1.1. Yêu cầu
Tăng hiệu quả làm việc của nhân viên văp phòng Giảm đến mức thấp nhất sự căng thẳng, mệt mỏi Tăng sự hứng thú và yên tâm trong công việc.
Tạo thêm thời gian cho cá nhân và tận dụng được thời gian đó
Tạo được bầu không khí làm việc tập thể.
1.2. Phân tích thời gian trong một ngày làm việc
Xác định mục đích công việc Lên kế hoạch hành động
+ Công việc nào chiếm nhiều thời gian nhất + Trong ngày thường bận nhất vào lúc nào + Thời gian làm việc hiệu quả nhất là lúc nào + Công việc có cần phải làm gấp không
1.3. Tránh những công việc gây lãng phí thời gian
Nói chuyện và làm việc riêng
Nói chuyện điện thoại riêng hoặc nói nhiều mà không chuẩn bị trước
Khả năng tổ chức cuộc họp kém.
Không biết cách nói không để từ chối các công việc không liên quan.
Sắp xếp tài liệu không hợp lý
Kỹ năng giao việc không hiệu quả….
1.4. Tổ chức ngày làm việc
Khởi đầu ngày làm việc Trong ngày làm việc:
+ Thống nhất các loại lịch
+ Sắp xếp thứ tự ưu tiên thực hiện công việc + Quản lý các hồ sơ, tài liệu: sắp xếp, lưu trữ.
Kết thúc ngày làm việc
+ Kiểm tra lại công văn, giấy tờ.
+ Sắp xếp các tài liệu còn tồn đọng để hôm sau giải quyết sớm
+ Lên lịch làm việc cho ngày hôm sau, có thể sắp xếp các hồ sơ cần thiết cho ngày hôm sau.
+ Thu dọn, kiểm tra trang thiết bị, khóa tủ, tắt điện, khóa cửa.