Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu kế toán sử dụng phương pháp ghi thẻ song song phương pháp này được tiến hành như sau:
1. Trình tự của phương pháp thẻ song song.
Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho (mẫu 06/VT) để ghi hàng ngày tình hình nhập xuất - tồn cu từng loại vật tư theo chỉ tiêu số lượng hàng ngày khi nhận chứng từ nhập xuất vật liệu, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lệ - hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi vào thẻ kho số lượng tồn kho và ghi vào thẻ kho số lượng thực nhập nhập - xuất theo các cột tương ứng. Cuối ngày, tính số lượng tồn kho và ghi vào thẻ kho. (Trích dẫn thẻ kho Trang 77)
Định kỳ, thủ kho tiến hành phân loại chứng từ theo từng loại vật tư và mang thẻ kho lên phòng kế toán để đối chiếu.
Định kỳ 3 5 ngày hoặc vào cuối tháng khi nhận được chứng từ nhập, xuất vật tư do thủ kho gửi lên ở các đội (hoặc do phòng kinh tế - vật tư chuyển sang), nhân viên kế toán kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của chứng từ rồi ký xác nhận vào thẻ kho. Hiện nay, phòng tài chính kế toán của xí nghiệp đã sử dụng phần mềm kế toán EFFECT vào công tác kế toán, do vậy việc hạch toán nguyên vật liệu cũng được thực hiện trên máy.
Quy trình hạch toán nguyên vật liệu khi ứng dụng phần mềm kế toán EFFECT được thực hiện như sau:
Khi kế toán vật tư nhận được các phiếu nhập, xuất kho thì kế toán nhập kho theo từng công trình (hạng mục công trình) và tiến hành nhập liệu vào máy. Từ màn hình nhập liệu kế toán chỉ nhập nghiệp vụ được phản ánh. Đối với nguyên vật liệu nhập kho kế toán chỉ cần nhập số lượng và đơn giá máy tính tự tính phần thành tiền. Còn đối với nguyên vật liệu xuất kho kế toán chỉ nhập số lượng còn đơn giá xuất kho máy tự tính theo phương pháp bình quân liên hoàn đã được cài đặt sẵn. Khi thực hiện xong bước nhập chứng từ theo chương trình máy sẽ tự động luân chuyển số liệu vào sổ chi tiết vật liệu (chi tiết cho từng loại vật tư theo từng công trình, hạng mục công trình). Ghi Nợ TK 152, đối ứng các TK liên quan; Sổ chi tiết TK 331 (Ghi Nợ TK 152, ghi Có TK 331). Chi tiết theo từng người bán đã được mã hoá theo danh mục khách hàng; bảng kê chi tiết vật liệu nhập kho. (Nợ TK 152 - Có TK liên quan)
Số liệu từ các sổ (bảng kê) chi tiết lại được chương trình ghi vào Bảng kê số 3 và Bảng phân bổ số 2 (Ghi Có TK 152, ghi Nợ TK đối ứng liên quan). Bảng kê số 3 là bảng tính giá thực tế vật liệu, Bảng phân bổ số 2 là bảng tập hợp chi phí vật liệu trực tiếp theo từng công trình.
Mặt khác số liệu từ các Sổ chi tiết TK 331 dùng để ghi NKCT số 5 (ghi Có TK 331, Nợ TK 152). Số liệu từ bảng kê chi tiết vật liệu TK 152 được ghi NKCT số 7 phần I mục B (ghi Nợ TK 152, ghi Có TK 154, TK 642). Số liệu từ NKCT số 5,7
THẻ KHO Sổ chi tiết VL Bảng tổng hợp Chứng từ xuất Chứng từ nhập 1 2 2 3 1 Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối
và Bảng phân bổ số 2 được luân chuyển vào Sổ cái TK 152 (dòng tổng cộng Nợ TK 152 đối ứng Có TK 331 ở NKCT số 5…)
Trích dẫn số chi tiết vật liệu tháng của TK 1521 (Trang 78).
2. Khái quát nội dung – trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song. pháp thẻ song song.