PHIẾU XUẤT KHO
2.2.4- Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu.
Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Tài khoản kế toán sử dụng theo quy định của TCT Điện lực Việt Nam. Kế toán nguyên vật liệu ở Công ty sử dụng một số tài khoản sau :
- TK 152 : Nguyên liệu, vật liệu
TK 152 được mở các tài khoản cấp 2,3,4 sau : TK 1521 : Nhiên liệu
TK 15218 Nhiên liệu khác được mở chi tiết cho từng kho(VD : TK 15218F0 mở chi tiết cho kho 0)
TK 15222 : Vật liệu phụ (chi tiết cho từng kho) TK 1523 : Phụ tùng thay thế
TK 15231 : Công tơ (chi tiết từng kho) TK 15238 : Phụ tùng khác (chi tiết từng kho) TK 1525 : Phế liệu(chi tiết từng kho)
TK 1528 : Hàng Sida
TK 15281 : Hàng Sida thông tin TK 15282 : Hàng Sida giá thấp TK 15283 : Hàng Sida giá cao
TK 15285 : Hàng Sida viện trợ TK 15286 : Hàng Sida trong nước
Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản như: TK 331 "phải trả người bán" được mã hoá chi tiết theo từng khách hàng.
TK 3363 "Vãng lai trong nội bộ Công ty"… 2.2.4.1- Tổ chức kế toán nhập nguyên vật liệu * Quy trình nhập liệu :
Nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu nhập từ mua sắm mới, đối tác của Công ty có thể là các doanh nghiệp nhà nước, tư nhân trong và ngoài nước. Việc mua sắm chủ yếu được thực hiện theo quy chế đấu thầu. Ngoài ra Công ty còn có các nguồn nhập khác như nhập từ nguồn vốn vay ADB phục vụ cho dự án ADB, nhập từ xây dựng cơ bản phục vụ cho các công trình đầu tư xây dựng cơ bản.
Hàng ngày, khi nhận được chứng từ là các phiếu nhập kho kế toán tiến hành kiểm tra, xác nhận và nhập dữ liệu từ chứng từ gốc vào chứng từ máy đã được mã hóa, cài đặt sẵn trong chương trình quản lý vật tư như sau : Để tiến hành nhập liệu vào máy kế toán vật tư vào phần nghiệp vụ trên giao diện màn hình rồi chọn : "Nhập vật tư"
- Trường hợp nhập kho do mua sắm mới, thủ kho vào thẻ kho và chuyển cho kế toán nguyên vật liệu, kế toán tập hợp phiếu, kiểm tra và tiến hành nhập dữ liệu vào máy.
+ Nếu là vật tư mới chưa có trong danh điểm vật tư thì kế toán phải tiến hành khai báo mới theo tuần tự mã kho, mã tài khoản, mã vật tư, tên vật tư.
+ Nếu là vật tư đã có sẵn trong danh điểm vật tư rồi thì kế toán chỉ cần thực hiện luôn việc nhập liệu trên chứng từ của máy.
Cụ thể từ phiếu nhập kho số 05/1 ngày 8 tháng 12 năm 2007 kế toán vật tư nhập dữ liệu vào máy. Sau khi chọn " nhập mới" và nhấn "thêm" ở góc dưới bên trái màn hình để nhập số liệu của chứng từ mới vào máy.
Kế toán thực hiện tuần tự các bước sau :
+ Căn cứ vào số phiếu nhập kho ghi vào số chứng từ, và ngày tháng trên phiếu ghi vào ngày chứng từ.
+ Số ghi sổ, và ghi ngày tháng ghi sổ chính là ngày nhập chứng từ. + Người nhập : ghi tên người nhập vật tư
+ Địa chỉ : + Đơn vị :99
+ Về khoản: diễn giải nhập mới vật tư của đơn vị nào
+ Lý do : ấn enter chọn mã lý do máy tự động hiện ra lý do nhập là gì + Kho: vào đúng mã kho trên phiếu máysẽ tự động hiện ra tên kho
+ Khai báo TK có: 33111 038 máy tự động ra tên đơn vị cung cấp vật tư. + Số hóa đơn, ngày hóa đơn, và thuế suất thuế GTGT được ghi đúng như trên hoá đơn GTGT.
+ Ô số lượng: điền vào đúng số lượng trên phiếu nhập 08/12/2007
+ Ô đơn giá: điền đơn giá
Máy sẽ tự động tính ra số tiền (kế toán sẽ tiến hành kiểm tra đối chiếu với số tiền trên phiếu nhập kho), và cũng tự động tính ra số thuế GTGT được khấu trừ, tổng tiền thanh toán. Sau khi nhập đủ dữ liệu thì kích chuột vào ô Lưu, máy sẽ lưu và truyền số liệu vào các sổ chi tiết, các bảng tổng hợp và sổ tổng hợp.
- Trường hợp nhập vật tư thừa: các vật tư mới xuất ra công trình sử dụng không hết (nếu về nhập kho hoặc để lại bộ phận sử dụng) căn cứ vào phiếu báo số nguyên vật liệu còn thừa, phiếu nhập kho số 03/5 ngày 30/12/04 về việc nhập vật tư thừa của Điện lực Ba Đình kế toán ghi:
Nợ TK 15222F2: 990.990 Có TK 336313F: 990.990
Quy trình nhập từ chứng từ gốc vào máy tương tự như phần nhập do mua ngoài
Trường hợp nguyên vật liệu thu hồi nhập kho: Các đơn vị quản lý vật tư thiết bị làm thủ tục nhập lại kho Công ty. Đối với những nguyên vật liệu còn có
30/12/200730/12/2007 30/12/2007
thể sử dụng được nếu có nhu cầu sử dụng thì các đơn vị làm đơn đề nghị được Giám đốc ký duyệt, phải làm thủ tục nhập xuất thẳng qua kho của Công ty và phải có biên bản đối chiếu vật tư thu hồi được phòng vật tư và phòng TCKT xác nhận về số lượng và giá trị nguyên vật liệu thu hồi.
