Bên cạnh khâu nghiên cứu thị trường, tìm hiểu đối tác thì khâu đàm phán và thực hiện hợp đồng là khâu rất quan trọng trong nội dung hợp đồng xuất khẩu của công ty. Việc tiến hành đàm phán dưới nhiều hình thức.Với những đối tác có quan hệ làm ăn thân thiết có thể tin tưởng lẫn nhau thường tiến hành dưới hình thức thư tín, điện thoại. Nhưng có những đối tác thì trực tiếp đàm phán, ký kết hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu
Sau quá trình giao dịch chào hàng, một vài yêu cầu mua hàng có khả năng đáp ứng sẽ được hai bên triển khai đàm phán và thoả thuận các điều khoản của hợp đồng ngoại thương. Nội dung chính của hợp đồng (bằng tiếng Anh) và bao gồm
các điều khoản chính thức như sau: Mô tả đối tượng của hợp đồng; Quy cách chất lượng áp dụng của hàng hoá; Thời gian giao hàng; Địa điểm giao hàng; Điều kiện đóng gói hàng; Điều kiện phạt thực hiện hợp đồng; Điều kiện trọng tài.
Sau khi kết thúc đàm phán và hợp đồng ngoại thương đã được soạn thảo kết quả phải được lập thành văn bản, đính kèm với bản thảo hợp đồng ngoại thương. Trường hợp kết quả và nội dung được lãnh đạo chấp nhận, việc đàm phán sẽ kết thúc và hợp đồng sẽ được hai bên ký qua Fax hoặc ký bản gốc để làm căn cứ cho việc thực hiện hợp đồng của hai bên.
Khó khăn mà công ty gặp phải lớn nhất là khi có khiếu nại về sản phẩm, do không tìm hiểu rõ đối tác và luật pháp nước sở tại, trình độ nhân viên công ty còn hạn chế dẫn đến gặp rất nhiều trở ngại khi có tranh chấp, kiện tụng xảy ra. Dẫn đến công ty phải chịu bồi thường, tổn thất không đáng có.
Tổ chức thực hiện hợp đồng
Khâu tổ chức thực hiện hợp đồng là khâu rất quan trọng trong nội dung của hoạt động xuất khẩu. Đây là quá trình nhằm xem xét quá trình thực hiện nghĩa vụ ràng buộc của hai bên trong hợp đồng ngoại thương.
- Tạo nguồn hàng xuất khẩu (chuẩn bị hàng xuất khẩu)
Trong hoạt động xuất khẩu thì bảo đảm nguồn hàng xuất khẩu là yếu tố đầu tiên ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh sau này. Chuẩn bị hàng hoá ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hàng hoá xuất khẩu, tiến độ giao hàng, đến việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu, đến uy tín và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
Đây là việc quan trọng đầu tiên trong viêc tạo nguồn hàng xuất khẩu. Đối với công ty thì nguồn hàng là các đơn vị sản xuất trực thuộc vì vậy rất dồi dào, không bị chèn ép giá ở khâu này. Nhưng việc nghiên cứu nguồn hàng không chỉ đơn thuần là nghiên cứu số lượng hàng hóa, mà còn chủng loại, mẫu mã, chất lượng là rất quan trọng. Cũng phải xác định giá cả trong nước so với giá cả quốc tế, chi phí vận chuyển bảo quản.
Tổ chức thu gom hàng xuất khẩu
Dựa vào các đơn đặt hàng của khách hàng, các đơn vị xuất khẩu sẽ căn cứ vào khả năng cung ứng hàng của mình từ đó mới quyết định việc chấp nhận đơn đặt hàng. Riêng đối với công ty kinh doanh và xuất khẩu trực tiếp mua hàng của các đơn vị sản xuất thông qua hợp đồng mua bán. Hoặc ký hợp đồng uỷ thác xuất khẩu cho các đơn vị thành viên trong tập đoàn Galaglass.
Bảo quản và xuất kho
Hàng hoá sẽ được cất tại kho của đơn vị sản xuất thành viên hoặc tại kho của công ty.
Xuất kho: khi đến hạn giao hàng xuất khẩu, công ty tiến hành các công việc để xuất kho hàng hoá. Việc xuất kho giao hàng đòi hỏi phải đúng với thủ tục qui định phải đầy đủ các giấy tờ hợp lệ, các hoá đơn theo yêu cầu. Trước khi giao hàng các đơn vị tiến hành các công việc:
• Đối chiếu lệnh xuất kho với hàng thực có trong kho.
• Chuẩn bị các phương tiện, công cụ, nhân lực bốc xếp hàng.
• Khi giao hàng công ty yêu cầu người xuất kho và người mua phải ký vào phiếu xuất kho hay giao hàng để xác nhận.
- Nghiệp vụ giao hàng xuất khẩu
Sau khi chuẩn bị hàng hoá đầy đủ. Các đơn vị tiến hành vận chuyển hàng hoá ra cảng và tiến hành bốc dỡ xuống cảng để hải quan kiểm định. Nhìn chung các đơn vị thường sử dụng điều kiện cơ sở giao hàng FOB nên chỉ chịu trách nhiệm đối với hàng hoá khi hàng hoá vượt qua lan can tàu tại cảng bốc qui định. Hoàn thành các thủ tục theo qui định. Sau đó tổ chức khai báo và giám định Hải quan.
Giao hàng lên tàu và lấy vận đơn đường biển.
- Nghiệp vụ thanh toán
Trong thanh toán, các đơn vị của công ty thường áp dụng hình thức thanh toán bằng L/C. Đây là hình thức phổ biến trong kinh doanh xuất khẩu đảm bảo nghĩa vụ thanh toán của người mua trong qúa trình thực hiện hợp đồng.