- Chi phí tiền lương trong giờ
2.2 Kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên do công ty Ernst & Young Việt Nam thực hiện tại công ty XYZ
Young Việt Nam thực hiện tại công ty XYZ
2.2.1 Lập kế hoạch kiểm toán
a. Phân công công việc
Để tiến hành kiểm toán công ty XYZ, Ernst & Young đã cử ra một nhóm kiểm toán gồm 10 người trong đó có một kiểm toán viên phụ trách kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên tại công ty XYZ.
b. Tìm hiểu khách hàng
Thông tin chung và tình hình hoạt động kinh doanh của khách hàng Công ty XYZ là công ty 100% vốn đầu tư nước ngoài được thành lập ngày 29/08/2002 theo luật đầu tư nước ngoài của Việt Nam và sửa đổi giấy phép đầu tư vào ngày 15 tháng 3 năm 2006 với việc tăng vốn điều lệ từ 1,5 triệu USD lên 3,6 triệu USD.
Tháng 05/2007, XYZ đã chính thức chuyển đổi thành hình thức công ty cổ phần theo luật đầu tư mới với số cổ phần đăng kí là 7.800 triệu cổ phần tương đương với 78 tỉ đồng Việt Nam (4,9 triệu USD).
Công ty chuyên sản xuất các loại cửa sổ, cửa đi, vách ngăn bằng vật liệu u-PVC cao cấp, có lõi thép gia cường và hộp kính tiêu chuẩn chất lượng Châu Âu.
Hệ thống kế toán mà công ty đang áp dụng hiện nay tuân thủ theo qui định và Chuẩn mực kế toán hiện hành của Bộ Tài Chính nhưng công ty không áp dụng các phần mềm ứng dụng trong công tác hạch toán kế toán của Việt Nam ngoại trừ sử dụng Excel.
Chính sách lương của công ty
- Qui trình tuyển dụng
Qui trình tuyển dụng của công ty do phòng nhân sự và bộ phận hành chính đảm nhiệm dựa trên nhu cầu lao động và công việc của các phòng
ban khác, việc xác định nhu cầu tuyển dụng này phải được Tổng Giám Đốc phê duyệt. Đối với những vị trí quan trọng như quản lý, chuyên gia hay vị trí tư vấn thì giám đốc sẽ trực tiếp tham gia vào quá trình tuyển dụng.
Tất cả các quyết định liên quan đến nhân viên như thăng chức, tăng lương, nghỉ việc hay việc trả lương hàng tháng đều phải được Giám đốc phê duyệt.
Lương qui định trong hợp đồng dựa trên lương cơ bản ( nó cũng là cơ sở cho việc tính bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế. Bên cạnh lương cơ bản, nhân viên còn được hưởng thêm khoản trợ cấp tùy thuộc vào phòng ban và vị trí của từng người.
Lương được trả hàng tháng thông qua dịch vụ rút tiền mặt của ngân hàng.
- Hình thức trả lương
Công ty sử dụng hai hình thức trả lương đó là trả lương theo sản phẩm và trả lương theo thời gian lao động. Nhân viên văn phòng được áp dụng hình thức trả lương theo thời gian dựa trên bảng theo dõi thời gian làm việc và kế toán tiền lương sẽ tính lương cho nhân viên văn phòng trong bảng lương. Công nhân ở bộ phận sản xuất thì được trả lương cả theo năng suất lao động và thời gian lao động.
- Các khoản thưởng và trợ cấp:
Mỗi nhân viên sẽ nhận được tiền thưởng là tháng lương thứ 13 (= 1 tháng lương cơ bản) vào cuối năm (đối với nhân viên mới làm việc từ khoảng nửa năm cho đến 1 năm thì họ sẽ nhận khoản thưởng = 1 tháng lương cơ bản * tỉ lệ thời gian làm việc)
- Các khoản trích theo lương
Công ty thực hiện theo đúng luật lao động, hàng tháng công ty trích 17% bảo hiểm y tế và bảo hiểm xã hội trên lương cơ bản cho mỗi nhân viên còn 6% là do người lao động đóng góp.
Hàng năm, nhân viên được nghỉ 12 ngày phép còn người quản lý được nghỉ 18 ngày phép. Với những người nghỉ việc tại công ty thì họ sẽ được nhận tiền trợ cấp nghỉ việc (= ½ lương hàng tháng).
- Cách tính lương và trả lương
Lương bao gồm có lương cơ bản, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và tiền trợ cấp cho từng nhân viên.
Công ty có 3 bộ phận là bộ phận văn phòng, bộ phận bán hàng và bộ phận sản xuất.
Trưởng các bộ phận này sẽ là người phê duyệt thời gian làm việc cho nhân viên của họ.
o Bộ phận văn phòng
Dựa vào bảng lương, kế toán tiền lương chuẩn bị phiếu đề nghị thanh toán lương cho kế toán trưởng và Tổng giám đốc phê duyệt trước khi thanh toán lương.
Nhân viên văn phòng được trả lương 1 tháng 1 lần và tỉ lệ trả lương sẽ được xem xét đánh giá tăng hàng năm.
o Bộ phận bán hàng
+ Trợ cấp cho nhân viên bán hàng được tính dựa trên giá trị của hợp đồng bán hàng
Trợ cấp = giá trị của hợp đồng bán hàng * K
K: hệ số thu nhập chuẩn và tùy thuộc vào từng loại hợp đồng mà người đó thực hiện.
Thêm vào đó, nhân viên được thêm một khoản trợ cấp đi lại hàng tháng = 0.16%* tổng doanh thu thuần ( cao nhất là 350.000 đồng và thấp nhất là 100.000 đồng)
Dựa trên báo cáo doanh thu của bộ phận bán hàng, phòng nhân sự sẽ tính trợ cấp cho từng nhân viên và bảng trợ cấp này sẽ được chuyển cho kế toán trưởng, giám đốc tài chính và Tổng giám đốc phê duyệt sau đó kế toán tiền lương chuẩn bị phiếu đề nghị thanh toán lương đưa cho kế toán trưởng, giám đốc tài chính và Tổng giám đốc kí duyệt trước khi thanh toán.
oBộ phận sản xuất
Cách tính lương của bộ phận sản xuất phức tạp hơn so với bộ phận hành chính và bộ phận bán hàng, lương của bộ phận sản xuất được tính dựa trên thời gian làm việc và năng suất lao động của từng công nhân. + Lương thời gian: bộ phận sản xuất sẽ tập hợp và tính lương dựa trên bảng theo dõi thời gian làm việc cho từng công nhân sản xuất.
+ Lương sản phẩm: được tính dựa trên bảng theo dõi thời gian làm việc, hệ số lương và tổng số sản phẩm
Công thức tính lương sản phẩm
Tli = Qo x Hi x Gi ∑ Hi x Gi
Tli: lương sản phẩm của 1 công nhân hàng ngày Qo: quĩ lương hàng ngày của từng bộ phận Hi: hệ số lương của 1 công nhân sản xuất Gi: tổng số thời gian làm việc của 1 công nhân
Hàng ngày, bộ phận sản xuất chuẩn bị báo cáo sản xuất để chuyển cho phòng nhân sự, và vào cuối mỗi tháng, trưởng phòng sản xuất sẽ tập hợp báo cáo sản xuất cho phòng nhân sự. phòng nhân sự tính lại và gửi cho kế toán trưởng, giám đốc tài chính, và Tổng giám đốc. Kế toán thanh toán làm một đơn đề nghị thanh toán chuyển cho kế toán trưởng, giám đốc tài chính và Tổng giám đốc phê duyệt trước khi thực hiện thanh toán.
c. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
Công ty XYZ là khách hàng mới của Ernst & Young nên việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty là hết sức quan trọng và cần phải thực hiện nhiều thủ tục hơn so với các khách hàng thường niên của công ty. KTV sẽ lập bảng cụ thể trong đó nêu cụ thể các bước công việc cần phải thực hiện để tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương và nhân viên. Kết quả thu được sẽ là cơ sở để xác định các bước tiếp theo trong việc thiết kế các thử nghiệm cơ bản.
Bảng đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương.
Bảng 14: Đánh giá hệ thống KSNB trong qui trình tiền lương và nhân viên
Bước công việc Có KhôngTình hình thực hiệnKhông có Ghi chú 1. Khách hàng có theo dõi riêng các khoản
tiền lương và các khoản trích theo lương không
X