là số vốn dùng vào mục đích hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Số vốn này đợc hình thành khi mới thành lập doanh nghiệp và đợc bổ sung trong quá trình hoạt động.
Hạch toán vốn kinh doanh phải chi tiết theo từng loại vốn kinh doanh, từng nguồn hình thành, từng cá nhân góp vốn, bổ sung từ kế quả hoạt động...
Kế toán theo dõi phản ánh số hiện có, quá trình vận động của nguồn vốn chủ sở hữu trên Tài khoản 411- Nguồn vốn kinh doanh.
Sơ đồ hạch toán nguồn vốn kinh doanh nh sau:
TK 411
TK 111, 112
TK111,112,152,153,156,211,213
Trả lại vốn cho cổ đông Nhận vốn góp bằng tiền, cấp cho cấp dới vật t, TSCĐ
TK 152, 153, 156 TK 421 Trả lại vốn cho cổ đô Bổ sung từ kết quả Trả lại vốn cho cổ đô Bổ sung từ kết quả
cấp cho cấp dới
TK 414,
415,416,431 TK 412, 413 Bổ sung từ các quỹ TK 412, 413 Bổ sung từ các quỹ Kết chuyển chênh lệch
giảm vốn kinh doanh TK 412, 413 Kết chuyển chênh lệch
TK 441 Kết chuyển từ nguồn vốn Kết chuyển từ nguồn vốn
XDCB
b. Kế toán chênh lệch đánh giá lại tài sản.
Tài sản đợc đánh giá lại chủ yếu là TSCĐ, có thể là cả TSLĐ. Chênh lệch là khoản chênh lệch giữa gía trị ghi sổ với kết quả đánh giá. Đánh giá lại tài sản trong trờng hợp theo quyết định của HĐQT, sát nhập, hợp nhất doanh nghiệp, tham gia góp vốn liên doanh... Để phản ánh chỉ tiêu này, kế toán sử dụng Tài khoản 412- Chênh lệch đánh giá lại tài sản
Sơ đồ hạch toán chênh lệch đánh giá lại tài sản nh sau:
TK 152. 153, 156 TK 412 TK 152. 153, 156 Điều chỉnh khoản chênh Điều chỉnh khoản chênh Điều chỉnh khoản chênh Điều chỉnh khoản chênh
lệch giảm do đánh giá lại tài sản lệch tăng do đánh giá lại tài sản
TK 411 TK 411 Kết chuyển chênh lệch tăng Xử lý chênh lệch giảm do Kết chuyển chênh lệch tăng Xử lý chênh lệch giảm do
do đánh giá lại vào cuối kỳ đánh giá lại vào cuối kỳ
c. Kế toán chênh lệch tỷ giá.
Chênh lệch tỷ giá đợc phản ánh vào TK 413 và chỉ đợc xử lý ghi tăng hay giảm vốn kinh doanh, ghi vào chi phí hay thu nhập tài chính khi có quyết định của lãnh đạo công ty.
Sơ đồ hạch toán chênh lệch tỷ giá nh sau:
TK 311, 315, 331... TK 413 TK 1112, 1122, 131,136... 136...
Điều chỉnh chênh lệch tỷ giá cuối Điều chỉnh chênh lệch tăng tỷ kỳ đối với các khoản nợ phải trả giá đối với tiền, phai thu c/kỳ
TK 1112, 1122, 331, 311 TK 311, 315, 331... Điều chỉnh chênh lệch giảm tỷ giá Điều chỉnh chênh lệch tỷ giá Điều chỉnh chênh lệch giảm tỷ giá Điều chỉnh chênh lệch tỷ giá
đối với tiền, khoản phải thu giảm các khoản phải trả cuối kỳ
TK 112,1122,331,311 TK 152. 153, 156 Khoản chênh lệch tỷ giá giảm Khoản chênh tăng tỷ giá Khoản chênh lệch tỷ giá giảm Khoản chênh tăng tỷ giá
trong kỳ trong kỳ
TK 711 TK 811 Xử lý chênh lệch tỷ giá Xử lý chênh lệch tỷ giá Xử lý chênh lệch tỷ giá Xử lý chênh lệch tỷ giá vào cuối năm vào cuối năm
d. Hạch toán lợi nhuận và phân phối lợi nhuận
Kết quả hoạt động kinh doanhlà kết quả hoạt động tài chính cuối cùng trong kỳ bao gồm kết quả hoạt động kinh doanh, tài chính và bất thờng.
Phân phối lợi nhuận đợc thực hiện nh sau: nộp thuế thu nhập doanh nghiệp, trả tiền phạt, chia cổ tức, bổ sung vốn kinh doanh, trích lập các quỹ... tuỳ theo sự quy định của luật pháp, điều lệ hay chính sách phân phối kết quả của công ty.
Để phản ánh công tác hạch toán này, kế toán sử sụng TK 421- Lợi nhuận cha phân phối, Tài khoản này có hai TK cấp hai. Nó đợc hạch toán cùng với các tài khoản khác liên quan nh: TK 911, 411, 414, 415, 338, 333...
