TRưởng chi nhánh
2.2.3.3. Trình tự ghi sổ kế toán:
Được phản ánh thông qua sơ đồ luân chuyển chứng từ như sau:
Bảng chấm công, phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành Bảng thanh toán lương theo phòng ban Bảng tổng hợp thanh toán lương toàn
công ty Sổ nhật ký chung
Sổ chi tiết TK 334, 338
Trong đó: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc ghi định kỳ Kiểm tra đối chiếu
Giải thích sơ đồ:
Cuối tháng kế toán tiền lương căn cứ vào các bảng chấm công, phiếu xác nhận công việc hoàn thành …. Của các bộ phận phòng ban gửi đến và các giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH, giấy nghỉ ốm, nghỉ việc không hưởng lương…. để tiến hành tính lương cho các bộ phận, từ các bảng tính lương cho của các phòng ban, kế toán tiền lương tiến hành lập bảng tổng hợp tiền lương cho toàn công ty và vào sổ chi tiết tài khoản 334, 338, tính số lương thực tế của công nhân viên, tính BHXH và các khoản giảm trừ vào các sổ liên quan và vào sổ cái, lập bảng phân bổ tiền lương và BHXH…
Cụ thể: hàng ngày, căn cứ vào tình hình thực tế công nhân viên đi làm các phòng ban, người phụ trách phòng ban chấm công vào bảng chấm công, nếu có người nghỉ việc vì lý do ốm đau, hội họp, thai sản… thì người chấm công phải đánh dấu theo ký hiệu bảng chấm công tương ứng từ cột 1 đến cột 31. Cuối tháng, người chấm công ký và giám đốc hoặc người được uỷ quyền duyệt vào bảng chấm công và chuyển bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan về bộ phận kế toán đối chiếu, kiểm tra quy ra công để thanh toán. Kế toán căn cứ vào các ký hiệu chấm công của từng người, tính ra số công theo từng loại tương ứng để ghi vào các cột tương ứng trong bảng.
Mỗi phòng ban có bảng chấm công riêng và khi tính và chia lương kế toán sẽ căn cứ vào bảng chấm công để tính lương cho mọi người, riêng tổ sản xuất ngoài bảng chấm công ra còn các giấy tờ khác liên quan nếu như tính lương theo sản phẩm còn có giấy chứng nhận công việc hoàn thành.
VD: trong tháng 05/2007 Phòng kế toán tài chính thống kế có tình hình thực tế cán bộ đi làm thông qua bảng chấm công như sau:
Đi kèm với bảng chấm công là đơn xin nghỉ việc riêng không hưởng lương của nhân viên Vũ Thị Quỳnh Anh và quyết định của ban giám đốc.
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Đơn xin nghỉ việc riêng không hưởng lương
Kính gửi: Giám đốc Công ty cổ phần vật tư vận tải Xi măng Kế toán trưởng
Trưởng phòng tổ chức lao động
Tên tôi là: Vũ Thị Quỳnh Anh Là nhân viên phòng kế toán của công ty. Tôi xin trình bày lý do sau:
Tôi mới sinh cháu được 4 tháng tuổi nhưng vì gia đình không có người để chăm sóc cháu vì cháu còn quá nhỏ. Bởi vậy, tôi rất mong được sự giúp đỡ của Giám đốc công ty, Kế toán trưởng, trưởng phòng tổ chức lao động tạo điều kiện cho tôi được nghỉ không lương 3 tháng kể từ ngày 1/5/2007 đến ngày 1/8/2007.
Trong thời gian nghỉ không lương tôi tự túc đóng BHXH theo quy định hiện hành.
Rất mong Giám đốc công ty xem xét giải quyết/. Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 28 tháng 4 năm 2007 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Phòng TCLĐ (ký, họ tên)
Người viết đơn
(ký, họ tên)
Nguyễn Thị Thuý Huỳnh Trung Hiếu Vũ T Quỳnh Anh
Căn cứ vào bảng chấm công của của phòng kế toán tài chính và đơn xin nghỉ việc riêng không hưởng lương, quyết định của ban giám đốc công ty và tổng
quỹ lương sản phẩm của công ty theo đơn giá của tháng đó, kế toán tiền lương lập bảng thanh toán tiền lương tháng 5 cho phòng kế toán thống kê tài chính.
Bảng thanh toán tiền lương là chứng từ làm căn cứ để thanh toán tiền lương, phụ cấp, các khoản thu nhập tăng thêm ngoài tiền lương cho người lao động, kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho người lao động làm việc trong công ty đồng thời là căn cứ để thống kê về lao động tiền lương.
* Phương pháp lập:
Cột A: ghi số thứ tự
Cột B: ghi họ và tên CBCNV
Cột 1: ghi lương cơ bản của CBCNV
Lương cơ bản(LCB) = hệ số lương x mức lương tối thiểu theo quy định (450.000đ/tháng)
Cột 2: ghi số công hưởng lương thời gian
Trong tháng 5 do có một ngày Quốc tế lao động 1/5 do vậy toàn bộ CBCNV trong công ty được nghỉ theo quy định và được hưởng 100% lương cơ bản.
