a) Chứng từ kế toán và trình tự luân chuyển chứng từ kế toán
3.3. Các giải pháp hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty TNHH
TM Trờng An:
Qua thời gian thực tập tại Công ty Trờng An, tìm hiểu công tác kế toán của Công ty kết hợp với việc nghiên cứu Chế độ kế toán DN em nhận thấy rằng công tác kế toán nói chung và kế toán nghiệp vụ bán hàng nói riêng bên cạnh những u điểm đạt đợc vẫn còn những vấn đề còn tồn tại. Chính những tồn tại này trong kế toán nghiệp vụ bán hàng đã khiến cho hiệu quả của công tác kế toán bán hàng không cao. Với mong muốn khắc phục những hạn chế và hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty TNHH TM Trờng An, em xin mạnh dạn đa ra một số giải pháp sau:
- Thứ nhất, về việc ghi chép chứng từ kế toán:
Công ty nên đăng ký với cơ quan thuế về việc sử dụng máy in để in nội dung hoá đơn GTGT thay cho việc ghi bằng tay. Làm nh thế sẽ tiết kiệm đợc thời gian và tránh đợc những sai sót thờng gặp khi ghi bằng tay nh về mã số thuế của khách hàng hay về số tiền trên hoá đơn, góp phần tăng hiệu quả công tác kế toán.
- Thứ hai, về chứng từ kế toán và kiểm tra chứng từ kế toán:
Công ty không đợc ghi hàng khuyến mại, chiết khấu thơng mại ngay trên Phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT mà cần phải mở chứng từ theo dõi riêng.
Công ty TNHH TM Trờng An
Địa chỉ: Số 27 Ngõ 3 Phố Cù Chính Lan- HN
Phiếu xuất kho hàng khuyến mại
Ngày 24 tháng 3 năm 2006 Số: 01
- Họ tên ngời nhận hàng:Trần Thuỳ Linh
- Tên đơn vị mua hàng: Công ty TNHH TM QT và DV Siêu thị Bourbon Thăng Long - Địa chỉ: 222- Trần Duy Hng- Trung Hoà- Cầu Giấy- Hà Nội
- Xuất tại kho: Kho Siêu thị
- Phiếu này đợc lập kèm theo Phiếu xuất kho số: 145
Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất hàng hoá
Mã số Đơn vị tính Số lợng xuất Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6 7 1 Sữa rửa mặt 25gr SRM25 Tuýp 10 6.182 61.820 2 Sữa rửa mặt 50gr SRM50 Tuýp 10 11.977 119.770 3 Sữa tắm em bé 200ml STP200 Chai 10 14.682 146.820 Thuế GTGT (10%) 32.841 Cộng: 361.251
Tổng số tiền viết bằng chữ: Ba trăm sáu mơi mốt nghìn hai trăm lăm mơi đồng.
Thủ trởng đơn vị (Ký, họ tên) Kế toán trởng (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Ngời nhận hàng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)Thủ kho
hàng bán ra theo quy định của Chế độ kế toán hiện hành.
Em xin đa ra mẫu chứng từ sau để theo dõi chiết khấu thơng mại phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá.
Công ty TNHH TM Trờng An
Địa chỉ: Số 27 Ngõ 3 Phố Cù Chính Lan- HN
Hoá đơn chiết khấu thơng mại Ngày tháng năm 2006… …
- Họ tên ngời mua hàng: - Tên đơn vị mua hàng: - Địa chỉ:
- Hoá đơn này đợc lập kèm theo Hoá đơn GTGT số:
ST
T Tên hàng hoá n vị Đơ
tính
Số l-
ợng bán (cha Đơn giá thuế
Số tiền (cha thuế
GTGT)
Chiết khấu th-
ơng mại Thanh toán
Tỷ lệ chiết khấu (%) Số tiền 1 2 3 4 5 6= 4x5 7 8= 6x7 9= 6- 8 Cộng tiền hàng:
Số tiền viết bằng chữ:
Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Mỗi loại hàng hoá bán ra đợc ghi vào một dòng trên hoá đơn. Hoá đơn này cũng đợc lập thành 3 liên nh hoá đơn GTGT.
Công ty cần phải chú ý kiểm tra kỹ nội dung ghi trên Phiếu xuất kho với đơn đặt hàng, nội dung Hoá đơn GTGT trớc khi giao cho khách hàng. Đồng thời phải kiểm soát chặt chẽ hơn nữa tính hợp lý, hợp pháp, nội dung của các chứng từ ban đầu góp phần nâng cao hiệu quả công tác kế toán của đơn vị.
