II. Một số đánh giá về công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại nhà máy thiết bị bưu điện.
2. Những điểm tồn tại cần thiết được hoàn thiện.
Nhà máy Thiết bị Bưu điện mặc dù có rất nhiều những ưu điểm nhưng bên cạnh đó cũng có một số những điểm cần được hoàn thiện. Nhất là trong giai đoạn hiện nay Nhà máy được coi là doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả và Nhà máy tiến tới sẽ nằm trong số các doanh nghiệp nhà nước được cổ phần hoá thì phát hiện những điểm chưa đưọc để hoàn thiện là rất cần thiết. Những tồn tại này bao gồm :
- Đối tượng và phương pháp tập hợp chi phí sản xuất : Mặc dù quy mô sản xuất của Nhà máy lớn và quy trình công nghệ tương đối phức tạp với các giai đoạn khác nhau của quá trình sản xuất. Nhưng hiện nay Nhà máy chỉ tiến hành thực hiện tổng hợp chi phí trên toàn bộ quy trình công nghệ, theo chi phí toàn Nhà máy mà không tập hợp theo từng bộ phận phân xưởng, nhóm sản phẩm cùng loại hay các đơn đặt hàng được gia công chế biến của phân xưởng. Chính điều này đã không giúp Nhà máy đánh giá được kết quả của hoạt động sản xuất từng phân xưởng.
Bên cạnh đó, Nhà máy cũng chưa thực hiện phân tích thương xuyên từng khoản mục chi phí để tìm ra những nhân tố gây lãng phí đề từ đó tiết kiệm chi phí, giảm giá thành sản phẩm và cung cấp các thông tin hữu ích và kịp thời cho nhà quản lý để có thể điều hành quản lý kinh doanh có hiệu quả và đưa ra được các biện pháp, quyết định kịp thời nhằm khuyến khích người lao động tiết kiệm chi phí.
- Đối tượng và phương pháp tính giá thành sản phẩm : Việc tập hợp chi phí của Nhà máy cũng đã gây ảnh hưởng đến công tác tính giá thành sản phẩm. Do đối tượng tập hợp chi phí là toàn Nhà máy (toàn bộ quy trình công nghệ ). Do đó Nhà máy chỉ tính tổng giá thành mà không tính giá thành đơn vị thực tế của từng loại sản phẩm, mà việc tính giá thành sản phẩm được cho từng loại sản phẩm, đơn vị sản phẩm hoàn thành là giá kế hoạch mà giá kế hoạch lại dựa trên “ kinh nghiệm ” để xác định điều này. Trên cơ sở tổng giá thành thực tế và tổng giá thành kế hoạch Nhà máy xác định hệ số điểu chỉnh. Giá thành của từng loại sản phẩm hoàn thành sẽ được tính trên cơ sở tổng giá thành kế hoạch của loại sản phẩm hoàn thành đó nhân với hệ số điều chỉnh. Như vậy hệ số điều chỉnh này được sử dụng chung cho tất cả các loại sản phẩm. Kết quả là giá thành đơn vị sản phẩm không chính xác bởi Nhà máy sản xuất trên 400 loại sản
quèc d©n
phẩm mà không có đặc điểm giống nhau cũng như không cùng loại nguyên vật liệu và không cùng quá trình sản xuất như sản xuất điện thoại, cabin điện thoại, loa ...
- Kỳ hạch toán : Công tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo quý tuy dễ dàng cho việc thực hiện và tiết kiệm thời gian nhưng không đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác. Điều này có thể là phù hợp cho Nhà máy trong giai đoạn vừa qua do tính độc quyền của ngành Bưu Chính Viễn thông không buộc Nhà máy phải cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trong tiêu thụ sản phẩm cho các đơn vị trong ngành. Nhưng về tương lai gần thì Nhà máy phải đứng trong sự cạnh tranh quyết liệt với các doanh nghiệp trên thị trường khi mà Nhà máy không còn sự bao cấp của ngành Bưu điện trong quá trình mở cửa nên kinh tế hiện nay. Do đó, việc hạ giá thành là yếu tố cần thiết được quan tâm và các thông tin về giá thành luôn được cập nhật kịp thời và chính xác.