Cột 3: ghi số tiền tính theo lương thời gian Lương thời gian =
Lương cơ bản
Số công tiêu chuẩn (22 công)
Như vậy: LCB của kế toán trưởng Huỳnh Trung Hiếu là 2.245.500 đ/ tháng. Lương thời gian (ngày) = 2.245.500/ 22 = 102.068 đ/ngày
Với cách tính lương tương tự ta tính lương thời gian ngày cho các nhân viên khác như:
Lương thời gian ngày của Phó phòng Nguyễn Thị Bích Nguyệt là: 1.606.500 /22 = 73.023đ ngày
Cột 4: ghi xếp loại ngày công theo quy định của công ty Cột 5: ghi ngày công thực tế đi làm.
Cột 6: ghi hệ số công việc hưởng lương thời gian sản phẩm. Theo quy định của công ty, CBCNV công ty làm công việc gì giữ chức vụ gì thì hưởng lương theo hệ số chức danh công việc đó. Được phân loại theo bảng sau:
Bảng hệ số chức danh công việc
Stt Nhóm chức danh Hệ số
I. Chức danh lãnh đạo quản lý
1 Phó giám đốc 3.50
2 Kế toán trưởng 3.00
3 Chủ tịch công đoàn chuyên trách 2.60
4 Trưởng đơn vị hoặc tương đương 2.60
5 Trưởng văn phòng đại điện 2.20
6 Phó trưởng đơn vị hoặc tương đương 1.90
7 Phó văn phòng đại diện 1.60
II. Chức danh chuyên môn nghiệp vụ Bậc 1 Bậc 2
1 Công việc đòi hỏi chuyên môn, kỹ sư 1.35 1.40
2 Công việc đòi hỏi trình độ cán sự 1.20 1.25
III. chức danh công nhân phục vụ và phụ trợ 1 Kỹ thuật viên KCS, giao nhận áp tải
Công nhân dây truyền sản xuất Phả Lại
1.30 1.35
2 Lái xe con, xe khách dưới 20 ghế 1.30 1.35
3 Bảo vệ kho bãi thủ kho hàng hoá 1.30 1.35
4 Thủ quỹ , văn thư quản lý dấu của công ty 1.20 1.25
5 Các chức danh công việc còn lại 1.00 1.05
Cột 7: ghi số điểm quy đổi tính lương sản phẩm. Điểm quy đổi tính bằng công thức:
Đq = Hệ số công việc x ngày công thực tế làm việc.
Do vậy: Điểm quy đổi của kế toán trưởng Huỳnh Trung Hiếu là: 3.00 x 22 = 66.00
1.90 x 22 = 41.80 Các nhân viên còn lại tính tương tự Cột 8: Ghi số tiền hưởng theo sản phẩm
Tiền lương sản phẩm được xác định theo công thức: T = Đq x Đg
Trong đó:
T: tiền lương sản phẩm của người lao động
Đg: Đơn giá 1 điểm quy đổi và được tính bằng công thức
Đg = QLsp
Tổng số điểm quy đổi của CBCNV QLsp: quỹ lương sản phẩm của CBCNV
QLsp trong tháng 05 theo đơn gía được duyệt là 477.292.375 đồng Tổng số điểm quy đổi toàn công ty là: 3.751,18
Đg = 477.292.375 3.751,18 = 127.237,93
Như vậy: tiền lương hưởng theo sản phẩm của kế toán trưởng Huỳnh Trung Hiếu là:
T = 127.237,93 x 66 = 8.397.703 đồng Tiền lương sản phẩm của phó phòng Nguyệt là: T = 127.237,93 x 41,8 = 5.391.568 đồng
Các nhân viên còn lại tương tự Cột 9: ghi các khoản phụ cấp
Cột 10: Ghi tổng cộng số tiền lương trong tháng.
Lương trong tháng = tiền lương thời gian + tiền lương sản phẩm
Lương tháng của kế toán trưởng Huỳnh Trung Hiếu là 102.068 + 8.397.703 = 8.499.772 đồng
Lương tháng của Nguyễn Thị Bích Nguyệt là: 73.023 + 5.318.545 = 5.391.568 đồng
Các nhân viên khác tính tương tự
KPCĐ = tiền lương thực tế phải trả x 1%
Cột 12: Ghi khoản trích BHXH theo tỉ lệ quy định 5% trên lương cơ bản: BHXH = lương cơ bản x 5%
Cột 13: ghi khoản trích BHYT theo tỉ lệ quy định 1% trên lương cơ bản: BHYT = lương cơ bản x 1%
BHXH của kế toán trưởng Huỳnh Trung Hiếu là: 2.245.500 x 5% = 112.275 đồng
BHYT = 2.245.500 x 1% = 22.455 đồng
BHXH của Nguyễn Thị Bích Nguyệt là: 1.606.500 x 5% = 80.325 đồng BHYT = 1.606.500 x 1% = 16.065 đồng
Cột 14: ghi số tiền tạm ứng lương kỳ I:
Theo quy định về chế độ trả lương của công ty, hàng tháng các đơn vị tạm ứng cho người lao động với mức bằng 40% tiền lương dự kiến của người lao động trong tháng, kỳ tạm ứng vào ngày 28 hoặc 30 hàng tháng, thanh toán tiền lương vào ngày 13 hoặc 15 tháng sau.
