Handico52
Cụng tỏc đấu thầu của Cụng ty đạt hiệu quả hay khụng phụ thuộc khụng nhỏ vào qui trỡnh đấu thầu. Sau nhiều năm tham gia đấu thầu Cụng ty đó xõy dựng được một qui trỡnh đấu thầu khoa học và hiệu quả gồm 8 bước như sau:
Bước 1: Thu thập thụng tin tổng hợp liờn quan đến gúi thầu như: chủ đầu tư, thời hạn nộp Hồ sơ dự thầu, thời gian mở thầu, nguồn vốn của dự ỏn, yờu cầu bảo lónh, đối thủ cạnh tranh,hỡnh thức tham dự thầu….
Bước 2: Ra quyết định dự thầu
Bước 3: Mua và nghiờn cứu Hồ sơ mời thầu: xem xột cỏc yờu cầu của chủ đầu tư nờu trong Hồ sơ mời thầu.
Bước 4: Lập Hồ sơ dự thầu.
Bước 5: Trỡnh duyệt, hoàn thiện, photo, đúng gúi và nộp Hồ sơ dự thầu. Bước 6: Tham dự mở thầu.
Bước 8: Hậu đấu thầu.Biểu đồ 1.4:Qui trỡnh đấu thầu của cụng ty
Thu thập thụng tin
Khụng tham gia Tham gia
Mua và nghiờn cứu hồ sơ mời thầu
Lập hồ sơ dự thầu
Trỡnh duyệt, hoàn thiện và nộp hồ sơ dự thầu
Trượt thầu
Trỳng thầu
Hậu đấu thầu
( Nguồn : Phũng Đầu tư Cụng ty Handico52)
Gửi thư từ chối ( nếu nhận được
thư mời thầu) Ra quyết định dự thầu Lưu hồ sơ, phõn tớch, tỡm nguyờn nhõn và rỳt kinh nghiệm Tham dự mở thầu Thương thảo và ký hợp đồng
1.2.2.1. Thu thập thụng tin, xem xột hồ sơ mời thầu
Đõy là cụng tỏc đầu tiờn trong qui trỡnh đấu thầu bởi phải tỡm hiểu được thụng tin và xỏc định được yờu cầu thi cụng của gúi thầu thỡ Cụng ty mới ra quyết định cú nờn tham dự đấu thầu hay khụng. Cụng ty cú thể tỡm kiếm thụng tin qua cỏc kờnh bỏo giấy, bỏo điện tử, truyền hỡnh, truyền thanh, qua thư mời thầu hoặc qua cỏc mối quan hệ với cỏc nhà đầu tư…sau đú Cụng ty đưa ra cỏc đỏnh giỏ về cỏc yờu cầu về tài chớnh, kỹ thuật của gúi thầu và cõn nhắc về khả năng của Cụng ty. Cỏc hoạt động này chỉ diễn ra trong thời gian ngắn và cỏc bỏo cỏo về gúi thầu chỉ ở mức độ khỏ sơ khai tuy nhiờn đũi hỏi độ chớnh xỏc cao; bởi nếu đỏnh giỏ sai lầm sẽ dẫn tới tỡnh huống Cụng ty bỏ lỡ gúi thầu tương xứng với tiềm lực của mỡnh hoặc Cụng ty tham gia đấu thầu một gúi thầu khụng phự hợp với khả năng.
1.2.2.2. Ra quyết định dự thầu
Sau khi tỡm hiểu sơ bộ về gúi thầu, Cụng ty tiếp tục tỡm hiểu cỏc chi tiết về đối thủ cạnh tranh. Đối thủ cạnh tranh trong giai đoạn này là hoàn toàn bớ mật, doanh nghiệp chỉ cú thể dự đoỏn hoặc qua cỏc kờnh thụng tin khụng chớnh thức để dự đoỏn ai sẽ là đối thủ cạnh tranh với Cụng ty gúi thầu này. Trong quỏ trỡnh tỡm hiểu cỏc doanh nghiệp cựng ngành, Cụng ty sẽ phỏng đoỏn giỏ gúi thầu, cỏc phương thức kỹ thuật thực hiện dựa trờn năng lực hiện cú của đối thủ từ đú chuẩn bị cỏc phương ỏn phự hợp.