- Công tác quản lý và hạch toán chi phí sản xuất về chi tiết thì Nhà máy có những điểm cần được hoàn thiện sau:
Về công tác hạch toán chi phí nhân công trực tiếp: Theo như quy định thì tất cả các khoản chi về lương, tiền công trả cho người lao động hợp đồng ngắn hạn, dài hạn đều được hạch toán qua TK 334 nhưng Nhà máy đã hạch toán tiền công nhân viên lao động ngắn hạn không qua TK 334 mà hạch toán chi thẳng bằng tiền mặt. Thêm nữa, kế toán đã không hạch toán các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ ) theo đúng tỷ lệ quy định mà hạch toán BHXH 15% theo lương cơ bản, BHYT 2% theo lương cơ bản và KPCĐ 2% theo quỹ lương thực hiện của toàn Nhà máy và tất cả được hạch toán vào TK 622. Điều này là không đúng và nó dẫn đến việc tăng giá thành sản phẩm trong kỳ một cách không hợp lý (do trích BHXH, BHYT, KPCĐ của nhân viên quản lý phân xưởng, nhân viên quản lý doanh nghiệp, nhân viên bán hàng vào TK 622 mà không hạch toán vào các tài khoản tương ứng TK 627, TK 641, TK 642 ).
Về công tác hạch toán chi phí sản xuất chung:
+ Việc hạch toán các loại công cụ dụng cụ, phụ tùng thay thế có giá trị lớn theo phương pháp phân bổ 1 lần vào chi phí mà không có sự phân bổ cho từng kỳ đã ảnh hưởng đến tính ổn định của giá thành sản phẩm.
+ Tài sản cố định của Nhà Máy không được phân loại cho từng đối tượng sử dụng và tính phân bổ khấu hao TSCĐ theo tỷ lệ ước tính cho từng đối tượng sử dụng không đảm bảo chính xác và gây khó khăn cho công tác tính giá thành sản phẩm. Nhà máy chỉ phản ánh tình hình tăng giảm tài sản cố định qua báo cáo tổng hợp cho toàn Nhà máy không có bảng phân bổ cho từng đối tượng (từng nơi sử dụng tài sản ): Bộ phận sản xuất, bán hàng, văn phòng. Điều này
quèc d©n
làm hạn chế đánh giá việc sử dụng các tài sản ở các bộ phận dẫn đến không thấy được tính hiệu quả của việc sử dụng tài sản cố định ở từng bộ phận. Hơn nữa lập kế hoạch khấu hao TSCĐ từ đầu năm sau đó chia ra mức khấu hao cho từng quý và việc tăng giảm mức khấu hao do tăng giảm TSCĐ được tính cho quý IV là không đúng với quy định.
+ Việc hạch toán các khoản dịch vụ mua ngoài: Như điện nước của toàn bộ Nhà máy (cả bộ phận văn phòng, bộ phận bán hàng và bộ phận sản xuất) vào TK 627 là không hợp lý. Dẫn đến tổng chi phí sản xuất tăng lên và làm cho tổng giá thành sản phẩm tăng như vậy đã không phản ánh đúng giá thành sản phẩm.
+ Việc hạch toán khoản gia công, mua ngoài bán thành phẩm vào TK 154 là không hợp lý mặc dù về mặt tổng giá trị là không đổi. Theo nguyên tắc số liệu ghi bên Nợ TK 154 chỉ được tập hợp từ 3 khoản chi phí của các TK 621, TK 622, TK 627 để tính giá thành sản phẩm sản xuất trong kỳ.
Về hệ thống sổ sách và chứng từ kế toán của Nhà máy: Mậc dù Nhà máy áp dụng hình thức NKCT nhưng trên thực tế ghi chép thì chỉ mở một số NKCT ở các phần hành về thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp, các Bảng kê số 3 “ Bảng tính giá thành thực tế nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ “, bảng kê số 8 “Nhập, xuất, tồn kho thành phẩm TK 155, hàng hoá TK 156 ’’, Bảng kê số 9 “ Bảng tính giá thành thực tế thành phẩm, hàng hoá ”, bảng kê số 10 “ Bảng kê hàng gửi bán ”, Bảng kê số 11 “ Bảng kê thanh toán với người mua ” còn các phần hành khác vẫn thực hiện theo hình thức Nhật ký chung. Điều này không đảm bảo sự thống nhất trong ghi chép sổ sách, cũng như thực hiện đúng theo hình thức ghi chép mà Nhà máy đã đăng ký.