B ẢNG 2.1 KẾ HOẠCH ĐỊNH HƯỚNG NĂM 2006 – 2010 Các chỉ tiêu Đ
2.2.1. Các giải pháp về phía Tổng công ty:
2.2.1.1. Giải pháp về thu hút và sử dụng vốn có hiệu quả :
Vốn đầu tư là một nhân tố rất quan trọng đối với một dự án nói riêng cũng như mọi hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung. Để quản lý dự án cho tốt thì phải có kinh phí đầu tư cho dự án. Bởi vậy, huy động được nguồn vốn đầu tư dồi dào và ổn định trong suốt quá trình thực hiện dự án cũng là một nhân tố thúc đẩy hoạt động quản lý dự án tốt hơn cả về quản lý chi phí, quản lý thời gian và quản lý tiến độ. Đối với quản lý chi phí, có đầy đủ vốn đầu tư sẽ giúp việc phân bổ chi phí cho từng hạng mục công trình một cách rõ ràng và thuận tiện. Đối với quản lý thời gian, việc có đầy đủ vốn đầu tư và được cung cấp một cách đầy đủ và kịp thời sẽ tạo điều kiện cho dự án có thể vượt tiến độ thời gian đặt ra theo kế hoạch. Và đối với quản lý chất lượng, tất nhiên vốn đầu tư càng dồi dào thì quản lý chất lượng càng được quan tâm, kiểm soát chặt chẽ, do đó chất lượng dự án càng được đảm bảo.
Muốn đạt được mục tiêu trên, Tổng công ty phải xây dựng một chiến lược thu hút vốn cụ thể. Nội dung như sau:
- Huy động tối đa mọi nguồn vốn bên trong Tổng công ty (nội lực): Mọi doanh nghiệp trước tiên phải dựa vào sức mạnh của chính bản thân mình để thành công, bởi vậy nguồn vốn bên trong được coi là nguồn vốn cơ bản và quan trọng nhất đối với mọi doanh nghiệp. Nguồn vốn dùng để tái đầu tư của doanh nghiệp là lấy từ chính một phần lợi nhuận mà doanh nghiệp kiếm được,
vì thế để có thể tận dụng được nguồn vốn này, Tổng công ty cần chú ý nâng cao hiệu quâ sản xuất kinh doanh và hiệu quả sử dụng vốn nhằm đạt được năng suất sử dụng vốn cận biên cao.
Ngoài ra, vốn tạm thời nhàn rỗi của doanh nghiệp cũng là một nguồn vốn có ích nên được huy động, nhất là vốn khấu hao cơ bản. Phương pháp trích khấu hao phải đảm bảo được sự cân đối giữa mức tính vào giá thành sản phẩm và nhu cầu hoàn vốn để đổi mới tài sản. Các tài sản không còn giá trị sử dụng hoặc bỏ phế thì cần nhanh chóng thanh lý, nhượng bán để thu hồi vốn và giảm chi phí lưu kho, lưu bãi và chi phí bảo quản ,sửa chữa.
- Ngoài ra, đối với các doanh nghiệp xây dựng, phần lớn vốn đầu tư là vốn vay từ các tổ chức thương mại, vì vậy cần phải đa dạng hóa nguồn vốn đầu tư bằng cách kết hợp nhiều nguồn vốn đầu tư khác nhau như nguồn vốn tín dụng ưu đãi của Nhà nước dành cho các doanh nghiệp nhà nước và nguồn vốn vay tín dụng từ các ngân hàng thương mại để làm vốn đặt cọc và vốn để xây lắp công trình, đặc biệt là các khoản vay ưu đãi của nước ngoài thông qua các tổ chức quốc tế như tổ chức WB, JBIC, ADB….để giải quyết tình trạng thiếu vốn hiện nay. Mỗi nguồn vốn thì có ưu nhược điểm riêng nên phương hướng chung là sử dụng kết hợp các nguồn vốn một cách hài hòa để tận dụng ưu điểm của mỗi loại nguồn vốn.
