II. HOÀN THIỆN TRèNH TỰ NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP XÂYDỰ NG HỢP ĐỒNG NK TAI CễNG TY VITACO HÀ NỘ
2. Hoàn thiện nội dung và phương phỏp xõy dựng hợp đồng nhập khẩ u.
đ ược n gười tiờu d ựn g ch ấp nh ận th i Cụn g t y p h ải lựa ch ọ n cỏc ch iến lược nh ằm đố i p hú và cú sự ứn g xử phự h ợp trờn cơ sở p h ải n ắm ch ắc cỏc th ụn g tin về trạn g th ỏi cạn h tran h củ a th ị trườn g, số lượn g và ph ạm vi ho ạt độn g , ưu đ iểm và ch iến lược kin h do anh củ a cỏc đố i th ủ cạnh tranh .
1 .5 . Că n cứ và o hoa hồ ng uỷ thỏ c:
Đõ y cũ n g là cơ sở đ ể Cụ n g t y đ àm p h ỏn , ký kết h ợp đồ n g nh ập kh ẩu với kh ỏch h àn g n ước n go ài. Trờn cơ sở ho a h ồn g đ ược hưởn g do n gười nh ập kh ẩu u ỷ th ỏc trả ch o Cụn g t y, Cụ n g t y tớn h to ỏn tất cả ch i p h ớ ph ỏt sin h , và sự b iến đ ộ n g củ a t ỷ g iỏ từn g th ươn g vụ . Từ sự tớnh to ỏn n à y Cụ n g ty q u yết đ ịn h nh ận n h ập kh ẩu u ỷ th ỏc ho ặc khụn g n h ận .
1 .6 . Că n cứ và o khả nă ng của Cụ ng ty
Nếu trờn th ực h iệụ ưc tế, tiềm lực củ a Do anh n gh iệp kh ụn g đủ mạnh th ỡ tất cả cỏc vấn đ ề đ ược n gh iờn cứu ở trờn ch ỉ là lý thu yết. Do vậ y, đ ể đ i đ ến q u yết đ ịn h ký kết một h ợp đồn g n h ập kh ẩu th ỡ cỏn bộ P hũn g XNK p h ải n ắm rừ cỏc th ụn g tin về Cụ n g t y mỡn h nh ư: Kh ả n ăn g về vố n ; kh ả n ăn g hu y đ ộn g tiềm n ăn g nội bộ , g iỏ cả, ch ớnh sỏch p h õn phố i sản p h ẩm; trỡn h độ n gh iệp vụ th ươn g m ại củ a cỏn b ộ làm cụn g tỏc n h ập kh ẩu ...
2 . Hoà n thiện nộ i dung và phư ơ ng phỏ p xõ y dựng hợp đồ ng nhậ p khẩ u. khẩ u.
Hiện n ay v iệc th ực h iệnực h iện cỏc n gh iệp v ụ cho cụn g tỏc x õ y d ựn g mộ t h ợp đồ n g n h ập kh ẩu nh ư hỏi h àn g, hỏ i giỏ, đ àm ph ỏn và th o ả th u ận cỏc đ iều kho ản tron g h ợp đồn g củ a Cụ n g t y cũ n nh iều b ị đ ộn g ho ặc th eo cỏc n gu yờn tắc cứn g n h ắc. Do vậy, đ ó gõy ra n h iều b ất cập cho n gười th ực h iện h ợp đồn g . Bởi vậ y n h iờm vụ cần th iết trước mắt củ a cỏc n h à đ àm ph ỏn là:
* Ch u ẩn b ị ký kết:
- Ngh iờn cứu thườn g xu yờn tỡn h h ỡnh th ị trườn g tro n g và n go ài n ước, đ ặc b iệt là th ị trườn g tron g khu vực mà Cụ n g t y n h ập kh ẩu th ườn g xu yờn cú n h ằm cú cỏc thụn g tin chu ẩn b ị cho cuộ c đ àm p h ỏn .
- Tỡm h ỡnh th ức v à p hươn g p h ỏp phự h ợp ch o cuộ c đ àm ph ỏn .
