II. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU CỦA CễNG TY
2. Quỏ trỡnh tổ chức hoạt động nhập khẩu của Cụng ty MESCO
Quy trỡnh nhập khẩu của Cụng ty MESCO được thực hiện thụng qua cỏc bước sau đõy:
2.1. Nghiờn cứu thị trường
Việc nghiờn cứu thị trường trong và ngoài nước do hai phũng kế hoạch và đầu tư kết hợp với phũng tư vấn mua sắm và đầu tư quốc tế tổ chức thực hiện. Hai phũng này cú nhiệm vụ hỗ trợ lẫn nhau trong quỏ trỡnh điều tra nhu cầu thị trường về ngoài nước, nghiờn cứu kỹ đối tỏc nước ngài về khả năng cung ứng hàng hoỏ dịch vụ, đặc tớnh của sản phẩm hàng hoỏ dịch vụ đú và giỏ cả cụng dụng của nú. Mọi thụng tin về đối thủ cạnh tranh phải được phản ỏnh kịp thời để ban lónh đạo cú sỏch lược đối phú với những biến động trờn thị trường.
2.2. Lập phương ỏn kinh doanh
Sau khi nghiờn cứu kỹ thị trường trong và ngoài nước nắm rừ tỡnh hỡnh cỏc mặt hàng bước tiếp theo doanh nghiệp lập phương ỏn kinh doanh cụ thể cho mặt hàng đú. Phương ỏn kinh doanh phải lập cụ thể và chi tiết đồng thời dự kiến được cỏc vấn đề phỏt sinh. Phương ỏn kinh doanh do ban lónh đạo cấp cao của cụng ty lập ra dưới sự tư vấn đúng gúp ý kiến của cỏc phũng ban trong toàn cụng ty.
2.3. Đàm phỏn và ký kết hợp đồng
* Đàm phỏn
Phương ỏn kinh doanh được phờ duyệt doanh nghiệp đó lựa chọn được đối tỏc cho phự hợp với mục tiờu đó đề ra, cỏc bờn tiếp xỳc với nhau qua bàn đàm phỏn để thương thuyết hay mặc cả cỏc vấn đề liờn quan đến hàng hoỏ như: giỏ cả, chất lượng, cụng dụng, địa điểm và thời gian giao hàng… sau khi
cuộc đàm phỏn kết thỳc cỏc bờn thống nhất được ý kiến bước tiếp theo là ký kết hợp đồng.
Bản ký kết hợp đồng thụng thường đó được bờn cung ứng soạn thảo sẵn với cỏc điều khoản liờn quan đến hàng hoỏ về vấn đề liờn quan đến khiếu nại, khiếu kiện. Sau khi xem xột xong bản hợp đồng phự hợp với yờu cầu cỏc bờn ký kết vào bản hợp đồng quan hệ phỏp lý được xỏc lập kể từ khi hai bờn ký vào bản dự thảo hợp đồng và cỏc bờn cú nghĩa vụ phải thực hiện đỳng như yờu cầu trong hợp đồng đó ký kết.
2.4. Tổ chức thực hiện nghĩa vụ hợp đồng
* Bờn cung ứng:
- Chuẩn bị hàng hoỏ: Đảm bảo phự hợp với hợp đồng, giao đỳng thời hạn
- Phiếu đúng gúi: phải được lập thành một số bản, trong đú cú 1 bản để ngay trong kiện hàng, bản cũn lại gửi theo kốm chứng từ cho người mua và để khai bỏo hải quan nếu cần.
- Giấy chứng nhận phẩm chất
- Làm đầy đủ thủ tục và xin phộp xuất khẩu
- Làm thủ tục hải quan để xin phộp xếp hàng xuống tàu
- Bốc xếp hàng xuống tàu tại cảng đầu tiờn theo quy định trong hợp đồng vận tải.
- Làm mọi thủ tục để nhận định thanh toỏn tiền hàng theo đỳng quy định của hợp đồng mở L/C.
* Bờn mua: Bờn mua cú nghĩa vụ sau: - Làm thủ tục xin phộp nhập khẩu - Làm thủ tục mở L/C
- Sau khi mở L/C đụn đốc bờn cung ứng thụng bỏo về tỡnh hỡnh giao hàng, tin tàu
- Thuờ tàu (nếu hợp đồng thoả thuận nghĩa vụ này thuộc người mua) - Mua bảo hiểm
- Làm thủ tục khai bỏo hải quan theo yờu cầu của nhà nước
- Nhận hàng: Cú thể trực tiếp nhận hàng hay nhận hàng qua cảng. Riờng đối với Cụng ty MESCO nhận hàng qua cảng.
- Kiểm tra hàng
- Thanh toỏn tiền hàng.
Trờn đõy là quy trỡnh tiến hành nhập khẩu của Cụng ty MESCO. Quy trỡnh này được tiến hành khỏ chặt chẽ và bài bản, mỗi giai đoạn được tập thể ban lónh đạo nghiờn cứu rừ ràng tỉ mỉ phự hợp với quy định của hợp đồng quốc tế. Qua đõy cũng cho thấy nghiệp vụ xuất nhập khẩu của cụng ty ngày càng được hoàn thiện.