Cột 15: Ghi khoản thuế thu nhập cá nhân (nếu có) Cột 16: Ghi cộng các khoản khấu trừ vào lương: Các khoản khấu trừ gồm:
Tạm ứng + 1% KPCĐ + 5% BHXH + 15 BHYT. Các khoản khấu trừ vào lương của Huỳnh Trung Hiếu là:
2.200.000 + 84.998 + 134.730 = 2.419.728 đồng Các trường hợp khác tính tương tự
Cột 17: Ghi số tiền thực lĩnh của CBCNV theo công thức:
Số tiền còn được lĩnh = Tổng TN của CBCNV – Các khoản khấu trừ vào lương.
Như vậy, số tiền còn được lĩnh là:
Huỳnh Trung Hiếu = 8.499.772 – 2.419.728 = 6.080.044 đồng Nguyễn Thị Bích Nguyệt = 5.391.568 – 2.150.306 = 3.241.262 đồng
Bảng thanh toán tiền lương tháng 5 năm 2007 của phòng kế toán như sau:
Đối với các tổ sản xuất thuộc các chi nhánh của công ty, tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh riêng có thể áp dụng hình thức trả lương khác nhau.
Ví dụ: Đội sản xuất làm việc ở dây chuyền PL 800 của xưởng tuyển xỉ Phả Lại thì kế toán sẽ căn cứ vào khối lượng hoàn thành và đơn gía được duyệt của sản phẩm hoàn thành đó, và căn cứ vào tình hình thực tế của công nhân đi làm thông qua các bảng chấm công.
Đơn vị: Xưởng tuyển xỉ Bộ phận: Đội sản xuất số 1
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Ngày 31 tháng 5 năm 2007
Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành
Tên đơn vị (Bộ phận): Tổ sản xuất số 1
Theo hợp đồng số ………. Ngày ….. tháng …. Năm
Số TT Tên sản phẩm Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Xỉ pirít Tấn 155,86 102.000 15.897.720
Cộng 155,86 15.897.720
Bằng chữ: Mười lăm triệu, tám trăm chín mươi bảy nghìn, bảy trăm hai
mươi đồng chẵn.
Người giao việc
(ký, họ tên)
Người nhận
(ký, họ tên)
Người kiểm tra
(ký, họ tên)
Người duyệt
Kế toán tính chia lương cho từng công nhân căn cứ vào hệ số công việc của từng người, ngày công thực tế đi làm, bằng công thức:
T = Đq x Đg Trong đó:
T: Tiền lương sản phẩm của người lao động. Đq: Điểm quy đổi
Đq = ngày công đi làm x hệ số công việc Đg: Đơn giá một điểm quy đổi của tổ sản xuất
Đg = QLsp
Tổng số điểm quy đổi của đội sản xuất QLsp: Tổng quỹ lương sản phẩm của đội sản xuất. Như vậy, theo phiếu xác nhận của đội sản xuất số 1 thì:
Số lượng sản phẩm hoàn thành của đội sản xuất số 1 là: 155,86 tấn.
Vậy tổng quỹ lương sản phẩm hoàn thành của đội sản xuất số 1 = 155,86 x 102.000 = 15.897.720
Tổng điểm quy đổi của đội sản xuất số 1 là: 258,1 Đg = 15.897.720 / 258,1 = 61.595,1 đồng
Nhân viên Đỗ Trung Kiên với hệ số công việc là 1,35 số ngày công đi làm là 22 công.
Vậy Đq = 1.35 x 22 = 29.70
Do đó, tiền lương sản phẩm của nhân viên đỗ Trung Kiên được nhận trong tháng 5 là: 29.70 x 61.595,2 = 1.829.377 đồng.
Các công nhân còn lại trong tổ cũng căn cứ vào số ngày thực tế đi làm và hệ số công việc của từng người rồi tính tương tự như vậy.
Ngoài tiền lương sản phẩm trong tháng 5 mỗi cá nhân trong tổ cũng được nghỉ một ngày theo chế độ và được hưởng 100% lương cơ bản của ngày nghỉ đó.
Các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ tính tương tự như các phòng ban khối công ty. Ngoài ra tất cả các CBCNV trong tổ sản xuất 1 đều phải đóng các khoản
như BHYT, BHXH … theo quy định. Và được thể hiện cụ thể thông qua hàng thanh toán lương tháng 5 của tổ sản xuất số 1 xưởng tuyển xỉ dưới đây.
Căn cứ vào các bảng thanh toán tiền lương của các phòng ban và các tổ xưởng sản xuất kế toán lập bảng thanh toán tiền lương toàn doanh nghiệp.