Đối với kế toán chi tiết vật liệu, việc ghi chép trên sổ chi tiết vật liêụ, kế toán tiến hành ghi vào cuối tháng. Như vậy không đảm bảo được chức năng của kế toán. Vì vậy việc ghi sổ kế toán chi tiết này kế toán nên tiến hành ghi hàng ngày hoặc hàng tuần. Để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp, kế toán nên lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn về mặt giá trị của từng thứ vật liệu. Cơ sở số liệu căn cứ vào số liệu cộng cuối tháng trên sổ chi tiết vật liệu.Số liệu này được lấy để đối chiếu với số liệu trên sổ tổng hợp TK 152. Bảng này có thể lập như sau:
Biểu 15: BẢNG TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN VẬT LIỆU
Tháng 12/2001
3.2.3.Ý kiến về việc phân loại và lập danh điểm vật liệu
Việc hạch toán vật liệu ở xí nghiệp vật liệu hoá chất là rất phức tạp, bởi vật liệu ở xí nghiệp có rất nhiều loại, mỗi loại lại có những qui cách, phẩm chất và kích cỡ khác nhau. Việc hạch toán kế toán vật liệu muốn được chính xác và thuận lợi thì vật liệu phải được phân loại khoa học hợp lí. Sau khi phân loại vật liệu, phải lập danh điểm vật liệu phù hợp, danh điểm của các vật liệu cũng sẽ được ghi vào
STT TÊN V T LI UẬ Ệ NH PẬ XU TẤ T NỒ 1 Keo 2502 161030680 82748443 79858545 2 Mat 450 11363500 10227150 5113575 3 Mat 300 16817980 14772550 6818100 4 Đóng r nắ 8727200 7854480 2181800 ... C ngộ 261420040 279777505 427031562
thẻ kho, sổ chi tiết vật liệu và các thẻ khác. Nhờ vậy công việc hạch toán sẽ chính xác hơn, thuận lợi hơn, giảm bớt được thời gian khi có công tác kiểm kê, kiểm tra. Đây còn là một điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp cơ giới hoá công tác kế toán bằng máy vi tính. Trong sự đổi mới chung của cả nước, các doanh nghiệp của nước ta đang dần dần đưa công nghệ thông tin hiện đại vào sử dụng phổ biến. Bằng máy vi tính như hiện nay các doanh nghiệp đang sử dụng là rất khoa học và thuận tiện cho viẹec quản lí kế toán.
Công ty nên đầu tư bằng máy vi tính ngày càng nhiều vào quá trình quản lí kế toán.
Với sự trợ giúp của máy vi tính thì công tác kế toán trở nên đơn giản và gọn nhẹ hơn. Việc tìm kiếm, tập hợp thông tin dễ dàng, trong mọi thời điểm người quản lí cũng như nhân viên kế toán có thể kiểm tra tình hình nhập -xuất - tồn vật liệu mà không gây mất nhiều thời gian. Nó như một công cụ quản lí vật liệu một cách hữu hiệu và làm giảm bớt khối lượng ghi chép của kế toán vật liệu.
Kế toán vật liệu có thể mở từng tệp để quản lí từng loại, nhóm, thứ vật liệu đó. Hàng ngày máy tính sẽ tính số liệu nhập - xuất - tồn kho. Vì vậy sẽ đáp ứng kịp thời chính xác số liệu bất cứ lúc nào có nhu cầu cần thông tin.
Để đáp ứng yêu cầu quản lí, kế toán có thể phân loại vật liệu như sau: Vật liệu chính : keo, mát, chì, kem, sơn chống nóng...
Vật liệu phụ :gỗ, axit, bột tan...
Kế toán xây dựng một sổ danh điểm vật liệu thống nhất. Để lập một sổ danh điểm vật liệu phải xây dựng một bộ mã vật liệu và xắp xếp theo đúng thứ tự. Bên cánh đó xây dựng bộ mã vật liệu chính xác, đầy đủ, không trùng lặp có dự trữ những mã số mới để bổ sung khi cần thiết.
Xí nghiệp có thể xây dựng bộ mã vật liệu dựa vào những đặc điểm sau đây: • Dựa vào tài khoản NVL và chi tiết tài khoản NVL
• Dựa vào nhóm NVL trong mỗi loại • Dựa vào thứ tự NVL trong mỗi nhóm.
• Dựa vào quy cách, phẩm chất của từng vật liệu trong mỗi thứ Phương pháp lập:
- Trước hết bộ mã vật liệu được xây dựng trên cơ sở số liệu tài khoản cấp 2 đối với vật liệu.
Ví dụ : TK 152 (nguyên vật liệu ) bao gồm: • 1521- Nguyên vật liệu chính
• 1522- Vật liệu phụ • 1523- Phế liệu thu hồi • 1524- Nhiên liệu
• 1525- Thiết bị xây dựng cơ bản • 1526- Phụ tùng thay thế
Có thể lập danh sách điểm vật liệu như mẫu sau (Biểu 13) Biểu 13