I. Tổng quan về công ty
3. Đặc điểm cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty xuất nhập khẩu máy Hà Nộ
- Xuất nhập khẩu máy móc, phụ tùng, hàng nông lâm sản: cà phê, lúa gạo, cao su...
- Tham gia sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực máy móc và dịch vụ. - Xuất nhập khẩu uỷ thác
- Liên doanh liên kết với các đơn vị, doanh nghiệp trong và ngoài nớc. - Kinh doanh, cho thuê bất động sản, văn phòng, nhà xởng.
2.2. Nhiệm vụ
- Nhiệm vụ chung: Kinh doanh xuất nhập khẩu, phụ tùng máy móc, t liệu sản xuất, vật liệu xây dựng, hàng công nghiệp tiêu dùng, các dịch vụ t vấn, dịch vụ thơng mại, cho thuê cơ sở nhà xởng, kho tàng bến bãi, thiết bị xe máy, dịch vụ vận tải, sửa chữa đại tu lắp ráp ô tô, xe máy, đại lý xăng dầu.
- Nhiệm vụ cụ thể
+ Thăm dò thị trờng trong cả nớc, nắm bắt nhu cầu xuất nhập khẩu từ đó ban lãnh đạo công ty sẽ đa ra những quyết định thực hiện.
+ Tổ chức và thực hiện dịch vụ giao nhận vận tải, dịch vụ t vấn, dịch vụ th- ơng mại và các dịch vụ xuất nhập khẩu uỷ thác.
3. Đặc điểm cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty xuất nhập khẩu máy Hà Nội Hà Nội
3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
Công ty xuất nhập khẩu máy Hà Nội đợc tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng dựa trên nguyên tắc thống nhất chỉ huy, cơ cấu tổ chức đợc mô hình theo sơ đồ sau:
Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty Giám đốc P. Giám đốc 1 P. Giám đốc 2 Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu Phòng kế hoạch thị trường Phòng Kế toán tài chính
Việc tổ chức sản xuất kinh doanh khoa học hợp lý phù hợp với công nghệ kinh doanh ở mỗi doanh nghiệp là việc hết sức quan trọng. Gắn với mỗi loại hình kinh doanh khác nhau, công nghệ khác nhau đòi hỏi việc tổ chức bộ máy quản lý khác nhau, yêu cầu của bộ máy kế toán phải phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có nh vậy kinh doanh mới đạt hiệu quả cao.
Công ty xuất nhập khẩu máy Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nớc có t cách pháp nhân, hạch toán độc lập, có tài khoản và con dấu bao gồm tài khoản tiền Việt Nam và tài khoản ngoại tệ tại các ngân hàng.
Chức năng nhiệm vụ chủ yếu của từng bộ phận trong công ty
- Giám đốc công ty: Do Tổng công ty máy và phụ tùng bổ nhiệm. Giám đốc có nhiệm vụ tổ chức điều hành mọi hoạt động của công ty đồng thời là ngời đại diện quyền lợi và nghĩa vụ của công ty trớc cơ quan quản lý cấp trên và trớc pháp luật.
- Giúp việc cho giám đốc là hai phó giám đốc điều hành một số lĩnh vực của công ty theo sự phân công của giám đốc đồng thời tham mu cho giám đốc trong lĩnh vực xây dựng kế hoạch chiến lợc sản xuất kinh doanh.
- Dới ban điều hành của công ty có các phòng ban chức năng và các cửa hàng trực thuộc công ty.
Các phòng ban chức năng của công ty làm công tác tham mu, tác nghiệp theo kế hoạch phân công của giám đốc. Đứng đầu các phòng ban chức năng, nghiệp vụ là các trởng phòng. Họ là những ngời tiếp nhận chỉ thị của giám đốc, phân công và hớng dẫn nhân viên cấp dới trong phòng của mình thực hiện nhiệm vụ theo các chỉ thị đợc giao.
+ Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: Đảm đơng toàn bộ công tác xuất nhập khẩu tại công ty: Nhập nguyên vật liệu, máy móc... Có kế hoạch xuất nhập khẩu để phòng kế toán cân đối kế hoạch thu chi ngoại tệ, xây dựng dự thảo hợp đồng xuất nhập khẩu...
Ngoài ra còn tập trung vào dịch vụ đặc biệt theo sự chỉ đạo của công ty. + Phòng kế hoạch đầu t: Phòng này có nhiệm vụ vạch ra kế hoạch hoạt động tham mu cho tổng giám đốc trong việc xây dựng kế hoạch của công ty. Tìm kiếm hoạt động đầu t quản lý kinh doanh.
+ Phòng tổ chức hành chính tham mu cho giám đốc về công tác tổ chức cán bộ, thực hiện sắp xếp lực lợng cán bộ, lao động, tiền lơng. Quản lý lu trữ hồ sơ tài liệu của công ty. Tổ chức đào tạo cán bộ, tuyên truyền chỉ đạo.
