a) Chứng từ kế toán và trình tự luân chuyển chứng từ kế toán
2.2.1. Công tác bán hàng tại Công ty TNHH TM Trờng An
Là một doanh nghiệp thơng mại, Công ty Trờng An luôn coi trọng hoạt động của khâu tiêu thụ hàng hóa. Điều đó lí giải tại sao Ban lãnh đạo Công ty rất khắt khe trong việc tuyển chọn, đào tạo đội ngũ nhân viên bán hàng. Trong điều kiện thị trờng cạnh tranh gay gắt nh ngày nay, để có thể tồn tại và phát triển, lãnh đạo Công ty Trờng An cũng không ngừng nâng cao chất lợng phục vụ khách hàng, đảm bảo chất lợng hàng hóa khi nhập vào, dự trữ và bán ra. Không những thế, để có thể tăng doanh thu và tiết kiệm chi phí, Công ty đã áp dụng các chính sách: giá cả, khuyến mại, quảng cáo thu hút khách hàng đến với Công ty.…
Mặt hàng kinh doanh của Công ty là các loại mỹ phẩm đa dạng về chủng loại, mẫu mã và đây là mặt hàng rất nhạy cảm với thị trờng tiêu thụ. Vì vậy Công ty luôn chú ý quản lý tốt các mặt sau:
- Quản lý về số lợng hàng hóa: Bộ phận kho luôn theo dõi tình hình biến động của số lợng từng mặt hàng trong kho, kiểm kê lợng hàng hóa thực nhập, thực xuất so với hóa đơn để có biện pháp xử lý kịp thời, định kỳ kiểm kê số lợng hàng tồn kho; thờng xuyên ghi chép tình hình nhập xuất hàng hóa vào Thẻ kho. Nhờ việc quản lý tốt số lợng hàng hóa, sẽ cung cấp thông tin chính xác cho phòng kinh doanh, giúp họ nắm bắt kịp thời về tình hình nhập- xuất- tồn hàng hóa để đa ra quyết định nên nhập hàng lúc nào, nhập mặt hàng gì, với số lợng bao nhiêu, và nhờ đó giúp cho quá trình tiêu thụ hàng hóa đợc liên tục, thuận lợi, đảm bảo cung cấp đúng, đủ, kịp thời hàng hóa cho khách hàng, nâng cao uy tín của DN, tránh đ- ợc tình trạng quá thiếu hoặc thừa hàng hóa.
- Quản lý về chất lợng hàng hóa: Công ty Trờng An luôn kiểm tra chặt chẽ, nghiêm ngặt chất lợng hàng hóa ngay từ khi nhập hàng vào kho và quản lý tốt hàng hoá ngay ở trong kho, sắp xếp lô hàng hợp lý. Khi xuất hàng hoá cho khách hàng, Công ty cũng kiểm tra kỹ chất lợng trớc khi xuất để đảm bảo chất lợng cho ngời sử dụng, uy tín cho DN.
- Quản lý về giá bán hàng hoá: Công ty TNHH TM Trờng An cũng có chính sách giá cả linh hoạt, mềm dẻo để thu hút khách hàng. Giá bán hàng hoá của Công ty đợc xác định dựa trên giá mua vào, giá cả thị trờng, giá cả của đối thủ cạnh tranh, các chi phí liên quan đến việc mua bán hàng hoá…
Để tăng khả năng cạnh tranh với các DN khác, Công ty đã đa ra chính sách giá cả nh: Giảm giá đối với khách hàng mua với số lợng lớn hay vào các dịp Lễ tết (ngày quốc tế thiếu nhi, ngày quốc tế phụ nữ ), giảm c… ớc phí vận chuyển, các dịch vụ trớc, trong và sau bán (t vấn lựa chọn loại mỹ phẩm, hớng dẫn sử dụng ),… các biện pháp hỗ trợ thanh toán (bán hàng trả góp ).…
* Phơng thức bán buôn qua kho:
Trong phơng thức này, Công ty thực hiện theo cả hai hình thức là giao hàng trực tiếp và hình thức chuyển hàng.