Hoàn thành cỏc cụng tỏc trờn, cỏn bộ đấu thầu bỏo cỏo với Ban giỏm đốc để xin quyết định thực hiện gúi thầu hay khụng. Nếu giỏm đốc dồng ý thỡ tiến hành cử người đi mua Hồ sơ mời thầu và bắt đầu phõn cụng cụng việc chuẩn bị soạn Hồ sơ dự thầu.
1.2.2.3.Mua và nghiờn cứu Hồ sơ mời thầu
Cụng tỏc chuẩn bị Hồ sơ đấu thầu là cụng tỏc tốn nhiều thời gian và chi phớ nờn cụng tỏc đỏnh giỏ gúi thầu là rất cần thiết. Cụng ty thường tỡm hiểu gúi thầu mỡnh định tham gia thụng qua Hồ sơ mời thầu.
Đầu tiờn phải xỏc định thời gian mở thầu và đúng thầu. Cần phải xỏc định và ghi nhớ 2 cột mốc thời gian này để đảm bảo sau khi soạn xong Hồ sơ dự thầu sẽ khụng vượt quỏ cỏc mốc thời gian trờn.
Nội dung “ chỉ dẫn đối với nhà thầu” trong Hồ sơ mời thầu cung cấp thụng tin về yờu cầu kỹ thuật, năng lực tài chớnh, cỏch thức nộp Hồ sơ dự thầu , thời hạn nộp Hồ sơ dự thầu và cỏc qui định loại bỏ Hồ sơ dự thầu, … Đõy khụng phải là cỏc nội dung chi tiết nhưng nú giỳp cho chủ đầu tư trỏnh mắc sai lầm khụng cần thiết khi chuẩn bị Hồ sơ dự thầu.
Cụng ty đặc biệt quan tõm đến bản thiết kế kỹ thuật và bản tiờn lượng trong Hồ sơ mời thầu vỡ đõy là nội dung hết sức quan trọng với cỏc gúi thầu xõy lắp. Nú cung cấp
yờu cầu về khối lượng và chất lượng cụng trỡnh, dự toỏn khối lượng từng loại cụng việc mà Cụng ty cần thực hiện nờn là cơ sở rất quan trọng cho Cụng ty để tớnh giỏ dự thầu.
Ngoài ra cũn cú mẫu bảo đảm dự thầu, bản dự thảo hợp đồng cũng là mối quan tõm của doanh nghiệp. Mẫu bảo đảm dự thầu cung cấp thụng tin để Cụng ty xỏc định mức bảo lónh dự thầu. Cũn bản dự thảo hợp đồng cho biết cỏc điều khoản, quyền lợi nhiệm vụ cỏc bờn trong hợp đồng để giảm bớt thời gian cho quỏ trỡnh ký hợp đồng sau này.
Trong Hồ sơ mời thầu tuy đầy đủ nhưng vẫn chưa cho ta biết thực tế cụng trỡnh được thực hiện ở đõu, điều kiện địa lý như thộ nào do đú cần cử người đến tận hiện trường thi cụng để nắm bắt rừ tỡnh hỡnh, xỏc định điều kiện thuận lợi và khú khăn trong mụi trường làm việc mới. Cụng tỏc khảo sỏt hiện trường sẽ cho biết thụng tin về điều kiện địa lý, khớ hậu, kinh tế- xó hội, nguồn nguyờn vật liệu, đơn giỏ xõy dựng tại địa phương, giỏ nhõn cụng, mỏy múc thuờ mua tại địa phương trong trường hợp phải thuờ mướn. Cỏc thụng tin này bổ sung vào để tớnh toỏn chi phớ, biện phỏp thi cụng, rồi xỏc định giỏ dự thầu cho gúi thầu.