+ Các cửa hàng kinh doanh: Kinh doanh các mặt hàng của công ty.
+ Phòng kế toán tài chính: Có đầy đủ chức năng nhiệm vụ theo luật và pháp lệnh kinh tế nhà nớc quy định. Ghi chép đầy đủ và phản ánh một cách chính xác, kịp thời, liên tục về tình hình quản lý và sử dụng tài sản và nguồn vốn của công ty. Thúc đẩy hoạt động kinh doanh của công ty thực hiện tốt chế độ hạch toán kế toán.
+ Phòng kế hoạch thị trờng: Có nhiệm vụ tiếp cận và mở rộng thị trờng cho công ty, tìm kiếm khách hàng, thúc đẩy quá trình tiêu thụ sản phẩm của công ty.
Với cơ cấu tổ chức nh trên, Công ty xuất nhập khẩu máy Hà Nội luôn đảm bảo sự thống nhất, nhất quán mệnh lệnh đa xuống đợc rõ ràng, nhanh chóng và
không bị chồng chéo, phân tách rõ ràng trách nhiệm của từng bộ phận. Các phòng ban chức năng đảm bảo công tác tham mu cho hoạt động của công ty.
3.2. Tình hình lao động
Tình hình lao động của công ty đợc thể hiện qua bảng 1 (từ năm 1999- 2000).
Bảng 1 ngang ********************** Qua số liệu bảng 1 ta thấy:
Số lợng và kết cấu lao động của công ty trong 2 năm 1999 và 2000 là 121 ngời so với năm 1999 là 118 ngời tăng 3 ngời, tỷ lệ 2000 so với 1999 đạt 102,54% nguyên nhân là do công ty mới tuyển dụng thêm một số nhân viên mới trong năm 2000. Nếu phân theo giới tính: Lao động nam năm 1999 đạt 48,3% trong khi đó lao động nữ chiếm 51,75 so với năm 2000 lao động nam giảm 5 ngời tơng ứng còn 91,22% so với năm 1999, chiếm tỷ trọng 42,97%. Lao động nữ trong công ty vẫn tăng 8 ngời với tỷ lệ tăng là 13,11%. Lao động nữ chiếm tỷ trọng là 57,03%.
Nếu phân theo trình độ:
Năm 1999 số cán bộ trên đại học là 6 ngời chiếm tỉ trọng là 5,08%, năm 2000 là 7 ngời chiếm tỉ lệ là 5,78% lao động của công ty. So với năm 1999 tăng 1 ngời với tỉ lệ tăng là 16,67%.
Số cán bộ có trình độ đại học 1999 là 18 ngời chiếm tỷ trọng là 15,25%. Năm 2000 là 19 ngời chiếm tỷ trọng là 15,7%. So với năm 1999 tăng 1 ngời với tỷ lệ là 5,55%. Số lao động trung cấp 15 ngời chiếm 12,71% và đông nhất là lao động phổ thông 79 ngời chiếm 66,96% năm 1999. So với năm 1999 năm 2000 thì số lao động phổ thông không có sự thay đổi, lao động trung cấp tăng 1 ngời chiếm tỷ trọng 13,22%. Nh vậy ta thấy kết cấu lao động trong 2 năm 1999-2000 tạm hợp lý. Số cán bộ có trình độ cao chiếm tỷ trọng tơng đối lớn. Đây chính là thế mạnh của công ty.
Sang đến năm 2001 tổng số lao động tăng 128 ngời tăng 7 ngời tơng ứng với 105,78% so với năm 2000. Sở dĩ có sự thay đổi này là do tình hình phát triển của công ty, đồng thời bù đắp cán bộ do đặc điểm tuổi đời trung bình của cán bộ công nhân viên toàn công ty là trên 40 tuổi.
Vì vậy công tác kế toán hoá cán bộ là nhiệm vụ và mục tiêu phân đấu của công ty, lực lợng công nhân lao động giảm 1 ngời nhng vẫn chiếm tỉ trọng là
60,94%. Số cán bộ có trình độ trên đại học tăng 4 ngời tơng ứng 15714% so với năm 2000, chiếm tỉ trọng 8,6%.
Số cán bộ có trình độ đại học tăng 2 ngời tơng ứng 110,52% so với năm 2000 chiếm tỷ trọng 16,4%.
Số cán bộ có trình độ trung cấp tăng 2 ngời tơng ứng 112,5% so với năm 2000 chiếm tỷ trọng là 14,06%.
Đây là những con số đáng mừng cho hoạt động của công ty trong tiến trình hội nhập thơng mại quốc tế. Tuy nhiên công ty không ngừng đào tạo và đào tạo lại cán bộ, công nhân viên để đáp ứng cho mục tiêu nhiệm vụ đề ra.