1.3.1 Quyết định điều kiện để xem xét cơng nợ:
Bước 1 cũng giống như là bước mở đầu để xem xét khách hàng dựa trên những yếu tố đặt ra để cho nợ. Nĩ cũng như là một tiêu chuẩn để quan trọng trong quá trình quản lý tài sản cơng nợ. Chính vì vậy nĩ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cũng như khả năng thu hồi nợ và là điều quan trọng nhất trong cách tính dịng chảy của tiền mặt từ doanh thu. Cĩ một điều đơn giản dễ thấy là nếu thỏa mãn khách hàng cao cộng với chứng từ chính xác thì đĩ là một khoản nợ tốt và nĩ đúng trong gần như mọi trường hợp loại hình kinh doanh. Nếu cơng ty thỏa mãn khách hàng cao thì những chi phí phát sinh cho việc quản lý cơng nợ này thường được giảm rất nhiều. Do mỗi cơng ty cĩ quá trình xem xét cơng nợ khác nhau nên sẽ dẫn đến nhiều tiêu chuẩn khác nhau.
Bước 1: Quyết định xem ai sẽ được gia hạn tín
dụng khi làm việc với cơng ty
Bước 2: Quyết định thời gian trả nợ Bước 5: Bán cơng nợ để thu hồi tiền mặt Bước 3: Quản lý thu nợ Bước 4: Đo lường tính thanh khoản của từng khoản nợ
1.3.2 Quá trình thu nợ:
Quá trình thu hồi cơng nợ bắt đầu khi mà mọi thứ ban đầu như hợp đồng, điều kiện làm việc, đàm phán về giá cả, quản lý về tính dụng khách hàng tốt, quy trình đặt hàng rõ rằng và xuất quá đơn xong. Cuối cùng khoản cơng nợ đĩ sẽ được đưa vào sổ cái một cách rõ ràng. Và đương nhiên khi đã trở thành cơng nợ của cơng ty, thì những vấn đề phát sinh như chi phí chiếm dụng vốn và khả năng mất vốn tăng lên rất nhiều.
Chính vì vậy, việc quản lý tài sản cơng nợ được đánh giá quan trọng và nĩ bao gồm việc bảo vệ tài sản cũng như thanh khoản dịng tiền của cơng ty. Chúng ta cũng cần nhớ rằng các khoản phải thu hay thay đổi và là một phần quan trọng trong cơng ty, nên mục tiêu trên cần phải thỏa các điều kiện sau:
• Tiết kiệm chi phí
• Khơng ảnh hưởng giảm sút doanh số
• Khơng tách rời khách hàng và các bộ phận nội bộ
Điểm bắt đầu cho việc thu hồi cơng nợ sẽ là đưa ra quy trình thu hồi. Chính bảng quy trình này sẽ giúp doanh nghiệp xác định rõ khi nào làm giai đoạn nào và ai chịu trách nhiệm phần đĩ. Điều quan trọng trong quản lý cơng nợ chính là cần được sự đồng thuận từ Ban giám đốc của từnng bộ phận như kinh doanh, tài chính và kế tốn.
Một quy luật bất thành văn trong thu hồi cơng nợ là càng liên hệ nhiều lần càng tốt và gọi nhắc sớm hơn sẽ là thích hợp hơn gọi trễ. Hãy nhớ luơn cĩ một bảng ghi nhớ khách hàng để cĩ thể nhắc nhở khách hàng trước khi đến hạn trả. Điều đĩ giúp chúng ta biết được trạng thái tài chính của khách hàng cũng như thời gian trả nợ của khác.
Một vài điều quan trọng cho việc liên hệ với khách hàng nợ:
• Đĩ là việc đặt trọng tâm làm việc vào khách hàng giúp xác định những khĩ khăn từ những khâu thực hiện đơn đặt hàng cho đến xuất hĩa đơn. Nếu khơng cĩ trở ngại gì xãy ra, hãy chắc rằng tiền sẽ được thu đúng lúc.
• Nên nhắc nhở khách hàng trước khi đến hẹn giúp khách hàng chuẩn bị tiền thanh tốn.
