Cùng với các công tác quản lý về chất lượng, thời gian… công tác quản lý chi phí đóng vai trò hết sức quan trọng đặc biệt là đối với công ty (các dự án do công ty đầu tư và tổ chức đều sử dụng vốn tự có, vốn vay, vốn huy động), nó ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển. Bởi vậy, bên cạnh việc đảm bảo thực hiện đúng các quy định của nhà nước, đảm bảo quyền lợi của các tổ chức tư vấn và đơn vị thi công xây lắp đồng thời phải có phương pháp quản lý chi phí sao cho có hiệu quả nhất.
Để quản lý chi phí, công ty tiến hành quản lý theo các phương thức như: quản lý theo giai đoạn của quá trình đầu tư, quản lý theo hạng mục công trình.
1.2.6.1Sơ đồ công tác quản lý chi phí của công ty:
Biểu 18- sơ đồ quản lý chi phí dự án tại công ty
Phòng t i chính- kà ế toán
Phòng kế hoạch tổng hợp (áp giá)
Cán bộ kỹ thuật (nghiệm thu, xem xét khối lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật) Tư vấn giám sát (Nghiệm thu)
+Bộ phận quản lý kỹ thật và chất lượng xây lắp kiểm soát về mặt khối lượng thực hiện và đơn giá theo quy định của nhà nước đồng thời cũng kiểm soát khối lượng phat sinh hợp lý.
+Phòng tài chính –kế toán thực hiện kiểm soát tất cả các hoá đơn đầu vào và các thủ tục khác để thực hiện việc thanh toán, quyết toán.
*Phương thức tạm ứng, thanh quyết toán.
Trước hết, để làm cơ sở pháp lý cho việc thực hiện công tác xây lắp và thanh quyết toán quản lý chi phí, chủ đầu tư sẽ ký kết hợp đồng đối với các đợn thi công. Như vậy phương thức tạm ứng, thanh toán sẽ được thoả thuận trong hợp đồng kinh tế.
+Thông thường nếu công trình có giá trị lớn, từng hạng mục sẽ được ứng trước 30% ngay sau khi ký kết hợp đồng. Khi đơn vị thi công hoàn thành công trình xây lắp và được nghiệm thu (căn cứ vào hồ sơ hoàn công và quyết toán)
từng hạng mục, chủ đầu tư sẽ tạm ứng tiếp 40%giá trị đã thực hiện của hạng mục, phần còn lại chờ các cấp có thẩm quyền phê duyệt quyết toán và lấy giá trị phê quyệt là căn cứ thanh toán.
Mặt khác, trước khi triển khai xây lắp, đơn vị thi công được nghiên cứu hồ sơ thiết kế và lập biện pháp thi công, dự toán thi công nhằm phát hiện những chi tiết công tác mà trong hồ sơ thiết kế chưa đề cập tới hoặc chưa phù hợp với thực tế. Dựa vào đó kiểm soát được những phát sinh cùng với chủ đầu tư thống nhát giá trị quyết toán sau này.
+Đối với công trình có giá trị nhỏ, đơn vị thi công thực hiện hoàn tất công tác xây lắp sau đó lập hồ sơ hoàn công và quyết toán trình chủ đầu tư phê duyệt thẩm định và thanh toán.
1.2.6.2.Quản lý chi phí heo hạng mục công trình:
Để dự toán chi phí được thực hiện một cách chính xác nhất, dự án được chia thành các hạng mục nhỏ .Sau đó tuỳ vào tính chất của từng hạng mục sẽ tiến hành tính toán chi phí đúng theo định mức nhà nước ban hành. Như vậy, tổng dự toán bao gồm chi phí của tất cả các hạng mục thuộc công trình đó. Có thể miêu tả được điều này qua bản chi phí từng hạng mục của dự án nhà chung cư 15 tầng A5 như sau:
Biểu19: Chi phí từng hạng mục của dự án nhà chung cư 15 tầng A5. TT Tên hạng mục Dự toán (đồng) Thực hiện (đồng) Tỉ lệ TH/DT (%)
A Chi phí chuyển nhượng hạ tầng trên đất 4884000000 4884000000 100 B Chi phí xây lắp 43070674326 46901168659 108.9 1 Phần ngầm 14389952779 15385064715 106.9 2 Phần kết cấu 15031734593 16322508400 108.6 3 Phần kiến trúc 9618272437 10493826077 109.1 4 Phần nước 1305044204 1522772667 116.7 5 Phần điện 2725670313 3176996800 116.56 C Phần thiết bị 2563937500 2237397750 88 1 Máy phát điện 2415000000 2415000000 100 2 Thang máy 1520400000 1454775000 95.68
3 Thông tin liên lac, vô tuyến điện
620380000 375329900 60.5
4 Chi phí PCCC 157657500 332657325 211
D Chi phí khác 3410940637 3448981169 101.115
1 Lập dự án khả thi 127520769 154471831 121.13
2 Chi phí khoan khảo sát địa chất 307595000 304700000 99 3 Chi phí thẩm định BCNCKT 12586596 14017609 111.37 4 Chi phí pa nô quảng cáo 16500000 18150000 110.
5 Chi phí khởi công 50000000 51000000 102
6 Chi phí đo đạc 50000000 48000000 96
7 Chi phí thí nghiệm 800000000 815000000 101.875
8 Thiết kế phí 883265376 892392999 101
9 Thẩm định thiết kế kỹ thuật 32677497 32677497 100 10 Thẩm định tổng dự toán 29426359 29426359 100 11 Tư vấn giám sát thi công xây
dựng