* Phơng thức bán lẻ:
Ngoài việc thực hiện phơng thức bán buôn, để mở rộng thị trờng, đẩy mạnh tiêu thụ hàng hóa, Công ty còn thực hiện phơng thức bán lẻ cho đối tợng khách hàng có nhu cầu mua hàng với số lợng ít hơn.
Phơng thức bán lẻ chủ yếu đợc thực hiện tại hai cửa hàng của Công ty. Ngoài ra, Công ty còn có đội ngũ nhân viên bán hàng ngoài thị trờng sẽ giúp đẩy mạnh tiêu thụ, hàng hóa của Công ty đợc bao phủ trên khắp địa bàn Hà Nội và các tỉnh lân cận. Mỗi nhân viên bán lẻ có nhiệm vụ bán hàng ở một địa bàn (quận Cầu Giấy, Tây Hồ ).Trong bán lẻ tại cửa hàng Công ty áp dụng hình thức bán lẻ thu tiền tập… trung.
* Phơng thức bán hàng đại lý:
Công ty Trờng An thực hiện phơng thức bán hàng đại lý theo hình thức nhận đại lý. Công ty nhận bán đại lý mặt hàng Double Rich cho Công ty TNHH TM Đông Nam á. Theo hình thức này, Công ty nhận hàng của bên giao đại lý, tổ chức bán hàng. Sau khi bán hàng, thu tiền hàng bán, Công ty sẽ giao đầy đủ tiền hàng cho bên giao đại lý và đợc hởng hoa hồng tính trên giá bán của hàng bán ra.
- Về phơng pháp xác định giá vốn hàng bán:
Công ty xác định trị giá vốn của hàng hóa xuất kho theo phơng pháp giá mua bình quân theo từng lần mua.
- Về phơng thức thanh toán tiền hàng:
Công ty áp dụng các phơng thức thanh toán tiền hàng khác nhau tùy theo từng đối tợng khách hàng, mối quan hệ giữa Công ty với khách hàng, tùy theo trị giá lô hàng, khả năng tài chính của Công ty trong từng thời kỳ cụ thể…
+ Phơng thức thanh toán nhanh: Công ty thờng áp dụng phơng thức này đối với đối tợng khách hàng là ngời tiêu dùng cá nhân, trong bán lẻ, đối với khách
+ Phơng thức thanh toán chậm trả: Phơng thức này thờng đợc áp dụng đối với khách hàng có mối quan hệ mua bán thờng xuyên, có uy tín với Công ty.
- Về hình thức thanh toán:
Công ty áp dụng hình thức thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản là chủ yếu. Ngoài ra, Công ty còn áp dụng hình thức thanh toán bằng cách trao đổi hàng.
2.2.2. Phơng pháp kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty TNHH TM Trờng An:
2.2.2.1. Chứng từ kế toán và trình tự luân chuyển chứng từ:
*Chứng từ kế toán:
- Phiếu xuất kho: dùng để theo dõi lợng hàng hoá xuất kho cho khách hàng, cho nhân viên bán lẻ ngoài thị trờng. Công ty sử dụng hai mẫu phiếu xuất kho, một mẫu dùng trong bán buôn theo mẫu của Bộ Tài chính (Biểu 2.1), một mẫu dùng trong bán lẻ do Công ty tự lập. Căn cứ để lập Phiếu xuất kho là hợp đồng mua bán hàng hoá hoặc các đơn đặt hàng. Phiếu xuất kho đợc lập riêng theo từng kho hàng (kho bán buôn, bán lẻ, Siêu thị). Phiếu xuất kho bán lẻ đợc lập thành những tờ rời đóng thành quyển giao cho từng nhân viên bán lẻ ngoài thị trờng, trên đó có ghi đầy đủ: tên hàng, mã hàng, chủng loại, đơn giá, lần 1, lần 2, lần 3, lần 4, ghi chú. Bốn cột đầu đã đợc in sẵn, hàng ngày nhân viên bán lẻ cầm phiếu xuống kho nhận hàng, ghi số lợng hàng nhận theo từng lần xuất kho vào các cột tơng ứng lần 1, 2, 3 , 4. Các mặt hàng không xuất kho thì phải gạch sổ thẳng vào phần còn lại của các cột đó. Căn cứ vào số lợng, đơn giá của các mặt hàng, nhân viên bán lẻ cộng tiền hàng ghi vào dòng cuối của các cột lần 1, 2, 3, 4.