- Thứ ba, về tài khoản kế toán:
+ Tài khoản 51111,51112,51113- Doanh thu hàng Pigeon, Kaila, Civic: Các tài khoản này Công ty nên mở chi tiết theo từng mặt hàng của ngành hàng đó tơng ứng với từng mã hàng.
Ví dụ:
TK 51111(STP200): Doanh thu của sữa tắm em bé 200ml
Việc theo dõi chi tiết doanh thu của từng mặt hàng trên các tài khoản chi tiết giúp kế toán cung cấp thông tin cho quản lý DN về tình hình bán hàng của từng mặt hàng. Qua đó, nhà quản lý sẽ biết đợc tình hình tiêu thụ của từng mặt hàng để có chính sách nhằm thúc đẩy tiêu thụ hàng hoá.
+ Tài khoản 642: Chi phí quản lý kinh doanh cũng là yếu tố xác định kết quả kinh doanh của DN. Việc tính toán chính xác chi phí quản lý kinh doanh trong kỳ là một trong những yêu cầu quan trọng để tính toán chính xác kết quả hoạt động kinh doanh. Vì vậy Công ty nên mở tài khoản cấp 2 để theo dõi chi tiết cho từng khoản chi phí nh sau:
TK 6421: Chi phí bán hàng TK 6422: Chi phí quản lý DN
Việc theo dõi chi tiết từng khoản chi phí này giúp DN nắm bắt đợc khoản chi nào lớn hơn và khoản chi đó có hợp lý hay không, tìm hiểu nguyên nhân để từ đó có thể đa ra giải pháp nhằm sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả chi phí quản lý DN.
- Thứ t,về việc quản lý công nợ của khách hàng:
Để đề phòng tổn thất do không đòi đợc các khoản phải thu khó đòi và nhằm xác định đợc giá trị thực của khoản tiền vốn nằm trong khâu thanh toán khi lập báo cáo tài chính cuối niên độ kế toán, doanh nghiệp nên trích lập dự phòng cho các khoản nợ phải thu khó đòi và tính trớc vào chi phí sản xuất kinh doanh năm báo cáo.
- Khoản nợ phải thu khó đòi xử lý xoá sổ đợc bù đắp bằng dự phòng nợ phải thu khó đòi.
- Hoàn nhập dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập cuối năm trớc ghi giảm chi phí kinh doanh (bằng chênh lệch giữa số phải trích lập năm nay thấp hơn số đã trích lập năm trớc).
Bên Có:
- Số dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập vào chi phí quản lý kinh doanh (tính lần đầu hoặc bằng chênh lệch giữa số phải trích lập năm nay cao hơn số đã trích lập năm trớc).
Số d bên Có:
- Các khoản dự phòng hiện có cuối kỳ.
Các khoản nợ khó đòi cần đợc theo dõi chi tiết theo từng khoản nợ, tên và địa chỉ của từng con nợ, nội dung công nợ và các chứng từ gốc kèm theo.
- Trình tự hạch toán, trích lập và hoàn nhập các khoản nợ phải thu khó đòi nh sau:
+ Cuối niên độ kế toán năm N, xác định mức lập dự phòng nợ phải thu khó
đòi cho cho năm N+1:
Nợ TK642 Số trích lập dự phòng nợ phải thu Có TK159(1592) khó đòi cho năm tới
+ Trong niên độ kế toán năm N+1 nếu khoản phải thu khó đòi thực sự bị mất kế toán tiến hành xoá sổ khoản phải thu khó đòi .