- Xỏc đ ịn h h ướn g đ ớch rừ ràn g ch o cuộ c đ àm ph ỏn nh ằm thu h iệu qu ả tố i đ a.
* Đàm ph ỏn :
Mụ c đ ớch củ a cuộ c đ àm ph ỏn thươn g mại là n h ằm đ ạt được sự th o ả th u ận g iữa n gười mu a và n gười b ỏn về tất cả cỏc đ iều k h o ản củ a h ợp đồ n g, tron g qu ỏ trỡn h đ àm p h ỏn cỏc b ờn lu ụn luụ n th ực h iện n h ữn g n gu yờn tắc sau :
- Ho à kh ớ và th iện cảm .
- Kh ụn g xa rời mụ c tiờu đ ó đ ịnh . - Ch ủ độn g.
Trờn cơ sở đ ú đ ể cuộ c đ àm ph ỏn đ ược x ỳ c tiến tố t đ ẹp Cụn g t y p h ải đ ạt được nh ữn g yờu cầu sau :
- Ch u ẩn b ị trước nh ữn g lý lẽ nh ằm g iải th ớch ch o cỏc đ iều kho ản đ ược n ờu ra tron g h ợp đồ n g.
- P h ải lườn g trước mọ i tỡnh huố n g cú th ể xả y ra tro n g qu ỏ trỡn h đ àm ph ỏn trỏnh trườn g hợp b ị b ất n gờ. VD: Lập kế ho ạch và v ạch sẵn n h ữn g ph ươn g ỏn đ ể giải qu yế t tro n g trườn g h ợp cuộ c đ àm ph ỏn kh ụn g th ành cụ n g.
- Cú sự chu ẩn b ị về th ời gian trao đổ i v ề h ợp đồ n g giữa cỏc p h ũn g b an cú trỏch nh iệm liờn q u an trước kh i đ em h ợp đồn g đ i đ àm ph ỏn.
- Cần cập nh ật kịp thời cỏc thụn g tin v ề tỡn h h ỡnh SX k in h do anh củ a đ ố i tỏc d ể b iết đ iểm mạnh yếu củ a họ
- Biết mỡn h muố n gỡ v ới g iỏ n ào tron g đ iều kiện n ào . - Qu yết đ ịn h : Gồm cỏc bước:
B1 . ý th ức vấn đ ề.
B2 . Đỏnh gớa m ộ i dun g củ a đ ơn hỏ i h àng . B3 . Tỡm h iểu đ ố i tỏc.
B4 . Đỏnh giỏ kh ả n ăn g cu n g cấp h àn g h o ỏ củ a đố i tỏc. B5 . Ngh iờn cứu cỏc th a y đ ổ i củ a th ị trườn g tro n g n ước. B6 . Đỏnh giỏ, d ự đ o ỏn cỏc rủ i ro đố i với h ợp đ ồ n g đú . B7 . Th ực h iệnụn g b ỏo cho đ ố i tỏc.
B8 . Qu ý ờt đ ịnh. * Ch ọn đố i tỏc:
Sau cỏc cu ộ c đ àm ph ỏn Cụn g ty ch ọ n ch o m ỡn h đố i tỏc cú lợi cho mỡnh nh ất với kh ả n ăn g cu n g cấp h àn g h o ỏ tố t nh ất, trỏn h tỡnh trạn g kh i th ực h iện b ị sai sú t, v i p h ạm n hư mộ t số trườn g h ợp đ ó xả y ra. Hầu h ết cỏc h ợp đồn g n h ập kh ẩu củ a Cụ n g ty v ới đ ố i tỏc nước n go ài b ị vi p h ạm là do ph ớa đố i tỏc. Do đ ú sau đ àm ph ỏn Cụn g t y p h ải ch ọ n cho mỡnh đố i tỏc với mộ t số yờu cầu sau :
- Sự u y tớn củ a đố i tỏc tron g kinh do anh th ươn g mại quố c tế. - Ngu ồn h àn g và kh ả n ăn g cun g cấp h àn g củ a đố i tỏc.
