CÁC CHỨC NĂNG KHÁC
5.1 TèM KIẾM VÀ THAY THẾ
5.1.1 Tỡm kiếm: Để tỡm kiếm một hay một nhúm từ ta thực hiện như sau:
• Chọn menu Edit – Find hay nhắp tổ hợp phớm Ctrl – F.
• Nhập nội dung cần tỡm trong khung Find What, cú thể nhập dấu tiếng Việt nhưng chỉ hiển thị mó.
• Khung Search: Xỏc định khoảng tỡm kiếm.
• Chọn mục Match Case nếu muốn trong quỏ trỡnh tỡm kiếm cú phõn biệt chữ hoa và thường
• Chọn mục Find whole words only: Để qui định nội dung là một từ riờng biệt chứ khụng phải thành phần của một từ lớn.
• Nhắp nỳt Find next bắt đầu tỡm, sau khi tỡm thấy Word sẽ đỏnh dấu từ tỡm được trờn văn bản, nếu muốn tỡm tiếp nhấn nỳt Find next , nhấn nỳt Cancel để kết thỳc.
5.1.2 Thay thế:
• Chọn menu Edit – Replace hay nhắp tổ hợp phớm Ctrl – H
• Nhập nội dung cần tỡm trong khung Find What, cú thể nhập dấu tiếng Việt nhưng chỉ hiển thị mó.
• Nhập nội dung muốn thay thế trong khung Replace With
• Nhắp nỳt Find next để bắt đầu tỡm, nếu tỡm thấy từ đú sẽ bị đỏnh dấu.
• Để thay thế từ vừa tỡm thấy nhắp vào nỳt Replace, thay thế hết cỏc từ nhắp nỳt Replace All. Sau khi thay thế xong word xuất hiện thụng bỏo đề nghị nhắp OK để chấp nhận
5.2 DI CHUYỂN NHANH ĐẾN TRANG VĂN BẢN
• Vào menu Edit – Go to ...
• Chọn mục Page trong khung Go to what
• Nhập số trang cần di chuyển tới trong khung Enter page number. Cú thể nhập dấu “+” hay “-“ trước số trang để di chuyển xuống hay lờn bao nhiờu trang tớnh từ trang hiện hành.
• Nhắp nỳt Next để di chuyển
• Nhắp Close để đúng lại
5.3 TRỘN THƯ
Mail merge là chức năng lắp ghộp nội dung từ 2 tập tin văn bản thành một tập tin thứ 3
hay chỉ pha trộn tới đõu in ra tới đú. Chức năng này rất thuận lợi nếu ta muốn gửi đi một thư mời, giấy bỏo nhập học...
Để thực hiện in trộn cần phải cú 2 tập tin:
• Tập tin chớnh (main document) chứa nội dung của văn bản muốn in ra
• Tập tin dữ liệu (data document) là một bảng mà dũng đầu tiờn chứa tiờu đề cho cột
số liệu tương ứng (header recorrd) trờn đú cú cỏc trường (Fields name) và đõy phải là dũng đầu của văn bản, cỏc dũng cũn lại chứa số liệu chi tiết gọi là cỏc mẫu tin (data record ), trong mỗi data record chia ra một đến nhiều trường (Field).
Vớ dụ : Tập tin đăng ký học tại trung tõm tin học như sau :
S TT
HOTEN DIACHI LOP (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
HOC
NGAY HOC
1 Nguyễn Thị
Anh Hưng Đạo12 Trần Bản Căn 00 05/09/20
2 Trần Văn
Danh Khải 1B Trần .Q. rd Wor 00 10/09/20
3 Lờ Thị Thanh 4 Lờ Thỏnh Tụn Exc el 15/09/20 00 Cỏch thực hiện:
+ Tạo tập tin dữ liệu và ghi vào đĩa. + Tạo tập tin chớnh:
• Mở một file mới (nếu mới khởi động Word thỡ đó cú sẵn 1 file trắng, nếu khụng dựng lệnh File – New, hay nhấn Ctrl – N hay nhắp vào biểu tượng New trờn thanh cụng cụ để tạo một file mới.
Đối với word 97 hay word 2000 ta thực hiện như sau :
• Chọn Create trong mục 1- Main Document để chọn dạng của tập tin chớnh, cú thể chọn cỏc mục sau tựy theo yờu cầu:
From Letters: Tạo mẫu thư
Mailing Labels: Tạo nhón thư
Envelopes: Tạo phong bỡ
• Chọn Get data :
Chọn Open Data Source nếu tập tin dữ liệu đó cú sẵn và hộp hội thoại Open Data Source xuất hiện để ta chọn tập tin dữ liệu nguồn
Chọn Create Data Source : Nếu tập tin dữ liệu nguồn chưa được tạo, hộp hội thoại Create Data Source xuất hiện để ta nhập dữ liệu
• Nhấn nỳt Close để trở về màn hỡnh soạn thảo của tập tin chớnh và phải thấy thanh cụng cụ mail merge như sau :
View merge data Check for Error First Mail Merge Helper Merge to New
Document
Previous Next Last edit data
Merge to print Source Merge mail Find record
- View Merge Data: Dựng để trộn thử với một record của tập tin dữ liệu nguồn, muốn thử trộn với bản ghi trước, sau, đầu, cuối ta nhắp vào cỏc nỳt : Previonus, Next, First, Last
- Mail Merge Helper: Trở lại màn hỡnh hướng dẫn Mail Merge Helper - Check error: Thực hiện trộn thử xem cú lỗi khụng
- Merge Mail to Document: Thực hiện trộn và chứa kết quả lờn màn hỡnh để sau đú lưu kết quả vào một tập tin trờn đĩa
- Merge to Print: Thực hiện trộn và in kết quả ra giấy
- Merge Mail: Bao gồm cả 2 biểu tượng Merge Mail to Document và Merge to Print - Find record: Tỡm record
• Trờn tập tin chớnh, nếu muốn lấy dữ liệu từ tập tin dữ liệu, ta đặt con trỏ nơi muốn đưa dữ liệu ở tập tin dữ liệu vào, nhắp chọn mục Insert Merge Field trờn thanh cụng cụ Merge Mail để chọn cỏc trường cần chốn vào.
Đối với word 2003 ta thực hiện như sau :
- Vào menu Tools – Letters and Mailings – Mail Merge, Hộp hội thoại Mail Merge xuất hiện, (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Chọn Letters , nhấn Next : starting document, chọn Use the current document ( Tài liệu hiện hành ), nhấn next select recipients, chọn Use an existing list sau đú nhấn nỳt Brow sau đú chọn tập tin dữ liệu đó tạo trước đú :
Nhấn nỳt Select All – OK, Sau đú nhấn nỳt Next : Write your letters. Tiếp theo nhấn nỳt
Next Preview your letters, cuối cựng nhấn nỳt Next : Complete the merge để kết thỳc. Khi xong cú thể nhấn dấu (X) phớa trờn bờn phải để đúng hộp thoại Mail Merge để giải phúng màn hỡnh.
Nếu thanh cụng cụ Mail merge chưa hiện lờn thỡ ta bật nú lờn bằng cỏch : Vào menu View – Toolsbard – chọn Mail merge
- Muốn chốn cỏc trường vào cũng thực hiện như word 2000, để con trỏ nơi cần chốn, nhấn nỳt Insert merge Field, chọn trường cần chốn vào, nhấn nỳt Insert để chốn vào
Chương 6