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Biểu 2.2): dùng để theo dõi l- ợng hàng hoá di chuyển từ kho của Công ty đến hai cửa hàng của Công ty.
- Hóa đơn bán lẻ (Biểu 2.3): là loại hóa đơn đợc sử dụng trong bán lẻ. Công ty Trờng An sử dụng hai mẫu hóa đơn bán lẻ: một mẫu dùng cho các mặt hàng DN mua vào và bán ra; một mẫu dùng cho mặt hàng Double Rich do Công ty TNHH TM Đông Nam á lập. Mỗi hoá đơn bán lẻ đợc lập cho từng khách hàng. Điểm khác nhau của hai mẫu hoá đơn này là:
+ Hoá đơn do Công ty Trờng An lập trên đó có ghi ngày đặt hàng, ngày giao hàng, ngày thanh toán, nhóm sản phẩm Pigeon, Kaila, Civic. Mỗi nhóm đó đã in cụ thể từng mặt hàng, chủng loại, đơn giá bán. Khi bán mặt hàng nào cho khách hàng, nhân viên bán hàng chỉ cần tích kê vào mặt hàng đó. Sau đó căn cứ vào số l- ợng, đơn giá đã đợc in sẵn trên hoá đơn tính ra số tiền, ghi vào cột thành tiền. Nếu khách hàng đợc hởng chiết khấu cho toàn bộ đơn hàng thì ghi %chiết khấu ở dòng
ở cửa hàng, hoá đơn bán lẻ do kế toán cửa hàng ghi, cuối ngày tập hợp lại để lập Báo cáo bán hàng về Công ty. Các nhân viên bán hàng ngoài thị trờng cuối ngày tập hợp hóa đơn bán lẻ giao cho kế toán , nộp tiền bán hàng cho Thủ quỹ và kế toán thanh toán ghi giảm trừ công nợ vào Sổ công nợ nhân viên bán hàng.
- Hóa đơn GTGT (Biểu 2.4): là loại hóa đơn đợc sử dụng trong bán buôn. Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán hàng hoá ghi hoá đơn GTGT. Các sản phẩm khuyến mại, khoản chiết khấu thơng mại đợc kế toán phản ánh ngay trên hoá đơn. Khi phát sinh giảm giá hàng bán thì đơn giá ghi trên hoá đơn ghi theo giá đã đợc giảm giá. Sau khi ghi đầy đủ các yếu tố, liên 2 (màu đỏ) đợc giao cho khách hàng.
- Báo cáo bán hàng hàng ngày (Biểu 2.5): là chứng từ do kế toán cửa hàng lập gửi lên phòng kế toán Công ty kèm theo giấy nộp tiền.
- Bảng thanh toán hàng đại lý (ký gửi)- Biểu 2.6: Phản ánh tình hình thanh toán hàng đại lý (ký gửi) giữa Công ty TNHH TM Đông Nam á và Công ty Trờng An. Bảng thanh toán hàng đại lý (ký gửi) do Công ty Trờng AN lập thành 3 bản. Sau khi đợc kế toán trởng và thủ trởng hai bên ký duyệt (ghi rõ họ tên), đóng dấu, một bản lu ở nơi lập (phòng kinh doanh), một bản lu ở phòng kế toán làm chứng từ thanh toán và ghi sổ kế toán, một bản gửi Công ty TNHH TM Đông Nam á.
- Phiếu thu (Biểu 2.7): là chứng từ do kế toán thanh toán ghi để xác định số tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập quỹ, làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, kế toán ghi sổ kế toán các khoản thu có liên quan.