- Giỏ cả h àn g h o ỏ ph ải th ấp nh ất với chất lượn g cao n h ất. - Mộ t số d ịch vụ đố i tỏc cú th ể cung cấp n hư d ịch vụ ch ở h àn g, b ao g ú i, b ảo q u ản h àn g ho ỏ p h ải tố t với ch i p h ớ th ấp và cả d ịch vụ sau b ỏn h àn g...
- Kh ả n ăn g giao h àn g củ a đố i tỏc p h ải tố t cú n gh ĩa là ph ải giao h àn g đỳn g th ời gian nh ư tho ả thu ận .
* Điều k ho ản giỏ cả
Trờn cơ sở ph õn tớch , đ ỏnh gớa tỡn h h ỡnh th ực tế Cụ n g ty n ờn đ ưa ra mức giỏ cú th ể ch ấp nh ận đ ược với cả hai b ờn . Hiện n ay, vấn đ ề đ ặt ra với n gười đ àm ph ỏn là làm sao đ ạt đ ược mức lợi n hu ận tố i đ a trờn mỗ i h ợp
đồ n g. Do đ ú, ch ớnh sỏch giỏ cần được Cụ n g ty co i là ch iến lược ưu tiờn h àn g đ ầu vỡ n ú ản h hưởn g trực tiếp tới lợi ớch và lợi n h u ận củ a Do anh n gh iệp . Vỡ v ậ y, mộ t số b iện p h ỏp cần th iết kh i đ àm ph ỏn về giỏ cả đ ố i với nh à nh ập kh ẩu là:
- Giỏ cả cần đ ược tớn h tron g mố i qu an h ệ với to àn bộ cỏc đ iều kiện giao h àn g củ a h ợp đồn g nh ư: Tầm cỡ đơn h àn g , đ iều kiện giao h àn g, đ iều kiện th an h to ỏn , đ iều kiện b ảo h àn h ....
- Để cú mộ t ch ớn h sỏch giỏ cả h ợp lý cần ph ải căn cứ vào : giỏ c ả n gười tiờu d ựn g cú th ể ch ấp nh ận , cỏc ch i p h ớ liờn qu an b ao b ỡ v ận ch u yển , th u ế, b ảo h iểm..., qu an h ệ cun g cầu trờn th ị trườn g. Tu ỳ th u ộ c vào b iến độ n g củ a cỏc yếu tố mà mức giỏ trờn lu ụ n đ ược đ iều ch ỉn h ch o ph ự hợp.
- Tu ỳ th u ộ c v ào đ ặc đ iểm củ a sản ph ẩm và từn g đố i tỏc đ ể cú sự đ iều ch ỉnh giỏ ch o p h ự h ợp ,
Đụ i kh i n ếu muố n tạo ra sự th iện ch ớ cho cỏc g iao d ịch h o ặc cỏc đ ơn hỏ i h àn g sau n à y h o ặc vỡ mộ t lý do n ào đú qu an trọn g đố i với v iệc kinh do anh củ a Cụn g t y th ỡ n gười đ àm p h ỏn cần p h ải mềm d ẻo nh õn n h ượn g mà khụ n g n ờn dựa trờn cơ sở giỏ cả.
* Điều k ho ản ch ất lượn g.
Đõ y cũ n g là đ iều kh o ản th ườn g h ay k h iếu n ại n h ất tro n g h ợp đ ồn g nh ập kh ẩu h àn g ho ỏ củ a Cụ n g t y. Ch ất lượn g củ a h àn g h o ỏ được đ ỏn h giỏ trờn cỏc ch ỉ tiờu kh ỏc n h au tu ỳ th u ộ c vào b ản ch ất và đ ặc tớn h củ a mỗ i lo ại h àn g h o ỏ. Do đú , việc xõy d ựn g đ iều kh o ản ch ất lượn g tro n g từn g h ợp đồn g là v ấn đ ề rất kh ú đố i v ới cỏ c n h à đ àm ph ỏn . Để đ àm ph ỏn về đ iều kho ản ch ất lượn g cú h iệu qu ả th ỡ Cụ n g t y cần th ực h iện mộ t số b iện ph ỏp n h ư:
- Cú th o ả thu ận rừ ràn g về qu y cỏch p h ẩm ch ất ch i tiết h iện thực củ a h àn g ho ỏ.