1.2.2.4. Lập Hồ sơ dự thầu
Hồ sơ dự thầu là nhõn tố quan trọng nhất quyết định khả năng thắng thầu của Cụng ty nờn cần làm tỉ mỉ, cẩn thận từ khõu nhỏ nhất.
Cụng tỏc tuyển nhõn sự
Thụng thường cú một đội ngũ thường xuyờn cho cụng tỏc soạn thảo Hồ sơ mời thầu nhưng bộ phận này khỏ khiờm tốn về nhõn lực nờn với một số gúi thầu lớn hoặc kỹ thuật phức tạp buộc phải điều thờm nhõn sự từ cỏc bộ phận khỏc như phũng tài chớnh- kế toỏn, phũng đầu tư, cỏc ban quản lý dự ỏn trong Cụng ty. Sau khi cú đủ nhõn viờn cần thiết thỡ lập tức phõn cụng cụng việc chia từng nhõn viờn, phõn cụng và gắn trỏch nhiệm cụ thể tới từng người.
Nội dung cụ thể của Hồ sơ dự thầu gồm:
• Nội dung hành chớnh phỏp lý
• Nội dung kỹ thuật
• Nội dung tài chớnh
* Nội dung hành chớnh phỏp lý:
Đơn dự thầu: đõy là nội dung đầu tiờn trong Hồ sơ dự thầu. Cụng ty phải cú đơn dự thầu trỡnh bày theo mẫu cú sẵn trong Hồ sơ mời thầu, trong đú trỡnh bày về giỏ trị hợp đồng hay là giỏ chào thầu, cỏc cam kết thực hiện gúi thầu theo đỳng nội dung hai bờn thỏa thuận nếu Cụng ty trỳng thầu.
Bảo lónh dự thầu: trong nội dung này, Cụng ty cú kốm giấy bảo lónh của tổ chức tớn dụng của Cụng ty, trong đú tổ chức tớn dụng cam kết sẽ hoàn trả cho Bờn mời thầu số tiền bảo lónh dự thầu nếu Cụng ty vi phạm cỏc qui chế trong đấu thầu trong thời gian cú hiệu lực với bảo lónh.
Giấy ủy quyền:
o Giấy ủy quyền thường đi kốm với bảo lónh dự thầu bao gồm một số điều kiện của hợp đồng chớnh.
o Giấy ủy quyền của Giỏm đốc Cụng ty cho người được ủy quyền ký Hồ sơ dự thầu (nếu cú) và ký tắt từng trang Hồ sơ dự thầu (nếu cú).
o Giấy ủy quyền của Giỏm đốc sở giao dịch ngõn hàng cho người được ủy quyền ký cỏc hợp đồng và chứng từ liờn quan đến hoạt động tớn dụng bảo lónh cho Cụng ty. Năng lực nhà thầu
Giấy đăng ký kinh doanh:bao gồm cỏc nội dung:
• Tờn xớ nghiệp, tờn giao dịch, tờn viết tắt.
• Địa chỉ trụ sở chớnh, website,điện thoại, fax, email.
• Ngành nghề kinh doanh.
• Vốn điều lệ.
• Người đại diện theo phỏp luật.
• Thụng tin chung giới thiệu nhà thầu về lịch sử hỡnh thành, phỏt triển. Thụng tin năng lực tài chớnh và kinh nghiệm của Cụng ty bao gồm:
• Nờu tỡnh hỡnh tài chớnh Cụng ty trong những năm gần nhất (thường là 3 năm), nhấn mạnh doanh thu cỏc năm và tỷ suất lợi nhuận trờn doanh thu để khẳng định năng lực tài chớnh của Cụng ty.
• Nội dung bỏo cỏo tài chớnh 3 năm gần nhất đó được kiểm toỏn tại một cụng ty kiểm toỏn nhà nước hay tư nhõn cú uy tớn.
