- Đảm bảo số dư của những khoản trợ cấp vào thời điểm 31 tháng
3 Kiểm tra tính chính xác của sổ chi tiết trong mối quan hệ với chi phí lương hưu và trợ cấp thất nghiệp, khả năng thanh toán hiện
phí lương hưu và trợ cấp thất nghiệp, khả năng thanh toán hiện
hành và những thay đổi trong chi phí lương hưu trích trước. NHC
2.2.2 Thực hiện chương trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên tại công ty XYZ
2.2.2.1 Thực hiện thủ tục kiểm soát
Qua việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương và nhân viên ở phần lập kế hoạch, KTV đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ là tương đối tốt.
Trong phần thực hiện thủ tục kiểm soát, KTV chọn ngẫu nhiên 8 nhân viên từ các phòng ban khác nhau và kiểm tra hợp đồng lao động của từng người xem có khớp với bảng tính lương hay không và việc quản lý thời gian làm việc có được phê chuẩn đúng đắn hay không.
Bảng 19: Bảng khảo sát thủ tục kiểm soát nội bộ tại công ty XYZ
STT Họ tên nhân viên
Phòng ban bắt đầuNgày Lương cơ bản Trợ cấp khác Lương ròng tháng
Hợp đồng và quyết định tăng lương Bảng chấm công Bảng tính lương Hóa đơn chuyển khoản được phê duyệt bởi kế toán trưởng Chứng từ ghi sổ
Chung Trưởng phòng Kế toán trưởng Tổng giám đốc
Người
lập Kiểm sóat Kế toán trưởng 1 A Bán hàng 2.1.07 900,000 200,000 875,000 12.07 Có Có Có Có Có Có Có Có 2 B Kế toán 6.7.06 1,500,000 1,125,000 2.07 Có Có Có Có Có Có Có Có 3 C Mua NVL 5.4.07 1000,000 150,000 900,000 8.07 Có Có Có Có Có Có Có Có 4 D Kinh doanh 6.2.07 1,079,000 809,250 9.07 Có Có Có Có Có Có Có Có 5 E Bảo vệ 7.8.05 1000,000 750,000 3.07 Có Có Có Có Có Có Có Có 6 F Hành chính 10.1.06 1,500,000 1,125,000 6.07 Có Có Có Có Có Có Có Có 7 G Lăp đặt 27.3.05 1,011,000 758,250 10.07 Có Có Có Có Có Có Có Có 8 H Kĩ thuật 4.5.04 2.000.000 1,500,000 11.07 Có Có Có Có Có Có Có Có
Qua bảng trên KTV thấy tất cả các hợp đồng, quyết định tăng lương, bảng theo dỡi thời gian lamv việc , bảng tính lương và các hóa đơn chứng từ khác đều được phê chuẩn va thực hiện một cách đúng đắn, chính xác.
KTV đi đến kết luận hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty hoạt động hiệu quả, rủi ro kiểm soát ở mức độ thấp.
2.2.2.2 Thực hiện thủ tục phân tích
Nhằm đảm bảo chi phí tiền lương được trình bày một cách trung thực, KTV thực hiện như sau:
- Thu thập bảng lương chi tiết trong năm qua
- Thảo luận với phòng nhân sự về chính sách tăng lương và sự biến động về số lượng nhân viên trong công ty.
- Thực hiện thủ tục phân tích để thấy rõ được sự biến động và khác biệt trong suốt năm vừa qua và tìm hiểu thêm về những sự biến động bất thường hoặc không có sự thay đổi như xét đoán của KTV.
- Phân tích chi phí tiền lương trong cả năm qua và so sánh số này với năm trước và làm rõ những khoản chênh lệch nếu có.
Biểu đồ 3: Biểu đồ phân tích biến động của chi phí lương trong công ty XYZ
Biểu đồ trên cho thấy sự biến động của chi phí lao động được chi tiết ra thành chi phí lao động trực tiếp, chi phí lao động gián tiếp, chi phí bán hàng
và chi phí quản lý chung đồng thời chi phí này được so sánh với số lao động từ tháng 1 đến tháng 12 năm 2007.
Nhìn chung, chi phí lao động giảm từ tháng 1 đến tháng 3 và tăng trở lại trong 9 tháng còn lại và cao nhất là vào tháng 12 năm 2007. Theo biểu đồ trên, ta thấy số lượng lao động biến động cùng chiều với chi phí lao động.
Chi phí quản lý chung chiếm một tỉ lệ lớn trong tổng chi phí lao động, chi phí bán hàng và chi phí lao động trực tiếp, chi phí lao động gián tiếp chỉ chiếm một phần nhỏ.
Trong tháng 3: Chi phí lương giảm xuống một cách đáng kể do đặc thù của hoạt động kinh doanh, tháng trước đó và sáu tháng giữa của năm, hoạt động sản xuất và bán hàng có phần thấp hơn những tháng còn lại do đó nó làm cho chi phí lao động giảm xuống. Mặt khác, số lương lao động thấp hơn so với những tháng tiếp theo.
Lương của công ty tăng nhanh từ tháng 4 đến tháng 12 do:
+ Xu hướng thị trường: trong năm 2007, công ty có mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh thu tăng làm cho chi phí lương cũng tăng theo.
+ Số lượng nhân viên tăng một cách đáng kể từ tháng 4 đến tháng 12. + Như đã nói về chính sách của công ty, công ty luôn xem xét, phê duyệt tăng lương cho các nhân viên trong công ty hàng năm.
Biểu đồ 4: Biểu đồ phân tích sự biến động của khoản thưởng của các phòng ban năm 2007 trong công ty XYZ
Biểu đồ trên cho thấy sự biến động của những khoản tiền thưởng của từng phòng ban trong công ty trong suốt năm 2007.
Ngoại trừ tháng 4 và tháng 12, thưởng nhân viên hầu như không có gì thay đổi nhiều. Điều này là do công ty trích trước chi phí thưởng vào tài khoản 142 và phân bổ đều cho hàng tháng
Trong quá trình thu thập số liệu, KTV phát hiện ra chi phí thưởng của năm 2006 được ghi nhận vào năm 2007 là 940,197,000 đồng, việc ghi nhận chi phí không đúng kỳ đã được KTV đề xuất bút toán điều chỉnh như sau:
Đề nghị bút toán điều chỉnh Nợ TK 334 : 940,197,000 Có TK 642125 : 244,486,670 Có TK 627125 : 338,064,170 Có TK 64115 : 200,946,670 Có TK 142 : 156,699,490
Chi phí thưởng cho tháng 4 và tháng 12 tăng lên không nhiều do có thêm khoản thưởng ngày Quốc tế lao động (1-5) và Tết dương lịch, Tết âm
KTV tiến hành kiểm tra chi tiết tiền lương của 5 nhân viên trong công ty XYZ nhằm đảm bảo chi phí tiền lương được trình bày hợp lý.
Từ bảng tính lương tháng 12 năm 2007, KTV chọn sác xuất 5 nhân viên và kiểm tra hợp đồng lao động và đối chiếu với lại bảng tính lương xem công ty có tính lương theo đúng hợp đồng lao động hay không.
Bảng 20: Chi tiết tiền lương 5 nhân viên công ty XYZ
STT Họ và tên Phòng ban
Lương cơ bản
Theo hợp đồng Tỉ lệ xem xét mới Theo bảng lương
1 Nguyễn Đức Thìn Bảo vệ 1,000,000 1,000,000 1,000,000 2 Nguyến Thành An Lắp đặt 2 Nguyến Thành An Lắp đặt
1,011,0
00 1,011,000 1,011,000 3 Hoàng Đình Nguyên Kinh doanh