PHIẾU KẾ TOÁN
2.3.3.1. Kế toỏn thanh toỏn với khỏch hàng.
Tổng cụng ty Thương mại Hà Nội ỏp dụng hai phương thức bỏn hàng là bỏn buụn và bỏn lẻ hàng húa, tương ứng với mỗi phương thức sẽ cú những hỡnh thức thanh toỏn khỏc nhau. Cú ba hỡnh thức thanh toỏn với khỏch hàng được ỏp dụng tại Tổng cụng ty đú là thanh toỏn ngay, trả trước và trả chậm, trong đú hai hỡnh thức được ỏp dụng chủ yếu là thanh toỏn ngay và trả chậm. Tuy nhiờn, tại Tổng cụng ty dự khỏch hàng thanh toỏn ngay, kế toỏn vẫn hạch toỏn thụng qua tài khoản cụng nợ 131- Phải thu của khỏch hàng.
Với phương thức bỏn lẻ, khỏch cú nhu cầu mua hàng sẽ thanh toỏn ngay bằng tiền mặt trước khi nhận hàng. Cuối mỗi ngày, nhõn viờn phụ trỏch bỏn hàng của cửa hàng sẽ mang “Bảng kờ bỏn lẻ hàng húa dịch vụ” lờn phũng kế toỏn và nộp tiền tiền bỏn hàng cho thủ quỹ.
Kế toỏn tiền mặt căn cứ vào “Bảng kờ bỏn lẻ hàng húa dịch vụ” viết “Phiếu thu”. Do số tiền phỏt sinh khi thực hiện phương thức bỏn lẻ là khụng lớn và khụng trọng yếu nờn
trỡnh tự luõn chuyển phiếu thu như sau: Phiếu thu được viết thành 3 liờn ghi đầy đủ nội dung trờn phiếu, kế toỏn tiền mặt ký nhận rồi chuyển cho thủ quỹ. Thủ quỹ tiến hành thu tiền theo phiếu thu và ký xỏc nhận đó thu đủ số tiền, sau đú phiếu thu được chuyển về cho kế toỏn làm căn cứ ghi sổ, kế toỏn tập hợp cỏc phiếu thu và trỡnh kế toỏn trưởng và thủ trưởng đơn vị ký duyệt.
Với Vớ dụ 2 , theo trỡnh tự đó nờu ở trờn, Kế toỏn tiền mặt lập Phiếu thu (Biểu số2.20 ), thủ quỹ thu tiền và ghi chộp vào Sổ quỹ (Biểu số 2.21).
Với phương thức bỏn buụn, Tổng cụng ty ỏp dụng hỡnh thức thanh toỏn linh hoạt tựy theo đối tượng khỏch hàng.
Đối với cỏc khỏch hàng vóng lai, Tổng cụng ty chỉ giao hàng khi khỏch hàng đó thanh toỏn ngay bằng tiền mặt, bằng chuyển khoản hoặc thanh toỏn bằng Sộc. Kế toỏn hàng húa viết húa đơn GTGT, nếu khỏch thanh toỏn bằng tiền mặt kờ toỏn tiền mặt lập phiếu thu, thủ quỹ tiến hành thu tiền cho khỏch hàng. Tuy nhiờn trỡnh tự luõn chuyển Phiếu thu khỏc với trường hợp thu tiền bỏn lẻ hàng húa. Do số tiền phỏt sinh trong nghiệp vụ bỏn buụn hàng húa lớn nờn trỡnh tự luõn chuyển Phiếu thu như sau: Kế toỏn tiền mặt lập Phiếu thu thành 3 liờn, ký xỏc nhận rồi chuyển Phiếu thu cho Kế toỏn trưởng và Thủ trưởng đơn vị xem xột, ký duyệt, sau đú Phiếu thu được chuyển cho Thủ quỹ thu tiền và ký xỏc nhận. Thủ quỹ giữ lại 1 liờn để ghi Sổ Quỹ, 1 liờn giao cho người nộp tiền, 1 liờn lưu nơi lập phiếu. Cuối ngày, toàn bộ Phiếu thu kốm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toỏn ghi sổ.