• Tớn dụng và cỏc hợp đồng đang được thi cụng.
• Phụ lục về bảng mỏy múc thiết bị của Cụng ty.
• Danh sỏch cỏc cụng trỡnh tương tự
• Cỏc bản sao của hợp đồng
• Hồ sơ nhõn sự của Cụng ty.
• Kinh nghiệm hoạt động của Cụng ty: số năm hoạt động trong ngành, cỏc cụng trỡnh đó thực hiện, danh mục cỏc dự ỏn tương tự đó thực hiện và danh mụ cỏc dự ỏn đang triển khai tại thời điểm dự thầu.
Cỏc nhõn tố ảnh hưởng đến khả năng thắng thầu của Cụng ty Cỏc nhõn tố ảnh hưởng đến khả năng thắng thầu của Cụng ty Nhõn tố bờn trong Nhõn tố bờn trong
Nội dung này là nội dung đặc biệt quan trọng trong Hồ sơ dự thầu xõy lắpvỡ chỉ khi được chấp nhận về mặt kỹ thuật thỡ nhà thầu mới được Bờn mời thầu xem xột về mặt tài chớnh. Căn cứ vào bản tiờn lượng, bản thiết kế kỹ thuật, cỏc yờu cầu khỏc của chủ đầu tư cựng cỏc điều kiện về địa lý, địa chất, cỏc tuyến giao thụng… tại nơi thi cụng cụng trỡnh dự thầu mà nhà thầu sẽ xõy dựng cỏc nội dung kỹ thuật trong Hồ sơ dự thầu cho phự hợp. Nội dung đú bao gồm:
- Sơ đồ tổ chức hiện trường: dựa trờn tổng mặt bằng xõy dựng và khảo sỏt hiện trường trước đú, Cụng ty tiến hành sắp xếp kho bói chứa nguyờn vật liệu, mỏy múc, thiết bị. Nờu rừ cơ cấu tổ chức lực lượng tham gia thi cụng, lỏn trại cho cụng nhõn tại cụng trường ( trong trường hợp thi cụng xa),cỏc trang thiết bị, phương tiện thi cụng cho cụng trường và đội sản xuất.
- Biện phỏp thi cụng kốm thuyết minh biện phỏp thi cụng : Đõy là nội dung dài nhất, trỡnh bày cụ thể nhất trong bộ Hồ sơ đấu thầu nờu rừ phương phỏp Cụng ty ỏp dụng để thi cụng cụng trỡnh.
- Đề xuất biện phỏp thi cụng: Đõy là đề xuất mụ tả năng lực kỹ thuật của nhà thầu và biện phỏp cụ thể thực hiện gúi thầu. nội dung bao gồm cỏc phương thức thi cụng tổng thể, cỏc biện phỏp thi cụng cụ thể như đổ bờ tụng, xõy tường, đổ mỏi,…Ngoài ra cũn cú thuyết minh biện phỏp thi cụng, an toàn lao động, phũng chỏy chữa chỏy, vệ sinh mụi trường.
- Đặc điểm qui mụ cụng trỡnh Qua cụng tỏc khảo sỏt thực địa , Cụng ty rỳt ra cỏc đặc điểm của cụng trỡnh:
• Vị trớ cụng trỡnh.
• Đặc điểm địa hỡnh, địa chất nơi thi cụng xõy dựng.
• Qui mụ, khối lượng cụng trỡnh.
• Cỏc thụng số kỹ thuật.
• Bảng kờ khai khối lượng cụng tỏc xõy lắp chủ yếu. - Tiến độ thi cụng
Cụng ty cam kết luụn hoàn thành cỏc đề mục theo đỳng tiến độ đó thỏa thuận trong hợp đồng. Nờu rừ ràng, cụ thể cỏc trỡnh tự thi cụng, đảm bảo sự hài hũa, hợp lý giữa cỏc hạng mục cụng tỏc cú liờn quan tới nhau.