- Lập dự án đầu tư xây dựng và phưong án kinh doanh mang tính khả thi cao:
Trên thực tế, vẫn còn khá nhiều vốn nhàn rỗi nhưng chưa được phân bổ cho các dự án, nguyên nhân là vì nhiều dự án được lập ra không đạt yêu cầu về tính khả thi và khả năng sinh lời của dự án. Ngay cả khi một doanh nghiệp đi vay vốn ngân hàng cũng phải trình cho ngân hàng bản báo cáo nghiên cứu khả thi để ngân hàng thẩm định lại xem dự án có khả thi hay không rồi mới ra quyết định cho vay vốn. Bởi vậy, Tổng công ty cần đưa ra các dự án được lập
một cách cẩn thận, có tính khả thi cao, mang tính thuyết phục nhằm kêu gọi vốn đầu tư thông qua các tổ chức tín dụng, ngân hàng hay sự góp vốn của các chủ đầu tư.
Tuy vậy, dù là nguồn vốn do đi vay hay nguồn vốn được huy động từ bản thân Tổng công ty thì Tổng công ty vẫn phải chú ý sử dụng sao cho có hiệu quả và phát huy tốt nhất hiệu quả của nguồn vốn để tạo ra hiệu quả công tác quản lý dự án cao.
2.2.1.2. Giải pháp về đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ quản lý dự án cho cán bộ:
Các cán bộ quản lý dự án tại Tổng công ty xây dựng và phát triển hạ tầng hầu hết là những người được đào tạo về các mặt kinh tế kỹ thuật (Xây dựng, giao thông, kinh tế…) mà chưa thực sự được đào tạo chính thức về nghiệp vụ quản lý dự án một cách hệ thống và khoa học, chủ yếu các cán bộ quản lý dự án dựa trên kinh nghiệm làm việc lâu năm và theo các hướng dẫn trong văn bản và thông tư của nhà nước. Bởi vậy, một chính sách về đào tạo chuyên môn cho các cán bộ quản lý dự án là hết sức cần thiết. Chính sách này bao gồm các nội dung cụ thể như sau:
- Tổ chức các khóa đi học bồi dưỡng nghiệp vụ theo kế hoạch do Tổng công ty đề ra và thông báo cho các cán bộ có nhu cầu được đào tạo.
- Có chế độ ưu tiên đối với những cán bộ đã hoàn thành tốt khóa bồi dưỡng và tạo điều kiện để họ có thể phát huy những kiến thức mà mình đã học được.
Ngoài việc tổ chức đào tạo cho những cán bộ chưa có nghiệp vụ chính thức; đối với các cán bộ đã được đào tạo và có kiến thức chuyên môn, Tổng công ty cần phải tạo môi truờng làm việc khẩn trương và có hiệu quả để các cán bộ có thể phát huy sự sáng tạo và khả năng của bản thân, tránh việc những kiến thức đã học được lại bị mai một dần do không được sử dụng gây
ra sự lãng phí nhân tài trong công tác quản lý dự án. Đồng thời cũng phải nâng cao ý thức tự giác và trách nhiệm của họ đối với công việc, nếu không thì dù có tạo môi trường làm việc sôi nổi mà các thành viên lại không nhiệt tình tham gia hưởng ửng công việc thì cũng không đem lại tác dụng gì.
Bên cạnh đó, một mức lương phù hợp với trình độ của mỗi người sẽ kích thích được tinh thần lao động sáng tạo của cán bộ quản lý dự án, tạo cho họ ảm hứng làm việc tốt hơn vì thành quả được hưởng tương ứng với sức lao động mà mình bỏ ra. Chế độ về tiền lương là một chính sách rất quan trọng góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý dự án tại Tổng công ty.
Tạo môi trường giao lưu văn hóa giữa các thành viên trong Tổng công ty để xây dựng tình đồng nghiệp và tôn trọng lẫn nhau, khi đó người lao động có cơ hội thi đua làm việc, học tập và tự rèn luyện bản thân, cùng nhau xây dựng Tổng công ty ngày một phát triển.
2.2.1.3. Sử dụng công cụ kỹ thuật hiện đại vào quản lý dự án :
Sử dụng công cụ quản lý dự án tiên tiến sẽ góp phần nâng cao chất lượng quản lý của dự án, đồng thời giảm được chi phí quản lý do đỡ phải đi lại nhiều, đáp ứng được yêu cầu về mặt thời gian.
Hiện nay, Tổng công ty có thể áp dụng các công cụ quản lý dự án hiện đại sau:
Trong quản lý tiến độ sử dụng:
- Báo cáo phạm vi dự án và sơ đồ phân tách cơ cấu công việc - Biểu đồ Gantt, biểu đồ mạng, phân tích đường Gantt
Trong quản lý chất lượng, có thể sử dụng một số công cụ sau:
- Phân tích Pareto - Lưu đồ Flowchart - Biểu đồ nhân quả….
Biểu đồ Pareto là biểu đồ hình cột thể hiện bằng hình ảnh những nguyên nhân kém chất lượng, phản ánh những yếu tố làm cho dự án không đạt chất lượng yêu cầu trong một thời kỳ nhất định. Biểu đồ Pareto được xây dựng theo trình tự các bước sau:
+ Xác lập các loại sai hỏng.
+ Xác định yếu tố thời gian của biểu đồ
+ Tổng công tỷ lệ sai hỏng là 100 %, tính tỷ lệ phần trăm cho từng sai hỏng
+ Vẽ trục tung và trục hoành chia các khoản tương ứng với các đơn vị thích hợp trên các trục.
+ Vẽ các cột thể hiện từng sai hỏng theo thứ tự giản dần, từ trái sang phải,
+ Viết tiêu dề nôi dung và ghi tóm tắt các đặc trưng của số liệu được vẽ lên biểu đồ
+ Phân tích biểu đồ : Những cột cao hơn thể hiện sai hỏng xảy ra nhiều nhất cần được ưu tiên giải quyết.
Với biểu đồ Pareto, Phòng quản lý dự án và ban quản lý dự án có thể kịp thời phát hiện ra các sai sót ảnh hưỏng đến chất lượng dự án để có thể kịp thời sửa chữa, tạo ra một dự án có chất lượng tốt hơn.
Ngoài các công cụ kỹ thuật hiện đại, Dự án có thể được quản lý tốt hơn bằng phần mềm quản lý dự án Microsoft Project. Với phần mềm Microsoft Project, các nội dung quản lý dự án như: xây dựng sơ đồ mạng công việc, xác định đường găng của dự án, phân bổ nguồn lực cho dự án, quản lý chi phí cho dự án….đều được thể hiện một cách rõ ràng khi ta nhập các dữ liệu cần thiết có liên quan với dự án. Phần mềm này không chỉ quản lý một dự án riêng biệt mà còn có thể quản lý nhiều dự án cùng một lúc và quản lý mối liên hệ giữa các dự án như phân bổ nguồn lực hạn chế cho nhiều dự án…
2.2.1.4. Giải pháp về cơ chế và tổ chức quản lý dự án đầu tư:
a. Xây dựng các thủ tục dự án, hoàn thiện hệ thống quản lý dự án:
Công tác quản lý dự án cần được thực hiện theo một thủ tục nhất định do Tổng công ty đặt ra nhằm hệ thống hóa một cách khoa học các công việc của công tác quản lý dự án và yêu cầu mọi cán bộ, nhân viên cần phải tuân theo.
Với việc xây dựng nên thủ tục quản lý dự án, mọi thành viên trong quá trình quản lý dự án có thể tham khảo để thực hiện công tác quản lý dự án một cách nhanh chóng, tránh khỏi các công việc bị chồngchéo, gây khó khăn cho công tác quản lý dự án. Rõ ràng khi đã có một thủ tục xác định, công tác quản lý dự án sẽ được thực hiện theo một trình tự nhất định, giúp cho người quản lý dự án có thể tìm thông tin một cách nhanh nhất để quản lý dự án.
b. Xây dựng hệ thống lưu trữ hồ sơ dự án:
b.1. Xây dựng hồ sơ thực hiện dự án:
Hồ sơ thực hiện dự án là một hệ thống các dữ liệu về quá trình thực hiện dự án từ giai đoạn chuẩn bị, thực hiện dến nghiệm thu, bàn giao, vận hành, khai thác, sử dụng …
Thư viện này sẽ lưu trữ dữ liệu của cả những dự án Tổng công ty đã hoàn thành hoặc chưa hoàn thành, đảm bảo công tác cập nhật thông tin vàp thư viện hồ sơ thực hiện dự án với những dự án đang trong thời gian thực hiện .
Nội dung các dữ liệu trong hồ sơ có thể bao gồm:
+ Quy trình thực hiện dự án, gồm các thủ tục, các yêu cầu mà Tổng công ty phải thực hiện trong quá trình thực hiện dự án.
+ Hệ thống các văn bản pháp lý quy định về hoạt động quản lý và thực hiện từng loại dự án đầu tư đã được phân chia ở trên.
+ Các biểu mẫu trong quá trình giám sát thực hiện công trình + Các bản ghi nhớ
+ Biên bản các cuộc họp bàn giao, rút kinh nghiệm trong quá trình quản lý thực hiện công trình.
+ Các báo biểu
+ Cập nhật các lịch biểu + Các cấu trúc phân việc..
Với việc xây dựng thư viện hồ sơ thực hiện dự án Phòng QLDA và ban QLDA có thể theo dõi quá trình thực hiện dự án một cách chặt chẽ hơn, tìm ra các vấn đề sai sót nhanh hơn và đầy đủ hơn để sửa chữa vấn đề; tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra, kiểm toán của các cơ quan quản lý cấp cao hay bộ phận kiểm soát của Tổng công ty; giúp cho việc xây dựng các báo cáo một cách nhanh chóng hơn; mọi thành viên trong Tổng công ty hoàn toàn có thể tìm hiểu mọi thông tin về dự án khi họ cần thiết nếu các thông tin này được lưu trữ và cất giũ tại vị trí mà mọi người đều có thể truy cập được. Nói tóm lại, Hồ sơ thực hiện dự án sẽ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý dự án tại Tổng công ty.
b.2. Xây dựng sổ tay dự án :
Khác với thư viện dự án là công cụ dùng để tham khảo về công tác quản lý dự án đối với tất cả các chủ thể trong quá trình quản lý dự án, sổ tay quản lý dự án được lập ra với mục đích là bộ nhớ ngoài bổ sung cho các cán bộ quản lý dự án .
Nội dung sổ tay quản lý dự án có thể bao gồm:
- Công việc dự án: tất cả các công việc cụ thể thuộc phạm vi dự án - Kế hoạch thực hiện
- Thực tế công việc đã làm - Biện pháp khắc phục
- Thông tin về các bên liên quan của dự án
Với tác dụng như một bộ nhớ ngoài, sổ tay dự án cần phải được trình bày một cách có thứ tự và lôgíc để người xem có thể tìm kiếm thông tin nhanh chóng. Sổ tay dự án nên có bảng mục lục tổ chức theo chủ đề, có phụ lục và các thông tin trong sổ tay dự án phải luôn được cập nhật một cách đều đặn hàng tháng hoặc hàng quý .
Với sổ tay dự án, các cán bộ quản lý dự án có thể hệ thống được các công việc cần thực hiện vói thời gian và khối lượng chi tiết, tránh bỏ sót xông việc trong quá trình quản lý dự án, vì thế góp phần nâng cao hiệu quả quản lý dự án của các cán bộ quản lý dự đầu tư.
2.2.1.5. Những giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý dự án theo nội dung
quản lý
a. Các giải pháp cho công tác quản lý tiến độ dự án:
Một đặc trưng cơ bản của các dự án đầu tư xây dựng là vốn đầu tư thường lớn, thời gian thi công dài nên vốn đầu tư bị nằm khê đọng trong suốt quá trình thực hiện dự án. Bởi vậy, mục tiêu của việc nâng cao hiệu quả quản lý tiến độ dự án là hoàn thành đúng tiến độ của dự án theo kế hoạch đã đề ra hoặc giảm thiểu thời gian thực hiện dự án trong phạm vi cho phép. Để đạt được điều này, trong công tác quản lý tiến độ dự án cần thực hiện những điều sau:
Thứ nhất, phải lập kế hoạch quản lý thời gian một cách chi tiết và tỉ mỉ để chọn ra một kế hoạch có thời gian thực hiện ngắn nhất phù hợp với khả năng của Tổng công ty nhưng vẫn đảm bảo chất lượng dự án và ngân sách được duyệt.
Thứ hai, thực hiện tốt việc ghi chép nhật kí thi công công trình, báo cáo tiến độ thực hiện dự án theo tuần, quý…một cách thường xuyên, giám sát và đôn đốc công nhân hoàn thành dự án cho kịp tiến độ.
Thứ ba, Ban quản lý dự án có kế hoạch lịch trình cụ thể trong việc bàn giao từng hạng mục công trình, tạo thuận lợi cho việc thực hiện những công việc tiếp theo.
Đặc biệt, chúng ta có thể rút ngắn tổng thời gian thực hiện dự án bằng cách đẩy nhanh tiến trình thực hiện một số công việc nằm trên đường găng của dự