Cụ thể căn cứ vào phiếu nhập kho số 03/5 ngày 29/12/07 về nhập vật tư thu hồi từ ĐL Ba Đình: nhập 25 cáp ngầm M3*240, đơn giá 109.991 kế toán ghi
Nợ TK1525F4: 2.749.775
Có TK1363231: 2.749.775
- Nhập vật tư từ xây dựng cơ bản: trong trường hợp vật tư của các công trình xây dựng cơ bản không dùng đến , mà một đơn vị bên sản xuất thiếu đang cần dùng đến thì đề nghị chuyển nhượng.
Cụ thể: căn cứ vào phiếu nhập kho số 05/18 ngày 27/12/07 về nhập vật tư từ XDCB 19 công tơ 1 pha 10/40A- Thái lan, đơn giá 135.660 kê toán ghi
Nợ TK 15231F6: 2.577.540 Có TK 33883: 2.577.540
Kế toán nhập liệu cũng tương tự như các phần trên.
27/12/20027/12/200 27/12/200
2.2.4.2- Tổ chức kế toán xuất nguyên vật liệu.
- Quy trình tính giá vốn thực tế vật liệu xuất kho Công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền tức thời để tính đơn giá xuất kho. Và đã cài đặt sẵn công thức tính trong máy. Vì vậy, mỗi lần xuất kho kế toán viên chỉ cần nhập số lượng xuất máy sẽ tự động tính ra đơn giá xuất kho cho từng lần xuất theo công thức sau :
ĐGBQ
tức thời =
GTrị NVL tồn kho cuối ngày (hoặc cuối kỳ) trước
chuyển sang
+
Tổng GTrị NVL mua vào đến thời điểm
xuất kho Slượng NVL tồn kho
cuối ngày(hoặc cuối kỳ) trước chuyển sang
+
Tổng số lượng NVL mua vào đến thời điểm
*) Quy trình nhập liệu :
Hàng ngày, khi nhận được phiếu xuất kho do thủ kho chuyển lên, kế toán tập hợp lại theo từng đối tượng tập hợp chi phí, sau đó nhập phần số lượng vào máy tính và khoá sổ, máy sẽ tự tính gía trị thực tế nguên vật liệu xuất kho, theo công thức :
Giá vốn TT
NVL xuất kho = ĐGBQ xuất kho x Số lượng NVL xuất kho
Công ty nhập nguyên vật liệu về chủ yếu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh và vận hành lưới điện, sửa chữa các thiết bị điện….(xuất dùng), ngoài ra còn có hoạt động xuất bán và xuất XDCB.
- Đối với nguyên vật liệu xuất dùng bao gồm: xuất cho vận hành, xuất cho công trình sửa chữa lớn, xuất cho các công trình đầu tư xây dựng.
+ Xuất cho công trình sửa chữa lớn
Cụ thể từ phiếu xuất kho số 49 ngày 31/12/07 về việc xuất vật tư cho XN cơ điện Đông Anh 12/04 dùng cho công trình sửa chữa lớn với giá trị vật tư là 8.460.000
Nợ TK 241312: 8.460.000 Có TK 152: 8.460.000
+ Xuất cho các công trình đầu tư xây dựng
Cụ thể từ phiếu xuất kho số 213 ngày 27/12/07 về việc xuất 300 Công tơ 1FA 220V 10-40A cho ĐL Đông Anh
Nợ TK 336332 (Nguồn vốn KHCB): 31.500.000 Có TK 152 : 31.500.000
+ Xuất vận hành
Cụ thể từ phiếu xuất kho số 006488 ngày 16/12/2007 xuất vật tư cho ĐL Ba Đình 300 công tơ 1 FA 220V 10-40A. Kế toán sẽ định khoản trên máy theo định khoản sau:
Nợ TK 336313F: 31.500.000
Có TK 15231F6: 31.500.000
Kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy theo quy trình nhập liệu sau : Trên giao diện màn hình nền, kế toán vào phần nghiệp vụ xuất vật tư chọn nghiệp vụ "xuất dùng"
Khi phiếu xuất vật tư hiện ra, nhấn nút Thêm để nhập chứng từ mới với quy trình nhập liệu như sau:
+ Nhập số chứng từ, và ngày chứng từ đúng với số và ngày trên phiếu xuất kho, và vào số ghi sổ, ngày ghi sổ chính là ngày nhập liệu.
+ Người nhận ; địa chỉ của bộ phận sử dụng vật tư ; Đơn vị (chỉ cần đánh mã đơn vị máy sẽ tự động hiện ra tên đơn vị sử dụng vật tư)
+ Về khoản :
+ Lý do : cũng chỉ cần nhập mã lý do máy sẽ tự động ra tên lý do xuất vật tư là gì
+ Công trình : cũng chỉ cần đánh mã tên công trình + Kho : mã kho máy sẽ tự động ra tên kho
+ Khai báo tài khoản nợ, rồi khai báo mã vật tư máy sẽ tự động ra tên vật tư
+ Khai báo TK có với lượng xuất kho, máy sẽ tự tính ra đơn giá và thành tiền.
Sau khi nhập xong, nhấn vào nút Lưu để lưu số liệu vào máy.
Cụ thể từ phiếu xuất kho số 006488 ngày 16/12/2007 xuất vật tư cho ĐL Ba Đình : 300 công tơ 1 FA 220V 10-40A kế toán định khoản trên máy như sau:
Nợ TK 336313F: 31.500.000
Có TK 15231F6: 31.500.000