• Và khi đến ngày thu nợ. Hãy nhớ gọi điện đến nhắc.
Hầu hết cách thức mà chúng ta làm sẽ là gọi điện thoại đến cơng ty khách hàng. Đây là cách nhanh chĩng và nắm được tình hình ngay lập tức. Và cũng thật thích hợp nếu khơng thu được cơng nợ ta cĩ thể yêu cầu gặp người cĩ thẩm quyền cho việc đĩ. Ngồi ra thì Email và thư nhắc nợ cũng thật thích hợp.
Cũng như trên đã nĩi qua, việc tính tốn tính thanh khoản của khoản phải thu cĩ thể tính bằng số ngày cũng như vịng quay khoản phải thu.
Các thủ tục kiểm sốt nội bộ:
Các cơng việc cần phải làm là:
• Theo dõi cơng nợ theo từng đối tượng khách hàng (mua, bán, tạm ứng).
• Phân loại khách hàng dưới nhiều gĩc độ khác nhau: người mua, người bán, nhân viên và các khoản phải thu khác.
• Theo dõi cơng nợ theo hợp đồng và thời hạn thanh tốn.
• Bù trừ cơng nợ giữa các đối tượng cơng nợ khác nhau.
• Theo dõi các cơng nợ chi tiết theo từng hĩa đơn bán hàng.
• Lập các báo cáo: sổ chi tiết cơng nợ; các khoản nợ đến hạn, quá hạn; bảng kê các chứng từ cơng nợ, báo cáo tổng hợp cơng nợ, bảng cân đối trên một tài khoản.
CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU SƠ NÉT VỀ CTY TNHH TM-DV KỸ THUẬT CƠNG NGHỆ TTNN.
Phần này sẽ giới thiệu về cơng ty mà tơi thực tập thời gian qua.
2.1. Sơ nét về cơng ty TTNN:
- Cơng ty TNHH TMDV Kỹ Thuật Cơng Nghệ TTNN chính thức đưa vào hoạt động theo giấy phép đang ký kinh doanh số 4102018810 do Sở kế hoạch và đầu tư TpHCM cấp ngày 14/11/2003.
- Tên cơng ty viết bằng Tiếng Việt: CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ KỸ THUẬT CƠNG NGHỆ TTNN.
- Tên cơng ty viết bằng Tiếng Anh: T.T.N.N INFORMATION TECHNOLOGY – TRADING SERVICE CO.,LTD
- Tên cơng ty viết tắt: T.T.N.N CO.,LTD
- Địa chỉ trụ sở chính: 51D3 Đinh Bộ Lĩnh, P.26, Q.Bình Thạnh. - Hình thức sở hữu vốn: vốn gĩp tư nhân.
- Lĩnh vực kinh doanh: TNHH
- Ngành nghề kinh doanh: Thương mại và dịch vụ. - Vốn điều lệ: 500,000,000 VNĐ
- Cơng ty TTNN là một trong các nhân tố gĩp phần cho thị trường văn phịng phẩm trong ngày càng phát triển hơn và đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng một cách tốt nhất.
2.1.1.Quá trình hình thành và phát triển:
Cơng ty TNHH TM-DV Kỹ Thuật Cơng Nghệ TTNN được thành lập từ ngày 14 tháng 11 năm 2003 đến nay đã gần 6 năm hoạt động. Cơng ty TTNN kinh doanh và sản xuất với nhiều ngành nghề khác nhau như:
• Mua bán: thiết bị văn phịng, thiết bị tin học, phần mềm máy tính đã đĩng gĩi, thiết bị viễn thong, thiết bị ngành cơng nghiệp, mực in các loại, văn phịng phẩm, hang cơ điện lạnh, hàng trang trí nội thất, lương thực thực phẩm, hĩa chất (trừ các hĩa chất độc hại), hàng may mặc. Lắp ráp, bảo hành máy tính, thiết kế mạng máy tính.
• Mua bán: vật tư thiết bị ngành phát thanh truyền hình, điện tử.
• Xây dựng cơng nghiệp.