Sơ đồ hạch toán lợi nhuận và phân phối lợi nhuận nh sau:
TK 911 TK 421 TK 911 Kết chuyển lỗ Kết chuyển lãi Kết chuyển lỗ Kết chuyển lãi
Từ hoạt động kinh doanh TK 333
Phải nộp thuế thu nhập TK 411, 138, 415... Xử lý lỗ, trừ vào vốn kinh
TK 338,112, 111 dự phòng, bù lỗ
Chia cổ tức và lãi cho bên TK 136 liên doanh Phải thu đơn vị trực thuộc
TK 413, 414, 415 cấp trên cấp, đợc tài chợ Trích lập các quỹ
vào cuối kỳ TK 411
Bổ sung vốn kinh doanh
TK 336
Phải nộp cấp trên
e. Hạch toán các quỹ trong công ty
Các quỹ trong công ty bao gồm quỹ đầu t phát triển, hai quỹ dự phòng, quỹ khen thởng phúc lợi. Các quỹ này đợc hình thành từ việc trích lợi nhuận để lại trong công ty. Cụ thể:
Quỹ đầu t phát triển, TK 414, trích từ lợi nhuận sau thuế, đợc sử dụng cho
mục đích sau: đầu t phát triển mở rộng kinh doanh, đổi mới trang thiết bị máy móc dây chuyền công nghệ, nghiên cứu KHKT, đổi mới trang thiết bị để lại và điều kiện làm việc trong công ty, đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ thuật nghiệp vụ, bổ sung vốn kinh doanh, tham gia liên doanh, mua bán cổ phiếu trái phiếu, góp vốn cổ phần.
Quỹ dự phòng tài chính, TK 415, trích tỷ lệ nhất định từ lợi nhuận sau thuế, đ-
ợc dùng để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh đợc bình thờng, nhằm bù đắp thiệt hại, thua lỗ tổn thất do thiên tai hoả hoạn rủi ro trong kinh doanh mà không đợc tính vào giá thành và không đợc bù đắp từ cơ quan bảo hiểm.
Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc, TK 416, đợc hình thành từ lợi nhuận công ty
đợc dùng cho ngời lao động tại công ty bị mất việc và chi cho đào tạo chuyên môn kỹ thuật cho ngời lao động do thay đổi công nghệ hay chuyển sang công việc mới...
Quỹ phúc lợi khen thởng, TK 431, tuỳ thuộc vào sự đãi ngộ của công ty, đợc
trích lập từ lợi nhuận để lại, dùng vào công tác khen thởng khuyến khích lợi ích vật chất phục vụ nhu cầu phúc lợi công cộng cải thiện nâng cao đời sống vật chất tinh thần ngời lao động.
Sơ đồ hạch toán các quỹ nh sau:
TK 111, 112 TK 414, 415, 416, 431 TK 421 Số quỹ phải nộp cấp trên Trích lập quỹ từ lợi nhuận Số quỹ phải nộp cấp trên Trích lập quỹ từ lợi nhuận TK 336
Khi chia Chia quỹ cho TK 111, 112, 151, 152... bên góp vốn Số quỹ cấp dới nôp
TK 111, 112, 334 cấp trên cấp, đợc tài trợ Xuất dùng các quỹ trong kỳ TK 136, 138 TK 411, 431, 441 Phải thu các quỹ Khi thu Bổ sung vốn kinh doanh
XDCB, hoàn thành bàn giao
Là loại vốn chuyên dùng cho đầu t XDCB, mua sắm TSCĐ, mở rộng quy mô sản xuất... Mọi quy định về trình tự, thủ tục, điều lệ quản lý quỹ phải đợc chấp hành đầy đủ. Khi bàn giao công trìnhphải ghi tăng vốn kinh doanh đồng thời ghi giảm nguồn vốn đầu t XDCB. Để theo dõi nguồn hình thành và sự biến động, kế toán sử dụng TK 441- Nguồn vốn đầu t xây dựng cơ bản
Sơ đồ hạch toán nguồn vốn XDCB nh sau:
TK 111, 112, 152, 156... TK 441 TK 111, 112, 152, 153, 211... Trả vốn liên doanh, cổ Nhận vốn XDCB Trả vốn liên doanh, cổ Nhận vốn XDCB
phần, trả cấp trên.
TK 411 TK 414, 421, 431... Kết chuyển tăng vốn Bổ sung vốn XDCB Kết chuyển tăng vốn Bổ sung vốn XDCB
kinh doanh
g. Hạch toán quỹ quản lý cấp trên.
Để theo dõi nguồn hình thành và chỉ tiêu nguồn này tại công ty lớn, tập đoàn, kế toán sử dụng TK 451- Quỹ quản lý cấp trên
Sơ đồ hạch toán quỹ quản lý cấp trên nh sau:
TK 111, 112, 152, 153 TK 451 TK 111, 112, 153, 156... Chi trả chi phí phát sinh Thu của cấp dới, lập quỹ Chi trả chi phí phát sinh Thu của cấp dới, lập quỹ
TK 642
Trả phí Tập hợp CP TK 136 bên góp vốn P/ thu cấp dới Khi thu