ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 07 tháng 12 năm 2007 Số : 576 Nợ: …………. Có: ………… Họ tên người giao hàng: Công Ty TNHH NN một thành viên 19/5 Hà Nội Theo: hoá đơn số 01208 . Ngày 07 tháng 12 năm 2007
Của: Công ty TNHH NN một thành viên 19/5 Hà Nội Nhập tại :kho NVL
ST T
Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm, hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập A B C D 1 2 3 4 01 Cotton NT 32/1- Cthô 0103038 Kg 1539,1 38.182 58.765.916 Cộng 1539,1 58.765.916
Tổng số tiền bằng chữ: Năm mươi tám triệu, bảy trăm năm mươi sáu nghìn, chín trăm mười sáu đồng chẵn.
Nhập, ngày 07 tháng 12 năm 2007 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2.2.3.1.2- Xuất kho
* Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu.
Hàng tháng, hoặc hàng quý căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, định mức tiêu hao và khả năng thực hiện, các bộ phận trong nội bộ đơn vị phải lập kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu. Kế hoạch này phải lập sát với thực tế và có trừ đi số nguyên vật liệu còn tồn đầu kỳ để trình thủ trưởng đơn vị xét duyệt. Nếu được thì phòng vật tư làm thủ tục cấp phát cho các đơn vị sử dụng. Trường hợp xuất nguyên vật liệu để xử lý sự cố thì cũng phải được thủ trưởng đơn vị phê duyệt để giải quyết khắc phục sự cố nhanh nhất, sau khi kết thúc sự cố đơn vị phải làm thủ tục cho đúng với quy định.
- Nguyên vật liệu xuất kho phải có thủ tục sau:
+ Tất cả nguyên vật liệu đưa ra khỏi kho phải có phiếu xuất kho hợp lệ. + Trường hợp cần thiết phải điều chỉnh do các nguyên nhân ghi chép sai sót, nhầm lẫn về danh điểm, đơn vị tính, giá cả… thì trách nhiệm thuộc bộ phận nào thì bộ phận đó phải điều chỉnh.
+ Nguyên vật liệu nhập kho theo đơn vị tính nào thì khi xuất kho phải bằng đơn vị tính đó.
- Các bộ phận có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu phải làm giấy đề nghị gửi cho phòng vật tư. Nếu nguyên vật liệu nằm trong kế hoạch thì phải được thủ trưởng đơn vị xét duyệt.
- Trường hợp xuất nguyên vật liệu cho đầu tư xây dựng, sửa chữa lớn ngoài các thủ tục trên còn phải căn cứ vào tiền lượng dự đoán và tiến độ thực hiện để lập phiếu xuất kho.
- Trường hợp xuất bán nguyên vật liệu trong nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của đơn vị thì thực hiện theo quy địn.
- Trường hợp nhượng bán, cho vay ngoài thủ tục trên, giấy xin cấp nguyên vật liệu phải được thủ trưởng đơn vị ký duyệt.
- Trường hợp nguyên vật liệu phát hiện thừa trong kiểm kê, căn cứ vào biên bản của hội đồng kiểm kê và ý kiến giải quyết của thủ trưởng đơn vị phòng vật tư và phòng tài chính kế toán xử lý theo quy đinh.
* Trình tự luân chuyển chứng từ.
- Căn cứ vào kế hoạch được duyệt và giấy đề nghị xuất kho nguyên vật liệu (hoặc tờ trình xin cấp nguyên vật liệu cho sự cố), phòng vật tư sẽ tiến hành viết phiếu xuất kho nguyên vật liệu theo mẫu quy định. Khi lập phiếu xuất kho phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu sau: STT; tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư; mã số; ĐVT; số lượng; đơn giá; thành tiền; tài khoản hạch toán… Phiếu xuất kho cũng yêu cầu lập tối thiểu là 4 liên: 1 liên lưu ở phòng vật tư, 1 liên lưu ở đơn vị nhận vật tư, 1 liên lưu ở phòng tài chính kế toán, 1 liên lưu cuống.
Thủ tục xuất kho được khái quát như sau :
Phiếu xuất kho sau khi được ký duyệt, chuyển cho thủ kho để thực hiện việc cấp phát. Căn cứ vào phiếu xuất kho , thủ kho giao vật tư hàng hoá cho người nhận, ghi số thực xuất, ngày tháng năm xuất, thủ kho và người nhận cùng ký tên vào phiếu xuất. Định kỳ thủ kho giao phiếu cho phòng Vật tư và phòng Tài chính kế toán để ghi chép vào sổ sách và lập báo cáo vật tư theo quy định. Kế toán vật tư và thủ kho phải đối chiếu và ký xác nhận sau khi nhận phiếu xuất kho.
Thủ tục lập và luân chuyển chứng từ ở Công ty được tổ chức chặt chẽ giữa các bộ phận, đảm bảo quá trình nhập-xuất thuận lợi đúng quy định. Song mặc dù phòng Kế hoạch đã xây dựng được định mức sử dụng vật tư nhưng Công ty không sử dụng "Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức" mà khi có yêu cầu về vật tư lập phiếu cho xuất vật tư ngay. Việc quản lý như vậy có thể dẫn đến sử dụng lãng phí vật tư mà kế toán không kiểm soát được.