• Mua bán máy mĩc thiết bị ngành in.
• In bao bì (khơng tại trụ sở)
Trong những năm đầu từ 2003-2006 cơng ty mới thành lập nên từ việc thâm nhập thị trường cho đến việc tìm kiếm khách hàng luơn là điều khĩ khăn. Cơng ty đã cĩ rất nhiều trở ngại khi gặp gỡ được khách hàng và việc cạnh tranh về giá cả trong thị trường này khá là phức tạp do sự đa dạng hĩa của các loại sản phẩm cũng như đa dạng về loại khách hàng.
Và 2007 trở lại đây, cơng ty phát triển với các mục tiêu chung đã được thống nhất như sau:
•Phát triển các ngành hàng đã và đang cung cấp cho đối tác.
• Định hướng phát triển các sản phẩm thiết yếu cho ngành giáo dục như tập học sinh, bìa treo, sổ tay…
• Với tầm nhìn và sứ mệnh: “Trở thành cơng ty sản xuất tập học sinh với giá thành và chất lượng tốt nhất, cung cấp dịch vụ văn phịng phẩm nhanh và chu đáo nhất, khuyến khích người tiêu dùng sử dụng các nguồn nguyên liệu tái chế sử dụng các sản phẩm sau khi tái chế”
• Tăng 20 % so với doanh thu và thu nhập.
• Xây dựng thêm các chính sách ưu đãi dành cho các khách hàng lâu năm như Tân Hiệp Phát, Freetrend, Foster, Cargill…
2.1.2.Nhiệm vụ và quyền hạn:
Cơng ty cĩ quyền tổ chức quản lý, tổ chức kinh doanh và quản lý tài chính như sau:
• Tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức kinh doan phù hợp với mục tiêu ngành nghề đã cam kết với nhà nước.
• Kinh doanh những ngành nghề phù hợp, mở rộng quy mơ kinh doanh theo khả năng của cơng ty và nhu cầu thị trường, kinh doanh những ngành nghề khác nếu được cơ quan Nhà Nước cho phép bổ sung.
•Xây dựng và áp dụng các định mức lao động, vật tư, đơn giá tiền lương trên đơn vị sản phẩm trong khuơn khổ các định mức giá của nhà nước.
•Thực hiện các nghĩa vụ đối với người lao động theo đúng luật lao động và các văn bản pháp lý hướng dẫn thi hành luật lao động.
Theo ước tính mỗi năm, cả nước chi khoảng 4000 tỷ đồng cho việc mua sắm đồ dung văn phịng phẩm. Phải nhận định rằng đây chính là cơ hội lớn cho các doanh nghiệp văn phịng
phẩm trong và ngồi nước. Nhưng bên cạnh đĩ, thị trường hiện nay cĩ rất nhiều doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực này, nguồn cầu khá lớn nên nguồn cung cũng đang cĩ sự cạnh tranh rất gay gắt. Cĩ rất nhiều doanh nghiệp tham gia thị trường này chẳng hạn như doanh nghiệp Hồng Hà, doanh nghiệp Thiên Long… và các cty tư nhân, cửa hàng nhỏ lẻ như VPP Minh Chánh, VPP TTNN, VPP Hiếu Tâm…. Cho nên việc sản xuất kinh doanh của các cty phải hết sức nhanh chĩng đưa ra các chính sách phục vụ nhu cầu khách hàng, đảm bảo chất lượng và phục vụ khách hàng một cách tốt nhất.