- Nắm rừ đ ặc đ iểm, b ản ch ất củ a h àn g h o ỏ cần đ àm ph ỏn .
- Đố i với mộ t số h àn g ho ỏ ph ức tạp cao th ỡ Cụn g t y p h ải mụ tả ch i tiết từn g ph ần củ a mỏy mú c.
* Ph ươn g ph ỏp xõy d ựn g h ợp đồ n g:
- P hươn g p h ỏp trực tiếp : Th ườn g ỏp dụn g với n hữn g kh ỏch h àn g lần đ ầu tiờn cú qu an h ệ làm ăn với Cụn g ty h o ặc kh ỏch h àn g mà Cụn g t y cú h ợp đồ n g giỏ trị lớn tớnh ph ức tạp củ a h àn g h o ỏ cao cần p h ải cú sự trao đổ i và th o ả th u ận mộ t cỏch ch i tiết. D o vậy yờu cầu đ ặt ra đ ố i với n gười trực tiếp th am gia đ àm ph ỏn là:
+ Cú th ỏi đ ộ n iềm n ở, lịch sự v ới đ ố i tỏc.
+ Tran h th ủ giới th iệu cỏc th ành tớch củ a Cụn g t y n h ằm gõy ấn tượn g tố t củ a đố i tỏc về Cụn g t y.
+ Nờn mời chu yờn gia trực tiếp th am g ia v ào cu ộ c đ àm ph ỏn tạo sự tin tưởn g ch o đố i tỏc củ a Cụ n g ty.
+ Cú th ỏi độ nh ó nh ặn nh ưn g kiờn quyế t kh i cần th iết tro n g qu ỏ trỡn h giải qu yết cụ n g việc.
- Ph ươn g ph ỏp giỏn tiếp : Thườn g được ỏp d ụn g phổ b iến h ơn ph ươn g p h ỏp trực tiếp do sự ph ỏt triển n gày càn g cao củ a cụn g n gh ệ th ụn g tin liờn lạc đồn g th ời p h ươn g ph ỏp n ày cũ n g giảm ch i ph ớ về ăn ở đ i lại g iao d ịch cho cả h ai b ờn . Ph ươn g ph ỏp n ày b ao gồ m h ai h ỡn h thức đ àm ph ỏn q u a thư tớn và đ àm ph ỏn qu a đ iện th o ại.
+ Nếu b ằn g th ư tớn : Th ườn g ph ải sử dụn g h ệ th ố n g fax và b ằn g tiến g An h , n ếu đ ại d iện củ a đố i tỏc tại Hà Nộ i th ỡ cú th ể giao d ịch b ằn g tiến g Việt. Do vậ y, cần lưu ý rằn g th ư là sứ giả củ a mỡnh đ ến đố i tỏc n ờn cỏch v iết, cỏch trỡn h b ày d iễn đ ạt ph ải sỏn g sủ a, ch ớnh xỏc và kh o a h ọ c tạo ấn tượn g tố t cho đố i tỏc. Kh i sử dụ n g th ư ph ải sử dụ n g h ệ th ốn g ch u yển p h ỏt nh anh th ể h iện sự n h iệt tỡnh và kh ẩn trươ n g củ a Cụn g t y.
+ Nếu b ằn g đ iện th o ại: Đõy là h ỡn h thức được dự n g thườn g xu yờn h àn g n gày. Do vậ y, ch ỉ n ờn sử dụ n g đ ố i với nh ữn g trườn g hợp kh ẩn trươn g , cần th iết đ ể làm rừ mộ t ch i tiết, vấn đ ề n gắn gọ n trỏnh lỡ th ời cơ ch o cụ n g v iệc. Người trực tiếp g iao d ịch p h ải chu ận b ị n ộ i d u n g cần trao đổ i, ph ải cú tõm trạn g vu i vẻ, ch õn th ành k h ụn g miễn cưỡn g giả tạo trỏn h sự h iểu n h ầm củ a đ ố i tỏc do p h ải trao đổ i n ộ i dun g cụn g việc b ằn g đ iện th o ại. Sau kh i trao đ ổ i cần cú thư xỏc đ ịnh nộ i d un g đ ó tho ả thu ận và gửi ch o đố i tỏc.