Trong lúc thực tập một điều tơi thấy rõ đĩ chính là hệ thống chưa đồng bộ trong tất cả các bộ phận của cơng ty dẫn đến tình trạng một người nghĩ sẽ kéo hệ thống chạy chậm lại khi người thay thế khơng hiểu quy trình đang ở đâu và cĩ gì sai sĩt hay hệ thống khơng đồng nhất trong cách ghi chép.
Xét riêng đến quy trình cơng nợ và các điều học được, tơi thấy rằng cĩ ít nhất 3 quy trình liên quan đến khoản phải thu, đĩ là chuyển tiền, quản trị tín dụng khách hàng và thu tiền. Khi tiến hành cải tiến, tơi nghĩ rằng cơng ty cần phải thực hiện cả 3 quy trình rõ ràng:
Chuyển tiền: Thay vì thực hiện thủ cơng, một số cơng ty đã áp dụng cơng nghệ thơng tin, tự động hố qui trình chuyển tiền. Điều này giúp cơng ty giảm bớt thời gian chờ xác nhận hố đơn từ Ban Giám đốc và xác nhận thanh tốn của khách hàng. Ở cơng ty thì khách hàng vẫn giao tiền qua hệ thống ACB và tiền mặt khi kinh doanh giao nhận. Các thức này được xem là hợp lý trong thời hiện tại.
Quản trị tín dụng khách hàng: Cả thế giới kinh doanh trên vốn người khác (mua chịu).
Mua bán hàng hĩa và dịch vụ đều chạy theo kỳ vọng khách hàng sẽ thanh tốn đúng với hợp đồng đã ký. Rủi ro tín dụng đều cĩ 2 mặt của nĩ. Thứ nhất là rủi ro khơng thanh tốn được. Và đương nhiên phần mất đi được xem là nợ xấu. Rủi ro thứ hai thường gặp nhất đĩ chính là khách hàng vẫn trả nhưng rất trễ và cố gắng thương lượng để khơng phải trả lãi vay (vì nhiều khi chi phí thưa kiện cịn nhiều hơn số lãi vay cĩ thể nhận được cũng như tổn hại đến uy tín của cơng ty). Trước hết, doanh nghiệp cần cĩ một chính sách tín dụng rõ ràng cho từng nhĩm khách hàng. Ngồi ra, cập nhật và theo dõi lịch sử tín dụng của khách hàng cũng giúp giảm việc trì hỗn thanh tốn. Một số cơng ty đã sử dụng hệ thống cho điểm tín dụng và phân loại khách hàng theo mức độ rủi ro, để quyết định cĩ nên cho khách hàng tiếp tục sử dụng tín dụng của mình hay khơng.
Thu tiền: Địi tiền khách hàng luơn bị cho là một cơng việc nhàm chán, do đĩ, một số
cơng ty đã cĩ mức thưởng xứng đáng cho những nhân viên thu tiền hiệu quả. Ngồi ra, khi hoạt động thu tiền nội bộ quá tốn kém hoặc gặp những khách hàng khĩ chịu, một số cơng ty đã thuê cơng ty thu tiền chuyên nghiệp làm việc này.