Ngoài các chứng từ trên, kế toán bán hàng còn sử dụng các chứng từ khác nh Thẻ kho, Thẻ quầy hàng, Phiếu nhập kho hàng trả lại và tự thiết kế phiếu hàng trả lại của nhân viên bán hàng.
Đơn vị: Công ty TNHH TM Trờng An Mẫu số: 02- VT
Địa chỉ: 27 Ngõ 3 Phố Cù Chính Lan- HN Ban hành theo QĐ số: 1141- TC/ QĐ/ CĐKT ngày 1- 11- 1995 của Bộ Tài chính
Phiếu xuất kho
Ngày 24 tháng 3 năm 2006 Nợ:………Số: 145 Có:……….
- Họ tên ngời nhận hàng: Trần Thùy Linh Địa chỉ (bộ phận): 222- Trần Duy Hng- Trung Hòa- Cầu Giấy- HN
- Lý do xuất kho: Bán hàng - Xuất tại kho: Kho Siêu thị Số
TT
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật t (sản phẩm, hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lợng
Đơn giá Thành tiền Theo chứn g từ Thự c xuất A B C D 1 2 3 4
01 Sữa rửa mặt 25gr SRM25 Tuýp 100 100 6.182 618.200 02 Sữa rửa mặt 25gr (khuyến mại) SRM25 Tuýp 10
03 Sữa rửa mặt 50gr SRM50 Tuýp 100 100 11.977 1.197.700 04 Sữa rửa mặt 50gr (khuyến mại) SRM50 Tuýp 10
05 Bình sữa 120ml RP4 Bình 50 50 16.227 811.350 06 Dụng cụ súc rửa bình sữa 450ml M984 Chai 20 20 69.545 1.390.900 07 Sữa tắm em bé 200ml STP200 Chai 100 100 14.682 1.468.200 08 Sữa tắm em bé 200ml(khuyến mại) STP200 Chai 10
Cộng: 5.486.350
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Năm triệu bốn trăm tám mơi sáu nghìn ba trăm lăm mơi đồng.
Xuất, ngày 24 tháng 3 năm 2006
Thủ trởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Kế toán trởng Ngời nhận hàng Thủ kho
(Ký, họ tên) Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Địa chỉ: 27 Ngõ 3 Phố Cù Chính Lan- HN Ban hành theo QĐ số: 1141- TC/ QĐ/ CĐKT
ngày 1- 11- 1995 của Bộ Tài chính
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Ngày 26 tháng 3 năm 2006
Số: 198 - Căn cứ lệnh điều động số: 198, ngày 26 tháng 3 năm 2006 của ông Trần Đức Ngạn Về việc: xuất hàng cho Cửa hàng Lê Trọng Tấn.
- Họ tên ngời vận chuyển: Nguyễn Văn Hải. Hợp đồng số: 46 - Phơng tiện vận chuyển: Xe chở hàng hóa, số 29M- 4168 - Xuất tại kho: Kho bán lẻ của Công ty Trờng An
- Nhập tại kho: Cửa hàng Lê Trọng Tấn Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật t (sản phẩm, hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lợng Thực xuất Thực nhập A B C D 1 2 3 4 01 Phấn dỡng da 20gr DD20 Hộp 25 25 27.045 676.125 02 Túi quà Kaila TQKL Túi 20 20 72742. 854.540 03 Sữa rửa mặt 25gr SRM25 Tuýp 30 30 6.182 185.460 04 Phấn thơm em bé 200gr H802 Chai 30 30 14.273 428.190 05 Bình sữa- Núm vú Silicon 120ml KP4 Bình 05 05 11.364 56.820
Cộng: 2.201.135
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai triệu hai trăm linh mốt nghìn một trăm ba mơi lăm đồng.
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu 2.3:
Hóa đơn bán lẻ
Lu khách hàng
Nhà phân phối: Công ty TNHH TM Đông Nam á
Địa chỉ: 29 Bis Âu Cơ- Tây Hồ- Hà Nội Tel: 771 4569 Họ tên ngời mua hàng: Chị Nga
Địa chỉ: 56- Nguyễn Công Hoan
Trng bày Sản phẩm Dầu gội Sữa rửa mặt Kem đánh răng
Thuốc nhuộm Loại Số TT Mặt hàng Chủng loại Số l-
ợng Đơn giá Thành tiền
01 Dầu gội 7ml 24 400 9.600
02 Sữa tắm 7ml 12 400 4.800
03 Dầu xả 80ml 01 13.600 13.600
Tổng cộng: 28.000
Khuyến Sản phẩm
Trờng Đại học Thơng Mại – Khoa Kế toán – Tài chính 51 0 1 3 1 9
Biểu 2.4:
Hóa đơn Mẫu số: 01 GTKT- 3LL
Giá trị gia tăng AX/ 2006 Liên 1: Lu
0 0 3 0 2 5 3
Ngày 24 tháng 3 năm 2006
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH TM Trờng An Địa chỉ: Số 27 Ngõ 3 Phố Cù Chính Lan- Hà Nội Số tài khoản: 42116000414
Điện thoại: 04.5 652 634 MS: 0 1 0 1 5 4 6 1 6 2 Họ tên ngời mua hàng: Trần Thùy Linh
Tên đơn vị: Công ty TNHH TM QT và DV Siêu thị Bourbon Thăng Long Địa chỉ: 222- Trần Duy Hng- Trung Hòa- Cầu Giấy- Hà Nội
Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: TM MS: 0 1 0 0 9 5 6 3 8 1
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số l-ợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
01 Sữa rửa mặt 25gr Tuýp 100 6.182 618.200
02 Sữa rửa mặt 25gr (khuyến mại) Tuýp 10
03 Sữa rửa mặt 50gr Tuýp 100 11.977 1.197.700
04 Sữa rửa mặt 50gr (khuyến mại) Tuýp 10
05 Bình sữa 120ml- RP4 Bình 50 16.227 811.350
06 Dụng cụ súc rửa bình sữa 450ml Chai 20 69.545 1.390.900
07 Sữa tắm em bé 200ml Chai 100 14.682 1.468.200
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 548.635 Tổng cộng tiền thanh toán: 6.034.985 Số tiền viết bằng chữ: Sáu triệu không trăm ba mơi bốn nghìn chín trăm tám mơi lăm đồng
Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn)
Biểu 2.5:
Công ty TNHH TM Trờng An Mẫu số 3/ B
Cửa hàng Lê Trọng Tấn QĐ Liên bộ TCTKNT
Báo cáo
Bán hàng hàng ngày
Ngày 28 tháng 3 năm 2006
Số
TT Tên hàng và quy cách phẩm chất Đơn vị tính Số lợng Giá đơn vịGiá bán lẻ nơi bánThành tiền
1 2 3 4 5 6
1, Phấn dỡng da 20gr Hộp 05 29.700 148.500
2, Sữa tắm Romantic 100ml Chai 10 14.000 140.000
3, Phấn trang điểm Kaila Hộp 10 61.600 616.000
4, Phấn thơm em bé 450gr Chai 02 28.000 56.000 5, Bình tập ăn 240cc Bình 07 54.000 378.000 6, Mag- Mag (4 in 1) Hộp 05 38.000 190.000 7, Hộp quà lớn CORO Hộp 03 50.000 150.000 Cộng số tiền phải nộp: 1.678.500 đồng Số tiền thực nộp: 1.678.500 đồng - Trong đó thu bằng Séc:
Biểu 2.6:
Đơn vị: Công ty TNHH TM Trờng An Mẫu số: 14- BH
Địa chỉ: 27 Ngõ 3 Phố Cù Chính Lan- HN Ban hành theo QĐ số: 1141- TC/ QĐ/ CĐKT ngày 1- 11- 1995 của Bộ Tài chính
Bảng thanh toán Quyển số: 01 Hàng đại lý (ký gửi) Số: 15