5. 1. Đặc điểm hệ thống tài khoản.
Tổ chức tài khoản kế toán chính là quá trình thiết lập một hệ thống tài khoản hạch toán kế toán cho các đối tợng hạch toán kế toán nhằm cung cấp các thông tin tổng quát về từng loại tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh của đơn vị. Dựa trên quyết định số : 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1-11-1995 của Bộ tài chính cũng nh đặc thù về quản lý của đơn vị mình. Công ty đã sử dụng cả hệ thống tài khoản ghi kép và ghi đơn, sử dụng tài khoản dự phòng, sử dụng các tài khoản nguồn vốn cũng nh tài khoản nguồn kinh phí. Chỉ có các tài khoản thuộc nhóm đầu t tài chính ngắn hạn, TSCĐ thuê tài chính, TSCĐ vô hình, nợ dài hạn và nợ khác là không sử dụng đến hoàn toàn.. Riêng trong phần lu chuyển hàng hoá, kế toán sử dụng các tài khoản sau để hạch toán ( Kể cả NK trực tiếp và NKUT ).
Lên báo cáo định kỳ
Tiền mặt tại quỹ : TK 1111,TK 1112
Hệ thống tài khoản ngân hàng : TK1121C ‘ Tiền gửi ngân hàng công thơng bằng VND’ ; TK 1122C ‘ Tiền gửi ngân hàng Công thơng bằng USD’ ; TK1123C ‘ Ký quỹ ngân hàng Công thơng’ …
Hệ thống tài khoản tiền vay : TK 311C ‘ Vay ngắn hạn ngân hàng công thơng’, TK 311Đ ‘ Vay ngắn hạn ngân hàng Đầu t và phát triển Hà Nội’ …
TK 131N ‘ Phải thu phòng nhập’ ; TK131X ‘ Phải thu phòng xuất’, TK131 đợc theo dõi chi tiết cho từng khách hàng.
TK 331N ‘ Phải trả phòng nhập’ ; TK331X ‘ Phải trả phòng xuất’, không chi tiết cho từng nhà cung cấp.
TK 156 “ Hàng hoá nhập kho” ; TK 632 “ Giá vốn hàng bán” ;
TK 511 “ Doanh thu bán hàng và Phí uỷ thác” ; TK 911 “ Xác định kết quả kinh doanh”.
TK 413 : chênh lệch tỷ giá.
Doanh nghiệp không sử dụng các tài khoản nh : TK007, TK 151, TK157, TK531, TK532, TK 515, TK 635.
5.2. Hình thức sổ kế toán.
Theo báo cáo tài chính năm 2002 của công ty quy định hình thức sổ của doanh nghiệp là hình thức Nhật ký chung ( Sơ đồ 21)
Sơ đồ số 21 : Sơ đồ tổ chức sổ ở công ty
Chú thích : : Phản ánh hàng ngày
Tuy nhiên các phần việc đợc thực hiện tự động trên máy nhờ phần mềm kế toán INFOBUS –VD, Các tài liệu gốc đợc cập nhật vào máy tính thông qua một thiết bị
Chứng từ gốc
Sổ chi tiết Nhật ký chung
Sổ cái các TK
nhập liệu, thờng là bàn phím và đợc tổ chức lu giữ trên các thiết bị nhớ ở dạng tệp tin dữ liệu nghiệp vụ và các tệp tin này đợc quản trị một cách hợp nhất do một hệ quản trị cơ sở dữ liệu nghiệp vụ đợc “Chuyển sổ” vào các tệp Sổ chi tiết và Sổ cái bởi chính ch- ơng trình máy tính.
Trong máy tính có hai chế độ xử lý tệp dữ liệu nghiệp vụ : chế độ theo lô và chế độ trực tiếp, phần hành kế toán máy của công ty sử dụng chế độ xử lý trực tiếp, nghĩa là tất cả các dữ liệu nghiệp vụ đợc lu giữ trong một tệp dữ liệu nghiệp vụ duy nhất và từ tệp này chơng trình máy tính cho phép lên Sổ chi tiết, Sổ cái và các Báo cáo tài chính, in các bảng, biểu của từng hình thức ghi chép sổ sách kế toán theo yêu cầu của ngời dùng.