II. Tổ chức hội họp, hội thảo 1 Tổ chức hội họp, hội nghị
1.1. nghĩa và phân loại hội nghị 1.2 Tổ chức hội nghị
1.2. Tổ chức hội nghị
1.2.1. Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị
Mục tiêu của hội nghị để xác định tên và nội dung hội nghị
Xác định đối tượng và thành phần tham dự Xác định thời gian và địa điểm
Xác định trách nhiệm cụ thể của từng phòng ban Xây dựng chương trình nghị sự
Chuẩn bị tài liệu
Chuẩn bị hội trường
Xác định số người phát biểu trong hội nghị, kiểm tra lại xem họ có chắc chắn tham dự không, thời gian và nội dung phát biểu.
Chuẩn bị giấy mời
Các yếu tố hậu cần khác
Khách hàng ở xa: chuẩn bị chu đáo nơi ăn, ở và cách tiếp đón
1.2.2. Tổ chức điều hành hội nghị
Đón tiếp khách
+ Khách quan trọng từ xa tới + Khách thông thường
+ Khách Vip
Điểm danh: thường điểm danh thông qua khâu đón khách
Mời và hướng dẫn khách ngồi đúng vị trí
Điều hành hội nghị + Tuyên bố khai mạc
o Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, thành phần tham dự o Giới thiệu chủ tịch đoàn, thư ký đoàn
o Giới thiệu qua chương trình nghị sự
o Mời chủ tịch đoàn và thư ký đoàn lên làm việc.
+ Ban thư ký ghi biên bản hội nghị, chuẩn bị nghị quyết hoặc kết luận của hội nghị.
Hội nghị thành công là hội nghị: Khách mời đông đủ
Vấn đề đưa ra trong hội nghị được giải quyết
Trong quá trình diễn ra hội nghị không có trục trặc gì Uy tín của công ty, cơ quan qua hội nghị được nâng
cao…
1.2.3. Các công việc sau hội nghị
Thu dọn hội trường
Họp tổng kết để đánh giá, kiểm điểm lại Khen thưởng, kỷ luật người có liên quan Rút kinh nghiệm cho lần tổ chức sau.