nơi một ít. Nguyên liệu được bỏ vào trong từng bao có trọng lượng xác định như 450 kg, 30 kg. Chỉ có nhân viên kho mới phân biệt được nguyên liệu trong từng bao chính xác là mã nào vì không có thẻ kho dán lên từng bao.
- Khi tiến hành kiểm kê: Công ty ABC không sử dụng phiếu kiểm cũng không có hướng dẫn kiểm kê và phân công cụ thể ai có trách nhiệm kiểm kê. Trên thực tế, hàng tháng ông K – Phó giám đốc phụ trách sản xuất đều trực tiếp đi kiểm cụ thể ai có trách nhiệm kiểm kê. Trên thực tế, hàng tháng ông K – Phó giám đốc phụ trách sản xuất đều trực tiếp đi kiểm kê để đối chiếu lại với sổ sách (không phải nhân viên kho).
Cách thức kiểm kê của ABC và chọn mẫu kiểm kê của kiểm toán viên
Tại ngày kiểm kê, kế toán chưa lập được báo cáo tồn kho nên kiểm toán viên sử dụng báo cáo của bộ phận kho do ông K cung cấp để chọn mã kiểm toán mẫu. Nhân viên kiểm kê của ABC cùng với kiểm toán viên đi một vòng quanh kho để kiểm, đếm và cân lại những mã nguyên liệu đa được chọn bơi kiểm toán viên.
Đối với những nguyên liệu nào có trọng lượng chuẩn là 450 kg/bao, kiểm toán viên chỉ chọn mẫu một số bao để cân thử. Sau đó đếm bao và nhân lên số lượng. Căn cứ vào báo cáo của kho, kiểm toán viên đối chiếu và xác định chênh lệch. Trường hợp chênh lệch lớn thì sẽ kiểm lại.
Nhận xét
Cách thức quản lý kho của ABC không chặt chẽ, việc xuất nhập kho nguyên vật liệu cho sản xuất đều không có phiếu xuất nhập mà chỉ được ghi chú trên sổ sách của bộ phận kho (có chữ ký và đóng dấu của ông K). Việc không sử dụng thẻ kho cũng làm cho việc kiểm soát khó khăn do nhiều khi nhân viên kho không nắm được hàng nào đang để ở đâu, mỗi khi muốn biết chính xác phải mở bao để nhìn hàng, đồng thời không xác định chỗ cụ thể để đặt hàngmà mỗi loại có thể để ở nhiều nơi nên khi kiểm kê không nhớ nổi để kiểm dứt điểm một mã hàng được.
Sau khi kiểm mẫu một số loại nguyên vật liệu có số chênh lệch lớn so với sổ kế toán, chênh lệch phát sinh do sai sót trong ghi chép kế toán và đã được điều chỉnh theo số liệu kiểm đếm. Do đó, kiểm toán viên chốt theo số kiểm tại ngày
31/12/2008 đã thực tế tham gia kiểm kê cùng toàn bộ nhân viên ABC có mặt ở trên và điều chỉnh lại chênh lệch.
Kết quả kiểm kê
Tên nguyên vật liệu
Đơn
vị Lô Số kiểm kê thực tế Chênhlệch Số biên bản kiểm kê Chênh lệch Tại kho
NVL
Kết quả ước tính
(a) (b) (c) (1) (2) (1)-(2) (3) (3)-(2)
Extruted Yarn – Hard
Yarn Kg 9+11 164.543 163.528 1.015 163.528,23 0,23 Pet Bottle Kg 17+23 12.484 12.497 5 12.478,86 (0,14) Pet Film Kg 5 3.101 3.086 15 3.085,99 (0,01) Polyester Chip - Transparent Kg 24 6.000 6.000 6.000,12 0,12 Sợi PE 42/1 SH Kg 10 48.021 48.126 (105) 48.126,34 0,34
Polyester Yarn (Heavy) Kg 22 13.155 13.175 (20) 13.174,69 (0,31) Polyester Yarn
(nonstretched) Kg 19 2.525 2.525 2.525,05 0,05
Sợi PE 30/1 (PP) Kg 1 25 40 (15) 40,00 0,00
Sợi PE 52/1 HL3 Kg 12 24 24 24,47 0,47
Water Jet Loom Yarn Kg 4 11.976 11.976 11.976,50 0,50
Ghi chú
Chênh lệch giữa số liệu kiểm mẫu và số báo cáo không đáng kể => chấp nhận số khách hàng.
Số chênh lệch lớn đã phát hiện nguyên nhân và điều chỉnh theo số liệu kiểm kê.
Kết luận
* Tổng hợp hàng tồn kho cuối năm
Thủ tục này nhằm kiểm tra số lượng hàng tồn kho cuối năm có hiện hữu trên thực tế và đảm bảo giá trị hàng tồn kho được phản ánh đúng, đạt được các mục tiêu về: Tính hiệu lực, đầy đủ, sự ghi chép, khóa sổ hàng tồn kho.
Kiểm toán viên thu thập danh mục hàng tồn kho chi tiết cuối kì( gồm cả đơn giá hàng tồn kho, trong danh mục phải phản ánh đúng số lượng hàng tồn kho đã được kiểm kê), kiểm tra tổng quát và đối chiếu số tổng với sổ cái tổng hợp, đối chiếu khoản mục lớn với các chứng từ có liên quan, đối chiếu khối lượng được phản ánh trên danh mục hàng tồn kho. Nếu có chênh lệch lớn thì phải tìm ra nguyên nhân và đối chiếu với chứng từ phát sinh liên quan. Kiểm toán viên sử dụng các loại chứng từ phát sinh tại thời điểm chia cắt niên độ thu thập được qua quá trình kiểm kê( như: Hóa đơn mua hàng, hóa đơn bán hàng, các ghi nợ để xác định rằng các mặt hàng nhập trước khi kiểm kê đã được ghi chép trước hoặc vào ngày kiểm kê, các mặt hàng xuất ra ngay sau khi kiểm kê đã được ghi chép sau ngày kiểm kê.
Kết quả thực hiện được phản ánh trên giấy tờ làm việc số …ABC – “ Tổng hợp giá trị hàng tồn kho cuối năm”.
Biểu 2.3: Giấy làm việc số …ABC – Tổng hợp giá trị hàng tồn kho cuối năm
CÔNG TY AISC CHI NHÁNH TẠI HÀ NỘI
Khách hàng: Công ty XYZ Tham chiếu:
Kỳ kết thúc: 31/12/2008 Người thực hiện: Nội dung: Tổng hợp giá trị hàng tồn kho cuối năm Ngày thực hiện:
Thực hiện