Nguồn: P.Nhân sự vào năm 2008 GIÁM ĐỐC P.GD TÀI CHÍNH P.GD ĐIỀU HÀNH -Trưởng BP -NV Thiết kế -NV chất lượng BỘ PHẬN THIẾT KẾ -Quản lý PX -NV máy in -NV máy cắt -NV máy bế -NV T.phẩm BP SẢN XUẤT PHÂN XƯỞNG SX -Trưởng BP -NV marketing và sale -NV kỹ thuật BỘ PHẬN KD T.Bị -Trưởng BP -NV marketing và sale BỘ PHẬN KD VPP -Trưởng BP -NV marketing và sale BỘ PHẬN KD SP IN P.KINH DOANH -Kế toán trưởng -KT thuế -KT thanh toán -KT công nơ -Thủ quỉ BỘ PHẬN KẾ TOÁN -NV phụ trách tổ chức-nhân sự BỘ PHẬN TC-HC P.KẾ TOÁN HC -Trưởng BP -NV Thị trường BỘ PHẬN VẬT TƯ -Thủ Kho -NV quản lý vật tư kho BỘ PHẬN KHO -Trưởng BP -NV giao hàng BP GIAO HÀNG P.VẬT TƯ
2.1.3.1.Chức năng nhiệm vụ của từng phịng ban:
Ban giám đốc là người đại diện cơng ty và được đại hội đồng cổ đơng bổ nhiệm và thay
mặt cho họ quản lý cơng ty đồng thời cũng chính là người đứng đầu cơng ty, chịu trách nhiệm điều hành hoạt động của cơng ty, chịu trách nhiệm thực hiện các mục tiêu đề ra.
Phịng vật tư chủ yếu thực hiện 3 chức năng chính đĩ là nghiên cứu các sản phẩm bên
ngồi thị trường, quản lý xuất nhập tồn các sản phẩm của doanh nghiệp và quản lý việc giao nhận hàng hĩa đối với các khách hàng hoặc chủ hàng.
Phịng kinh doanh chịu trách nhiệm chính về marketing sản phẩm của cơng ty, chăm sĩc
khách hàng, liên hệ nhận đơn đặt hàng từ khách hàng và bảo hành bảo trì sản phẩm cho khách hàng.
Phân xưởng sản xuất chủ yếu là thực hiện các cơng việc in ấn theo nhu cầu của khách
hàng trong doanh nghiệp. Bộ phận này chính là bộ phận sản xuất chủ yếu trong doanh nghiệp và cũng là bộ phận sản xuất ra mặt hàng in chính trong doanh nghiệp.
Phịng kế tốn – Hành chính cĩ nhiệm vụ quản lý các chứng từ cĩ liên quan đến các
nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp như nhập xuất tồn và hàng hĩa trong kho, đối chiếu sổ quỹ hằng ngày gồm tổng thu chi và tồn quỹ cuối ngày; làm báo cáo thuế hằng tháng và các báo cáo khác cho chi cục thuế, cân đối kho và thuế đầu ra đầu vào, lên kế hoạch tổng hợp thu chi cho doanh nghiệp, đối chiếu cơng nợ với hệ thống và khách hàng…
• Lên cơng nợ và đối chiếu cơng nợ với phần mềm kế tốn.
• lên kế hoạch Thu nợ và Chi nợ.
• Đối chiếu cơng nợ với khách hang.
• Thu tiền nhanh và đàm phán cơng nợ phải trả một cách tốt nhất.
• Tính chiết khấu bán hàng khi thu tiền.
• Đối chiếu và quản lý giấy giới thiệu khi thu tiền. Cuối ngày đối chiếu với người điều phối và kế tốn thanh tốn để nắm được đã thu tiền hay chưa thu tiền.
• Cuối tuần báo cáo bảng tổng hợp cơng nợ thu và chi cho cấp trên.
Bộ phận nhân sự: quản lý cơng văn, giấy tờ, sổ sách hành chính và con dấu cơng ty, cơng
tác lễ tân, hành chính phục vụ. Ngồi ra tham mưu cho Ban giám đốc các vấn đề về tổ chức bộ máy nhân sự và bố trí nhân sự phù hợp với sự phát triển của Cơng ty. Tuyển dụng nhân sự, phát triển nguồn lực cho Cơng ty.
Bộ phận kho bãi: Bộ phận này sẽ bao gồm người quản lý kho, người giữ kho và những nhân viên phục vụ trong kho cũng như phân phối. Bộ phận này sẽ cĩ nhiệm vụ quản lý tất cả hoạt động về kho bãi được phân chia theo từng khu vực cụ thể.
2.1.3.2.Tình hình lao động trong cơng ty: