Là cơ quan phục vụ hậu cần, giúp Giám đốc công ty quản trị công tác văn phũng cũng như nề nếp tác phong làm việc của cơ quan Công ty và văn phũng các “Xí nghiệp” đóng quân tại trụ sở của Công ty
Sản phẩm xõy dựng là những cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh mang tớnh đơn chiếc được sử dụng tại chỗ, có chi phí lớn, thời gian thi công dài ngày, do đó đặc điểm quy trỡnh cụng nghệ sản xuất của cụng ty là sản xuất liờn tục, phức tạp, trải qua nhiều giai đoạn khác nhau (điểm dừng kỹ thuật) mỗi công trỡnh đều có thiết kế, dự toán riêng và phân bổ rải rác ở các điểm khác nhau. Tuy nhiên hầu hết các công trỡnh đều tuõn theo một qui trỡnh cụng nghệ sau:
Sơ đồ 2.2: Qui trỡnh cụng nghệ sản xuất của Cụng ty
Để giành đợc một dự án xây dựng thì giai đoạn đầu tiên và khó khăn nhất để có thể giành đợc dự án xây dựng đó là qui trình thực hiện công tác đấu thầu.
Quá trình thực hiện công tác dự thầu: - Tìm kiếm thông tin và công tác đấu thầu:
Để có đợc thông tin về dự án, công ty chủ yếu tìm trên các phơng tiện thông tin đại chúng nh: tivi, đài phát thanh, tạp chí, th mời thầu của các chủ đầu t trên internet… Bên cạnh đó, công ty cũng tích cực tìm kiếm các dự án thông qua bạn hàng và qua các cán bộ công nhân viên trong công ty.
- Tiếp xúc ban đầu với chủ đầu t và tham gia sơ tuyển (nếu có) :
Sau khi có đợc các thông tim về các gói thầu, công ty cử ngời đến tiếp xúc với chủ đầu t để có thêm thông tin về gói thầu mà mình cha rõ và mua hồ sơ mời thầu do chủ đầu t bán.
- Chuẩn bị lập hồ sơ dự thầu:
Sau khi tìm kiếm đợc dự án, công ty giao cho phòng kế hoạch đầu t phối hợp với các bộ phận liên quan để lập hồ sơ dự thầu. Có rất nhiều tài liệu khác nhau trong hồ sơ dự thầu nh: trình bày các năng lực về tài chính, máy móc thiết bị, lao động của công ty, thuyết minh về biện pháp kỹ thuật thi công… Các cán bộ chuyên gia sẽ đợc cử xuống địa bàn để khảo sát thực tế và tiến hành kiểm tra thiết kế kỹ thuật. Công việc cuối cùng trong công tác chuẩn bị là lập hồ sơ dự thầu và lập đơn giá thầu.
- Nộp hồ sơ dự thầu và tham gia mời thầu:
cho bên mời thầu theo thời hạn qui định. Trong thời gian này công ty vừa tăng cờng công tác ngoại giao với xu hớng đầu t để gây cảm tình và tăng uy tín của công ty, vừa tiếp tục nghiên cứu những đề xuất kỹ thuật, tiến độ và biện pháp thi công trong hồ sơ dự thầu. Thông thờng ngày cuối cùng trong thời hạn nộp hồ sơ dự thầu là ngày mở thầu, bên mời thầu sẽ mời các nhà thầu tham gia mở thầu công khai để xem xét tính hợp lý của hồ sơ dự thầu và thông báo hai chỉ tiêu chính là giá cả và tiến độ thi công. Trong thời gian chờ kết quả xét thầu, nếu bên mời thầu có công văn yêu cầu lý giải về những vấn đề trong hồ sơ dự thầu thì công ty khẩn trơng có công văn phúc đáp để giữ uy tín với chủ đầu t va phát huy tối đa tính cạnh trạnh của hồ sơ dự thầu.
- Thơng thảo và ký hợp đồng khi trúng thầu:
Ngay sau khi nhận đợc kết quả trúng thầu, công ty sẽ có công văn gửi chủ đầu t để chấp nhận việc thi công và thoả thuận ngày giờ, địa điểm thực hiện hợp đồng, tiến hành xin bảo lãnh hợp đồng theo yêu cầu của chủ đầu t và đôn đốc các cán bộ bộ phận có liên quan rà soát kế hoạch huy động các nguồn lực cho việc thi công công trình, tạo điều kiện cho việc đàm phán và ký hợp đồng. Khi ký kết xong hợp đồng công ty nhanh chóng tiến hành triển khai thi công công trình.
Tóm lại, trên cơ sở hồ sơ mời thầu, kế toán Công ty tiến hành lập dự toán bóc tách tiến lượng dự toán, tính toán khối lượng vật liệu, nhân công, máy, thời gian thi công cần thiết để hoàn thành công trỡnh. Từ đó đưa ra kết quả cung ứng vật tư, nhân lực để thực hiện công trỡnh. Cỏc xớ nghiệp được phân công xây lắp công trỡnh. Khối lượng hoàn thành đến đâu thỡ bàn giao, thanh toỏn với Cụng ty đến đó. Khi công trỡnh hoàn thành cụng ty sẽ bàn giao, thanh toỏn với chủ đầu tư hoặc các đối tượng khác.
2.1.4 Tổ chức công tác kế toán tại công ty.
2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán.
Bộ máy kế toán tổ chức theo đúng quy định của bộ tài chính và phù hợp với qui mô sản xuất kinh doanh cũng như yêu cầu quản lý của công ty. Để thực hiện các chức năng nhiệm vụ của kế toán, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hỡnh thức vừa tập trung, vừa phõn tỏn, theo dừi hạch toỏn tập trung trờn cụng ty, dự cỏc xớ nghiệp, chi nhỏnh theo dừi và hạch toỏn chi phớ theo quy chế của cụng ty.
Theo sơ đồ trên, các Xí nghiệp, chi nhánh đều có bộ phận kế toán nhưng đều chịu sự điều hành trực tiếp từ một người lónh đạo là Kế toán trưởng, nhưng mỗi kế toán viên
đều có chức năng nhiệm vụ riêng.