Biểu số 2.20. Phiếu thu
TỔNG CễNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI 38-40 Lờ Thỏi Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội
PHIẾU THU
Ngày 24 thỏng 12 năm 2008
Số phiếu: 1329 Tài khoản: 111 Người nộp: Phạm Xuõn Khoỏt
Địa chỉ: 38 Lờ Thỏi Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội Lý do nộp: Nộp tiền bỏn lẻ hàng húa.
Số tiền: 1.519.650 đ
Bằng chữ: Một triệu năm trăm mười chớn nghỡn sỏu trăm năm mươi đồng chẵn./.
Kốm theo: 1 chứng từ gốc.
Thủ trưởng đơn vị
(Ký,họ tờn,đúng dấu) (Ký,họ tờn,đúng dấu)Kế toỏn trưởng Kế toỏn thanh toỏn(Ký,họ tờn) Đó nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): triệu năm trăm mười chớn nghỡn sỏu trăm năm mươi đồng chẵn./. Ngày 24 thỏng 12 năm 2008 Người nộp (Ký,họ tờn) Thủ quỹ (Ký,họ tờn)
Biểu số 2.21. Sổ quỹ tiền mặt
TỔNG CễNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI 38-40 Lờ Thỏi Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội.
SỔ QUỸ
Tài khoản: 111-Tiền mặt
Từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008 Số dư Nợ đầu kỳ: 218.265.692 NT ghi sổ NT chứng từ Số hiệu chứng từ Diễn giải Số phỏt sinh Thu Chi Nợ Cú ….. …… ……. …….. ……. ……. …….. 22/12 22/12 PT1328 Thu tiền bỏn hàng HĐ 0227 23.658.000 23/12 23/12 PC1377 Chi tạm ứng cụng tỏc phớ 1.500.000 24/12 24/12 PT1329 Thu tiền bỏn lẻ hàng húa 1.519.650 ….. ……… …… …….. ……… …….. ……. Cộng số phỏt sinh 700.014.525 687.269.699 Số dư Nợ cuối kỳ: 231.010.518 Ngày 31 thỏng 12 năm 2008 Thủ quỹ (Ký,họ tờn) Kế toỏn trưởng (Ký,họ tờn) Thủ trưởng đơn vị (Ký,họ tờn)
Với cỏc khỏch hàng thường xuyờn, khỏch hàng cú uy tớn, Tổng cụng ty cho phộp khỏch hàng cú thể thanh toỏn chậm sau một thời gian được ghi trong hợp đồng. Nếu khỏch hàng thanh toỏn trong khoảng thời gian này sẽ khụng phải trả lói, ngược lại, nếu khỏch hàng thanh toỏn ngoài khoảng thời gian này, Tổng cụng ty sẽ tớnh lói trờn tổng số tiền phải thanh toỏn theo tỷ lệ đó ghi trong hợp đồng.
Tỡnh hỡnh cụng nợ đối với cỏc khỏch hàng thường xuyờn được theo dừi chi tiết theo từng khỏch hàng. Căn cứ vào húa đơn GTGT, kế toỏn nhập dữ liệu vào mỏy tớnh, phần mềm kế toỏn sẽ tự động kết chuyển dữ liệu vào sổ chi tiết TK 131- chi tiết từng khỏch hàng, Bảng tổng hợp thanh toỏn với khỏch hàng, Nhật ký chứng từ số 8 và từ đú kết chuyển dữ liệu vào sổ cỏi TK131 của từng quý.
Khi khỏch hàng thanh toỏn nợ cho Tổng cụng ty, kế toỏn căn cứ vào phiếu thu, giấy bỏo Cú để nhập dữ liệu vào mỏy tớnh. Phần mềm kế toỏn sau đú sẽ chuyển thụng tin sang cỏc sổ kế toỏn cú liờn quan.
Vớ dụ: Tỡnh hỡnh cụng nợ và thanh toỏn cụng nợ của cụng ty TNHH TM&DV Việt Hàn trong quý IV/2008 được thể hiện qua: