bảng)
Cách thức kiểm kê
Nhân viên kho dùng thước đo chiều cao của từng dãy và đo chiều cao của từng bao để quy ra số bao tương ứng, mỗi mã nguyên vật liệu lấy ra 5 bao để cân mẫu lấy trọng lượng trung bình, tính ra số Kg nguyên vật liệu tồn kho. Đây là các ước tính tương đối vì thực tế nguyên vật liệu được đóng vào các bao có trọng lượng không giống nhau, số chênh lệch giữa các bao là trên dưới 1Kg, có bao chênh lệch tới 2,8Kg hoặc trong quá trình nhập kho có nhiều bao bị bục, rách, nguyên vật liệu hao hụt dẫn đến trọng lượng bao không đủ nhưng khi quy đổi vẫn nhân với trong gìlượng bao trung bình. Để có kết quả chính xác nhất chỉ có thể dung cách: cân xe tải (cân tịnh), tuy nhiên, khối lượng nguyên vật liệu (của một loại) là rất lớn (cụ thể là nguyên vật Bánh dầu đậu nành 00.BDD có số lượng gần tới 765 tấn) và việc cân như vậy phải mất từ 1 đến 2 ngày, hơn nữa thủ kho cho biết: Việc cân tĩnh đã được diễn ra trướcđó và kết quả đã được ghi trên thẻ cây, Tại thời điểm ngày 01/01/2007 khôngtiến hành theo cách như vậy được vì công nhân nghỉ không làm việc.
Tuy nhiện kết quả ước tính hầu như đều có chênh lệch với số tồn kho ghi nhận trên thẻ kho (lý do như đã nêu). Riêng loại Bánh dầu đậu nành 00.BDD ( tại kho Nguyên liệu), khi kiểm kê phát hiện số ghi nhận trên thẻ cây viết sai sô với số trên sổ theo dõi xuất nhập của kho. Kiểm toán viên cùng từng bộ phận kh đã tiến hành kiểm kê lại mã nguyên vật liệu này nhưng kết quả không chính xác được vì các bao xếp không đúng quy cách, dẫn đến việc ước tính ra số Kg tồn kho chênh lệch lớn so với số trên thẻ cây. Sau khi đối chiếu với phiếu cân xe và trừ đi các lần xuất, bộ phận khôngthống nhất ghi nhận số liệu tồn kho theo như trên sổ sách theo dõi.
Nhận xét và đánh giá công tác kiểm kê
Trừ những hạn chế nêu trên, nhìn chung công tác kiểm kê ở nhà máy XYZ được thực hiện tốt và nghiêm túc. Kho được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp, từng loại nguyên vật liệu được lưu kho theo từng khu riêng biệt.
Kết quả kiểm kê phần nguyên vật liệu trong kho Đơn vị: Kg
Mã vật liệu Số kiểm kê thực tế Số biên bản
kiểm kê Chênh lệch Tại kho
NVL Kết quả ước tính Trong Silo Tổng cộng 00.BBD 764.450 (9139 bao x 60 kg) + (3634
bao x 60,24 kg) = 767.252 kg
116.499 880.949 880.949,76 (0,76)00.BAR3 382.102 Ghi nhận theo phiếu cân, chưa 00.BAR3 382.102 Ghi nhận theo phiếu cân, chưa
xuất lần nào 218.011 600.113 600.112,99 0,01
00.CGS 291.495 Ghi nhận theo phiếu cân, chưa
xuất lần nào 39.960 330.455 330.454,54 0,46
00.BC63 120.183 Ước tính (3014 bao x 40.3 kg
= 121.464 kg) 15.842 136.025 136.025,47 (0,47)
00.BDHC 45.784 Ước tính (766 bao x 59,5 kg =
45.777 kg) 51.440 97.224 97.224,20 (0,20)
00.KML 61.129 Ghi nhận theo phiếu cân, chưa xuất lần nào
16.938 78.112 78.112,40 (0,40)00.CGVA 138.613 Ước tính (2484 bao x 55,36 00.CGVA 138.613 Ước tính (2484 bao x 55,36
kg = 137.516 kg) 24.376 162.989 162.989,09 (0,09) 00.BTT 17.809 Ước tính (359 bao x 49 kg =
17.591 kg) 20.196 38.005 38.005,38 (0,38)
00.BDCO 117.649 Ước tính (2379 bao x 49,8 kg
= 118.474 kg) 46.085 163.554 164.199,30 (645,30)
* Lập dự phòng cho hàng chậm luân chuyển, hư hỏng.
Kiểm toán viên thực hiện các thủ tục phân tích hàng tồn kho để phục vụ việc lập dự phòng cho hàng chậm luân chuyển, hư hỏng. Kết quả thực hiện tại Giấy làm việc số …XYZ - Lập dự phòng hàng tồn kho.
Biểu 2.9: Giấy làm việc số …XYZ - Lập dự phòng hàng tồn kho
CÔNG TY AISC CHI NHÁNH TẠI HÀ NỘI
Khách hàng: Công ty XYZ Tham chiếu:
Kỳ kết thúc: 31/12/2008 Người thực hiện: Nội dung: Lập dự phòng hàng tồn kho Ngày thực hiện:
Thực hiện
Do đặc điểm hàng tồn khotại nhà máy XYZ là có thể tái chế sản xuất, tức sử dụng thành phẩm này tồn nhiều để làm nguyên liệu có thể tái sản xuất ra thành phẩm loại khác nên hầu như không cps hàng tồn lâu. Tại bộ phận nghiên cứu và cài đặt công thức sản xuất do muốn tận dụng tất cả các nguồn nguyên liệu hiện có ( gồm nguyên liệu mới và thành phẩm bán không chạy).
Đối với nguyên liệu đầu vào, do đã kiểm soát kỹ chất lượng đầu vào: Nếu hàng không đạt chất lượng, tức độ ẩm cào hoặc độ đạm thấp, thì khi sử dụng sẽ phải trộn với tỷ lệ ít cùng với nguyên liệu đạm chất lượng khác, do đó đảm bảo thành phẩm sản xuất ra đạt chất lượng theo yêu cầu. Như vậy, kyv sẽ không lập dự phòng.
Kiểm toán viên thực hiện thủ tục phân tích vòng quay hàng tồn kho: Giá vốn bình quân 1.176.291.388.207 Số vòng quay = = Hàng tồn kho bình quân 188.624.526.463 + 229.739.255.137 2 = 5,62 360
Số ngày 1 vòng quay = = 64 ( ngày ) 5,62
Như vậy vòng quay hàng tồn kho cao, cho thấy tốc độ luân chuyển hàng tồn kho nhanh, phù hợp với ngành nghề kinh doanh của nhà máy XYZ.
Kết luận: Không lập dự phòng.
* Kiểm tra tính đúng kỳ của việc ghi nhận hàng tồn kho:
Kiểm toán viên thực hiện kiểm tra việc ghi chép hàng tồn kho để đảm bảo Nhà máy đã phản ánh đúng giá trị hàng tồn kho tại thời điểm ngày 31/12/2008. Kết quả kiểm tra được thể hiện trên giấy làm việc số …XYZ – “Kiểm tra tính đúng kì hàng tồn kho”.
Biểu 2.10: Giấy làm việc số …XYZ – Kiểm tra tính đúng kì hàng tồn kho
CÔNG TY AISC CHI NHÁNH TẠI HÀ NỘI
Khách hàng: Công ty XYZ Tham chiếu:
Kỳ kết thúc: 31/12/2008 Người thực hiện: Nội dung: Kiểm tra tính đúng kì hàng tồn kho Ngày thực hiện:
Thực hiện
Nhà máy XYZ có theo dõi hàng mua đang đi đường tại ngày 31/12/2008. Tuy nhiên, việc theo dõi này chỉ được thực hiện với hàng nhập khẩu, đối với lô hàng mua nội bộ, kế toán không tách riêng để theo dõi mà để chung vào số tồn kho vào ngày 31/12/2008 trên báo cáo hàng tồn kho.
Số tồn kho ngày 31/12/2008 = Số thực tế kiểm kê + Hàng mua đang đi đường ( nội bộ ). Chỉ có bộ phận kho mới theo dõi riêng các lô hàng nhập nội bộ này.
Kiểm toán viên phân loại hàng mua nội bộ và hàng mua đang đi đường để trình bày trên báo cáo.
Bút toán điều chỉnh
Nợ tài khoản 151 Có tài khoản 152 Có tài khoản 156
* Kiểm tra việc tính giá thành
Kiểm toán viên chọn mẫu hai loại thành phẩm nhập kho nhiều nhất trong tháng 9 để kiểm tra cách tính giá thành. Hai thành phẩm được lựa chọn là: OV.28AV và OV.640V. Việc kiểm tra được thực hiện theo trình tự 4 bước:
Bước 1: Tập hợp nguyên vật liệu dùng sản xuất
Cuối mỗi tháng, phần mềm SERA sẽ tập hợp được tổng số lượng thành phẩm nhập kho trong tháng và tổng nguyên vật liệu xuất dùng tương ứng. Thành phẩm gồm hàng đóng bao bì và các hàng chưa đóng bao còn ở Silo. Báo cáo tồn kho chia ra thành 2 nhóm thành phẩm đã đóng bao và chưa đóng bao. Thành phẩm chưa đóng bao sau khi xuất đóng bao sẽ nhập chung với thành phẩm đóng bao, số lượng nhập kho để đóng bao và lượng nhập kho sau khi đóng bao là khớp nhau trong cùng một tháng. Tuy nhiên, giá trị khác nhau vì hàng đã đóng bao còn có thêm phầm giá trị tăng thêm của bao bì. Như vậy, tại báo cáo tồn kho, lượng bao bì xuất ra sẽ khớp với giá trị tăng thêm của hàng đóng bao. Tổng lượng nguyên vật liệu xuất dùng để sản xuất ra 2 thành phẩm OV.28AV và OV.640V được phần mềm tính toán trong tháng được trình bày trong Giấy làm việc số …XYZ dưới đây.
Biểu 2.11: Giấy làm việc số …XYZ – Kiểm tra việc tính giá thành thành phẩm
CÔNG TY AISC CHI NHÁNH TẠI HÀ NỘI
Khách hàng: Công ty XYZ Tham chiếu:
Kỳ kết thúc: 31/12/2008 Người thực hiện: Nội dung: Kiểm tra việc tính giá thành sản phẩm Ngày thực hiện:
Thực hiện
Bảng tính giá thành sản phẩm
Mã NVL Đơn giá xuất bình
quân gia quyền Số lượng thành phẩm sản xuất trong tháng (hàng chưa đóng bao)
Giá trị thành phẩm tương ứng
OV.28V OV.640V OV.28V OV.640V
00.BAR 2.339 51.405 953.001 12.025.355 2.229.389.359 00.BAR3 2.412 534.231 2.727.507 1.288.805.923 6.579.980.146 00.BCP 3.921 21.935 172.167 86.009.423 675.084.769 00.BDA 211 - 518.325 - 109.498.945 00.BDAM 186 12.629 270.748 2.345.581 50.287.853 00.BDCO 1.115 16.300 172.725 18.170.040 192.541.114 00.BDD 4.252 380.892 2.347.997 1.619.538.932 9.983.605.970 00.BDHC 2.531 21.825 47.325 55.230.480 119.760.938 00.BMI 3.613 - 110.571 - 399.490.225 00.BMI1 3.978 - 95.879 - 381.400.809 00.BMIN 2.900 - 39.186 - 113.640.125
00.CGS 2.789 - 698.860 - 1.949.031.05600.CGVA 1.901 - 47.160 - 89.667.224 00.CGVA 1.901 - 47.160 - 89.667.224 00.CUT 3.190 - 17.323 - 55.260.505 00.DCA 5.512 15.053 - 82.975.663 - 00.DDN 11.589 39.225 41.259 - 478.163.708 00.GA 3.545 3.345 14.849 139.048.167 52.638.017 00.GLC 7.414 21.835 16.485 24.800.560 122.223.389 00.KML 2.173 3.200 258.960 47.441.420 562.648.509 00.SET 509 - 25.256 1.629.699 12.862.998 00.VIT 3.169 - 56.986 - 180.573.271 02.NT643 13.488 3.267 43.178 - 582.376.576 02.R02181 58.029 - - 189.581.350 - 03.CADL 44.306 3.645 12.953 - 573.909.773 03.FMAL 9.459 113 30.619 34.480.104 289.637.699 03.LYS 21.394 2.150 - 2.406.878 - 03.MET 30.396 1.089 17.899 65.356.420 544.077.840 04.BCS 2.805 8.636 3.054.147 24.218.629 Ghi chú
Trong kỳ, hầu như toàn bộ số hàng chưa đóng báo sẽ được đóng bao, chỉ có một số ít còn tồn lại qua kỳ sau. Một số thành phẩm chưa đóng bao sau khi kiểm tra phát hiện bị hỏng, lỗi,… phải đem vào sản xuất lại hoặc đi tái chế thành sản phẩm khác.
Đối với hàng OV.28AV Đối với hàng OV.640V
Lượng tồn 01/09 25.150 36.640 Thực nhập từ sản xuất 1.128.825 8.727.288 Đem tái chế 47.400 36.460 Lượng đem đi đóng bao 1.106.575 8.691.380 Thừa( thiếu) do quản lý - 32 Lượng tồn 30/09 0 36.120
Mỗi loại thành phẩm sẽ được đóng bao theo nhiều quy cách khác nhau ( theo số kg từng bao). Sau khi đóng thành từng bao khác nhau, thành phẩm cũng sẽ được đổi sang mã khác ( theo quy cách bao) để tiện theo dõi, phần mềm SERA cũng cung cấp thông tin chi tiết việc ra bao của các thành phẩm.
Bước2: Tính hệ số phân bổ cho từng loại thành phẩm
Kiểm toán viên sẽ tính lại hệ số phân bổ chi phí cho ba loại thành phẩm là: Thành phẩm đậm đặc (DD), thành phẩm hỗn hợp (HH) và thành phẩm dạng viên (VIEN).
Trong khi thực hiện tính toán hệ số phân bổ chi phí, kiểm toán viên phát hiện: Tổng chi phí phát sinh theo tính toán lại của kiểm toán viên là: 3.422.533.331 VNĐ, giá trị này không khớp với chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung theo sổ sách kế toán. Nguyên nhân là tại thời điểm cuối tháng, sau khi nhân viên tính giá thành đã tập hợp chi phí lên bảng tính giá thành thì kế toán lại hạch toán tiếp một số nghiệp vụ có liên quan đến chi phí, dẫn đến chi phí phát sinh thực tế luôn lớn hơn chi phí dùng đề tính giá thành.
Khi tính hệ số, chỉ phân bổ chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung cho các thành phẩm. Riêng chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung cho việc sơ chế nguyên liệu sẽ làm tăng giá trị nhập kho của nguyên liệu, nghĩa là không đi vào giá trị của thành phẩm, do đó kế toán không phân bổ, điều này là hợp lý.
Kết quả thực hiện tại giấy làm việc số …XYZ - Hệ số tính được cho thành phẩm dạng viên là 189,99.
Biểu 2.12: Giấy làm việc số …XYZ – Kiểm tra việc tính giá thành thành phẩm – Tính hệ số phân bổ
CÔNG TY AISC CHI NHÁNH TẠI HÀ NỘI
Khách hàng: Công ty XYZ Tham chiếu:
Kỳ kết thúc: 31/12/2008 Người thực hiện: Nội dung: Kiểm tra việc tính giá thành sản phẩm Ngày thực hiện:
Tính hệ số phân bổ chi phí Thực hiện
Bảng tính hệ số phân bổ chi phí
DD HH VIEN Tổng
Chi phí dùng phân bổ 259.863.524 84.410.361 2.999.642.146 3.343.916.031 Tổng số lượng thành phẩm sản
xuất ra 1.768.931 551.015 15.788.312 18.108.258
Chi phí sơ chế nguyên liệu 78.617.300
Tổng chi phí phát sinh 3.422.533.331
Bước 3: Phân bổ chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung vào hai thành phẩm đã chọn:
Bảng 2.2: Bảng phân bổ chi phí
Mã thành phẩm OV.28AV OV.640V
Loại thành phẩm Viên Viên
Hệ số phân bổ 189,99 189,99
Thành phẩm nhập kho 1.128.825 8.727.288
Chi phí nhân công, sản xuất chung 214.466.975 1.658.108.833
Bước 4: Xác định mức ảnh hưởng khi chi phí dùng để xác định giá thành khác với chi phí thực tế phát sinh
Theo kết quả tính toán lại tại bước 2, kiểm toán viên phát hiện có sự chênh lệch tổng chi phí phát sinh giữa kết quả tính toán của kiểm toán viên và số liệu trên sổ kế toán, vì vậy kiểm toán viên phải thực hiện trên giấy làm việc số 5448 XYZ – Kiểm tra tính giá thành thành phẩm – Xác định mức độ ảnh hưởng khi chi phí dùng để xác định giá thành khác với chi phí thực tế phát sinh.
Biểu 2.13: Giấy làm việc số …XYZ – Kiểm tra việc tính giá thành thành phẩm – Xác định mức ảnh hưởng khi chi phí dùng xác định
giá thành khác chi phí thực tế phát sinh.
CÔNG TY AISC CHI NHÁNH TẠI HÀ NỘI
Khách hàng: Công ty XYZ Tham chiếu:
Kỳ kết thúc: 31/12/2008 Người thực hiện: Nội dung: Kiểm tra việc tính giá thành sản phẩm Ngày thực hiện:
Xác định mức ảnh hưởng khi chi phí dùng xác định giá thành khác chi phí thực tế phát sinh. Mục tiêu
Xác định mức ảnh hưởng khi chi phí dùng để xác định giá thành khác với chi phí thực tế phát sinh.
Thực hiện
Kiểm toán viên tập hợp các chênh lệch hàng tháng để tính tổng chênh lệch trong kỳ và phân bổ chênh lệch này cho tổng số lượng thành phẩm tồn kho.
Bảng phân bổ chênh lệch cho tổng số lượng thành phẩm tồn kho
Tháng Chi phí nhân công + sản xuất chung
Chênh lệch
Thành phẩm nhập từ sản xuất trong
kỳ Thực tế phát sinh (A) Dùng để tính giá thành
(B)Tháng 1 2.813.643.622 2.770.007.873 43.635.749 17.897.929 Tháng 1 2.813.643.622 2.770.007.873 43.635.749 17.897.929 Tháng 2 2.667.631.935 2.631.103.567 36.528.368 16.301.305 Tháng 3 2.754.240.220 2.543.992.038 201.248.182 20.221.583 Tháng 4 3.610.802.745 3.519.223.340 91.597.405 23.228.866 Tháng 5 3.363.503.963 3.268.903.387 94.600.576 19.718.067 Tháng 6 3.326.453.556 3.202.325.617 34.127.939 18.103.533 Tháng 7 3.329.482.506 3.209.173.340 81.309.166 19.610.587 Tháng 8 3.565.026.272 3.501.189.916 63.836.356 20.736.523 Tháng 9 3.407.447.995 3.422.533.331 (15.085.336) 18.108.258 Tháng 10 3.174.110.770 3.163.430.653 10.680.117 18.254.611 Tháng 11 2.445.558.888 2.408.609.464 36.949.424 8.139.463 Tháng 12 3.348.572.355 3.362.474.566 (13.902.211) 11.944.205 Tổng 37.688.474.827 37.002.967.092 (1) 665.507.735 212.264.952 Số lượng thành phẩm tồn đầu kỳ 3.546.315 Số lượng thành phẩm sản xuất ra trong kỳ 21.264.952 Tổng số lượng thành phẩm sẵn sàng để bán 215.811.267 (2) Số lượng thành phẩm tồn cuối kỳ 3.048.695 (3)
Ghi chú
Giá trị thực tế phát sinh đi vào giá vốn là A, giá trị báo cáo tồn kho là B. Khi B < A sẽ xảy ra hai trường hợp:
Nếu trong tháng không có tồn thành phẩm: Giá vốn hàng bán trên sổ kế toán thể hiện đúng( mặc dù trên báo cáo tồn kho, giá vốn hàng bán không khớp với sổ này).
Nếu trong tháng không có tồn thành phẩm, khi có đơn giá xuất hoặc tồn thành phẩm sẽ không chính xác( do dựa theo B để tính). Như vậy, giá trị tồn sẽ thấp hơn thực tế.
Ước tính mức ảnh hưởng bằng cách phân bổ số chênh lệch A – B vào số lượng thành phẩm tồn kho: 9.401.410 = (1) / (2) * (3)
Kết luận
Mặc dù có ảnh hưởng đến giá trị tồn kho cuối kỳ nhưng do có giá trị nhỏ, kiểm toán viên không nhất thiết phải điều chỉnh. Chấp nhận cách tính giá thành của Công ty XYZ.
2.3.2.4. Tổng hợp và báo cáo
Xét trên khía cạnh trọng yếu, Báo cáo tài chính của Nhà máy XYZ là hoàn toàn trung thực. Về kết quả kiểm toán khoản mục hàng tồn kho Nhà máy XYZ do kiểm toán viên đưa ra: Xét trên khía cạnh trọng yếu, không có sai sót trong khoản mục hàng tồn kho, số liệu về hàng tồn kho trên báo cáo là chấp nhận được.
Trên đây là toàn bộ giấy tờ làm việc và cách thức tiến hành thực tế quy trình kiểm toán hàng tồn kho trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty kiểm toán AISC chi nhánh tại Hà Nội thực hiện tại hia đơn vị