Nợ TK159(1592): Dự phòng phải thu khó đòi (nếu đã trích lập DF) Nợ TK642: Chi phí quản lý kinh doanh (nếu cha trích lập DF) Có TK131: Phải thu của khách hàng
Có TK138: Phải thu khác
* Nếu số cần trích lập năm N+2 lớn hơn số trích lập ở cuối niên độ N+1 cha sử dụng hết thì tiến hành trích lập bổ sung số chênh lệch lớn hơn:
Nợ TK642 Số trích lập bổ sung Có TK159(1592)
* Nếu số cần trích lập năm N+2 nhỏ hơn số trích lập ở cuối niên độ N+1 cha sử dụng hết thì số chênh lệch đợc hoàn nhập ghi giảm chi phí quản lý kinh doanh:
Nợ TK159(1592) Số hoàn nhập dự phòng Có TK642
+ Các khoản phải thu khó đòi sau khi xử lý xoá sổ, nếu sau đó lại thu hồi đợc nợ, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi đợc, ghi:
Nợ TK111,112: Số tiền thu đợc Có TK711: Thu nhập khác
Đồng thời ghi Có TK004: Nợ khó đòi đã xử lý
- Thứ năm, về chiết khấu thanh toán:
Công ty nên áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán cho khách hàng trong trờng hợp khách hàng thanh toán trớc thời hạn. Đây cũng đợc coi là một biện pháp thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hoá và là biện pháp giúp thu hồi công nợ của khách hàng với Công ty. Khoản chiết khấu thanh toán cho khách hàng, kế toán theo dõi trên TK 635 “Chi phí tài chính”. Khi phát sinh khoản chiêt khấu thanh toán, kế toán nên lập chứng từ theo dõi khoản chiết khấu thanh toán cho từng khách hàng. Em xin đợc đa ra mẫu chứng từ sau để theo dõi chiết khấu thanh toán cho từng khách hàng:
Địa chỉ: Số 27 Ngõ 3 Phố Cù Chính Lan- HN
Phiếu xác nhận chiết khấu thanh toán
- Đơn vị đợc hởng chiết khấu thanh toán: - Địa chỉ:
Hoá đơn
GTGT Số tiền theo hoá
đơn Thời hạn đợc chiết khấu Ngày thanh toán Tỷ lệ CKTT ( %) Số tiền chiết khấu Số tiền phải thanh Số hiệu Ngày tháng 1 2 3 4 5 6 7 8=3-7 Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Khách hàng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
- Thứ sáu, về sổ kế toán:
+ Công ty nên mở Sổ chi tiết bán hàng theo mẫu sau để theo dõi tình hình bán hàng của từng mặt hàng:
Tên hàng hoá: Sữa rửa mặt 50gr
Chứng từ Diễn giải Tên kho
xuất
TK đối ứng
Doanh thu Các khoản giảm trừ doanh thu Ghi chú
Số hiệu thángNgày Số lợng Đơn giá Thành tiền GTGT Thuế
đầu ra Chiết khấu thơng mại Hàng bán bị trả lại Giảm giá hàng bán 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 0030253 24/3 Bán hàng cho Cty TNHH TM QT và DV Siêu thị Bourbon Thăng Long
Siêu
thị 131 100 11.977 1.197.700 119.770 ………...
Cộng phát sinh: Doanh thu thuần: Giá vốn:
Lãi gộp:
- Sổ này có…… trang, đánh số từ trang 01 đến trang…….
- Ngày mở sổ: ………….. Ngày ..tháng ...năm 2006…
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Trờng Đại học Thơng Mại – Khoa Kế toán – Tài chính 87
để đa ra giải pháp tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận cho DN.
Sổ chi tiết chi phí quản lý kinh doanh
Năm 2006
TK 642: Chi phí quản lý kinh doanh Ngày
tháng
ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Ghi nợ TK642 Số hiệu Ngày tháng bán hàngChi phí Chi phí quản lý
DN
1 2 3 4 5 6 7
01/3 PC02 01/3 Chi tiền thuê nhà kho 111 2.500.000
20/3 PC10 20/3 Chi tiền mua giấy in, bút viết 111 295.000
- Sổ này có . trang, đánh số từ trang 01 đến trang… …… - Ngày mở sổ:………..
Ngày……tháng…….năm 2006
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Sổ chi tiết chi phí quản lý kinh doanh đợc mở theo dõi cho từng năm. Mỗi tháng trong năm đợc theo dõi vào một số trang riêng. Các chứng từ đợc ghi chép
- Thứ bảy, giải pháp về kế toán quản trị:
Công ty Trờng An cha áp dụng kế toán quản trị nhng kế toán quản trị lại có vai trò lớn, giúp lãnh đạo DN theo dõi đợc hoạt động bán hàng của từng ngành hàng, từng cửa hàng và đa ra quyết định kinh doanh đúng đắn.
Vì vậy, Công ty Trờng An nên tổ chức kết hợp kế toán tài chính với kế toán quản trị bán hàng nhằm cung cấp thông tin trong tơng lai giúp lãnh đạo DN đa ra quyết định kinh doanh đạt hiệu quả cao. Nhân viên kế toán hàng hoá vừa thực hiện kế toán tài chính vừa thực hiện kế toán quản trị của phần hành kế toán bán hàng. Việc tổ chức thực hiện kế toán quản trị trong Công ty phải tuân thủ theo đúng nguyên tắc vận dụng chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ kế toán, tổ chức lập Báo cáo kế toán quản trị và tổ chức phân tích thông tin kinh tế, tài chính quy định trong Thông t 53/2006/TT- BTC về việc “Hớng dẫn áp dụng kế toán quản trị trong DN”.