Nội dung tài chớnh
Giỏ dự thầu cú kốm thuyết minh và biểu giỏ chi tiết. Điều kiện thanh toỏn
Dựa trờn cỏc nội dung của bản tiờn lượng dự toỏn thiết kế và bản vẽ hạng mục cụng trỡnh cú trong Hồ sơ mời thầu của Cụng ty.
Dựa trờn đơn giỏ nguyờn vật liệu, nhõn cụng, mỏy múc thiết bị , cỏc chế độ lương thưởng cho cỏn bộ cụng nhõn viờn tại thời điểm lập Hồ sơ và dựa trờn đơn giỏ nhà nước qui định.
Dựa trờn biện phỏp tổ chức thi cụng cụng trỡnh của Cụng ty. Xỏc định đơn giỏ dự thầu
j m
i J
dth Q D
Q = ∑ =1 *
Trong đú: Qj: Khối lượng cụng tỏc xõy lắp thứ j do Bờn mời thầu cung cấp trờn cơ sở bản tiờn lượng và thiết kế thi cụng của Cụng ty.
Dj: Đơn giỏ dự thầu cụng tỏc xõy lắp thứ j do nhà thầu lập ra theo hướng dẫn chung về giỏ Xõy dựng.
Căn cứ vào giỏ cả thị trường và điều kiện cụ thể của Cụng ty ta cú: ) 1 ( * trg rr XLj j G K K D = + +
Trong đú: Ktrg: Hệ số trượt giỏ Krr: Hệ số rủi ro
G
XLj
: Giỏ thành xõy lắp của cụng tỏc xõy lắp thứ j
M: Số lượng cụng tỏc xõy lắp do chủ đầu tư xỏc định trong Hồ sơ mời thầu
1.2.2.5. Trỡnh duyệt, hoàn thiện, photo, đúng gúi và nộp hồ sơ dự thầu
Sau khi hoàn thiện Hồ sơ dự thầu, bộ phận đấu thầu trỡnh lờn ban giỏm đốc để xột duyệt lần cuối. Nếu khụng cú gỡ cần bổ sung thỡ photo, đúng gúi niờm phong và cử người đi nộp Hồ sơ dự thầu cho Bờn mời thầu. Cần đặc biệt quan tõm tới thời hạn nộp Hồ sơ dự thầu, đảm bảo nộp Hồ sơ dự thầu hợp lệ về mặt thời gian, khụng vi phạm cỏc lỗi qui định trong Hồ sơ mời thầu; đảm bảo Hồ sơ dự thầu bớ mật đến phỳt chút.
1.2.2.6. Thương thảo và ký kết hợp đồng
Khi được bờn mời thầu thụng bỏo đó trỳng thầu, Cụng ty cử đại diện đi thương thảo về cỏc nội dung và cam kết trong Hợp đồng. Sau khi cú sự đồng nhất trong thỏa thuận giữa hai bờn thỡ tiến hành kớ kết hợp đồng kinh tế và bắt tay triển khai thi cụng xõy dựng cụng trỡnh.
1.2.2.7. Hậu đấu thầu.
Sau khi hoàn thành cụng trỡnh, Cụng ty yờu cầu nhà đầu tư đến nghiệm thu và bàn giao cụng trỡnh. Nhà đầu tư sẽ xem xột và nếu phỏt hiện điểm chưa phự hợp với yờu cầu đó nờu trong Hồ sơ mời thầu thỡ buộc Cụng ty phải tiến hành sửa đổi cho phự hợp. Cuối cựng khi đó xỏc định được cụng trỡnh đó bảo đảm về mặt chất lượng, số lượng như theo yờu cầu nhà đầu tư thanh toỏn cho Cụng ty theo qui trỡnh đó thỏa thuận trong hợp đồng. Cụng ty kết thỳc gúi thầu và bắt đầu chuẩn bị tham gia vào đấu thầu cỏc gúi thầu mới.