Muốn vậy, kế toán bán hàng phải lập dự toán tiêu thụ. Dự toán tiêu thụ phải đợc lập cho từng ngành hàng, từng mặt hàng, từng thời kỳ. Dự toán tiêu thụ bao gồm dự toán khối lợng, doanh thu tiêu thụ và dự toán thu tiền. Cơ sở để lập dự toán tiêu thụ là số liệu của kỳ trớc, chính sách giá của kỳ tới, thông tin về thị hiếu ngời tiêu dùng…
Từ các thông tin thu thập đợc, kế toán lập dự toán khối lợng tiêu thụ và giá bán của hàng hoá.
Dự toán doanh thu = Dự toán khối lợng hàng hoá tiêu thụ x Đơn giá bán Công ty có thể lập dự toán tiêu thụ theo ngành hàng: Pigeon, Kaila, Civic cho từng tháng trong năm:
Doanh thu
Trên cơ sở dự toán tiêu thụ kết hợp với chính sách bán hàng, phơng thức
thanh toán để xác định dự toán thu tiền từng kỳ.
Dự toán số tiền Số tiền cha thu kỳ trớc Doanh thu bán hàng thu tiền ngay thu vào trong kỳ = kỳ này sẽ thu + trong kỳ
Kế toán quản trị sẽ tiến hành thu thập các thông tin về bán hàng phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp. Quá trình thu thập phải đảm bảo:
- Chứng từ ghi đầy đủ, chi tiết theo yêu cầu quản lý của DN.
- Tài khoản cần chi tiết phục vụ cho quản lý, cụ thể với tài khoản 5111 "Doanh thu bán hàng", Công ty nên mở chi tiết nh đã trình bày trong giải pháp thứ ba.
- Báo cáo về bán hàng:
Cuối mỗi quý, căn cứ vào các sổ chi tiết về doanh thu và các bảng dự toán về tiêu thụ, doanh nghiệp sẽ xây dựng báo cáo về bán hàng:
B O C O B N H NGÁ Á Á À
Tháng ..Quý...Năm ..… …
Đơn vị tính: đồng
Bán buôn Bán lẻ
Đơn giá Thành tiền Chi phí cho việc bán Đơn giá Thành tiền Chi phí cho việc bán Sản phẩm Số l- ợng Giá vốn Giá bán Giá vốn Doan h thu Chi phí bán hàng phân bổ Chi phí quản lý chung phân bổ Cộng Lãi (lỗ) gộp Số l- ợng Giá vốn Giá bán Giá vốn Doan h thu Chi phí bán hàng phân bổ Chi phí quản lý chung phân bổ Cộng Lãi (lỗ) gộp A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Sản KH phẩm... TH Sản KH phẩm... TH ... KH TH Tổng KH cộng TH
tìm hiểu nguyên nhân để đa ra giải pháp nhằm thúc đẩy tiêu thụ hàng hoá, tăng doanh thu cho DN.
Sau khi thu thập đầy đủ thông tin và dựa trên báo cáo bán hàng kế toán quản trị xử lý, phân tích, tổng hợp các thông tin liên quan đến chỉ tiêu quản lý. Sau đó, kế toán quản trị phải đảm bảo cung cấp thông tin cho nhà quản lý theo từng tình huống cụ thể, nhận xét, đánh giá và trình bày kiến nghị cho từng phơng án. Đối với mỗi phơng án, nhà quản trị đều phải xem xét đến chỉ tiêu sau:
Doanh thu phải thực hiện Định phí + Lãi thuần mong muốn để đạt lãi thuần mong muốn =
Tỷ lệ số d đảm phí
Tổng số d đảm phí Tỷ lệ số d đảm phí =
Tổng doanh thu
Tổng số d đảm phí = Tổng doanh thu bán hàng - Tổng biến phí Từ đó, nhà quản trị sẽ lựa chọn phơng án tốt nhất nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của DN.
- Thứ tám, về việc ứng dụng phần mềm kế toán: Khoa học kỹ thuật phát triển, các chơng trình phần mềm kế toán, mạng máy vi tính cũng ngày càng đợc các tổ chức, đơn vị hoàn thiện và nâng cao, tạo điều kiện cho công tác kế toán đợc tiến hành nhanh chóng, thuận lợi cho việc kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các
