III. Thực tiễn ký kết và thực hiện hợp đồng kinh tế về việc thuê nhà x−ởng tại Công ty Quan hệ quốc tế Đầu t− sản xuất (CIRI)
1. Quá trình ký kết hợp đồng kinh tế về việ thuê nhà x−ởng tại Công ty Quan hệ quốc tế Đầu t− sản xuất
1.2. Quá trình đàm phán
Để đi đến đàm phán cho việc xác lập hợp dồng kinh tế, công ty cũng nh− đối tác th−ờng thực hiện chuẩn bị. Đó là việc công ty thực hiện thu thập thông tin từ phía đối tác. Những thông tin công ty th−ờng quan tâm là hoạt động hiện tại của phía đối tác, mức độ tin cậy hay uy tín của họ trên th−ơng tr−ờng và khả năng thực tế của họ (mức độ diện tích mặt bằng nhà x−ởng, sân bãi v.v..). Các thông tin này có thể thực hiện đ−ợc bằng nhiều cách khác nhau, chẳng hạn thông qua khách hàng, thông qua các ph−ơng tiên thông tin đại chúng, hoặc công ty cử ng−ời trực tiếp tiếp cận với đối tác để thu thập…
Sau khi thu thập đầy đủ thông tin, công ty phải chuẩn bị các tài liệu có liên quan nh−: các tài liệu giao dịch, giấy uỷ quyền… để phục vụ cho việc xác lập hợp đồng kinh tế.
Kế tiếp của việc chuẩn bị là quá trình đàm phán hợp đồng kinh tế với đối tác.
Đàm phán hợp đồng kinh tế là giai đoạn rất khó khăn và phức tạp nh−ng rất quan trọng. Có thể nói, đây là quá trình đấu tranh, nh−ợng bộ lẫn nhau để đi đến một thoả thuận trong hợp đồng. Sở dĩ nh− vậy bởi sự thành công trong đàm phán có nghĩa công ty đã giữ đ−ợc bạn hàng, đồng thời cũng mang lại lợi ích trong kinh doanh cho cả hai phía.
Tuỳ từng đối tác và từng hợp đồng thuê nhà x−ởng mà thời gian đàm phán dài hay ngắn. Nếu là những bạn hàng quen thuộc thì việc đàm phán để đi đến ký kết hợp đồng kinh tế th−ờng mất ít thời gian, nếu là đối tác mới thì việc đàm phán để đi đến ký kết sẽ mất nhiều thời gian hơn.
Trong quan hệ hợp đồng thuê nhà x−ởng. Công ty Quan hệ quốc tế - Đầu t− sản xuất (CIRI) là ng−ời đi thuê (bên thuê) còn phía đối tác là bên cho thuê. Vì thế, trong quá trình xác lập quan hệ hợp đồng thuê nhà x−ởng th−ờng có hai cách: Với các bạn hàng quen thuộc thì quá trình đàm phán sẽ đơn giản hơn nhiều, hai bên th−ờng lập hợp đồng mẫu sẵn theo nội dung mà những hợp đồng tr−ớc đó hai bên đã ký kết. Sau đó chỉ cần thay đổi một số điều khoản trong hợp dồng nh−: đối t−ợng, thời gian thuê, giá cả và điều kiện thanh toán thì hợp đồng đ−ợc xác lập và đi đến ký kết. Thậm chí chỉ cần điện thoại thông báo cho bên kia nếu có nhu cầu thuê nhà x−ởng và khi đó một bên có thể soạn hợp đồng mẫu và Fax cho bên kia để xem xét. Việc điều chỉnh các điều khoản trong hợp đồng cũng có thể thông qua điên thoại hoặc fax… Việc còn lại một một trong hai bên xây dựng một hợp đồng hoàn chỉnh và ký kết hợp đồng đó.
Tuy nhiên, với bạn hàng mới giao kết hợp đồng kinh tế đầu tiên thì việc đàm phán cũng phức tạp hơn, nội dung đàm phán cũng dài hơn. Thông th−ờng thì bên đối tác sẽ chuẩn bị hợp đồng mẫu, sau đó đ−a đến nơi đàm phán để hai bên cùng thoả thuận, hai bên sẽ thoả thuận với nhau về số l−ợng các điều khoản, tên các điều khoản cụ thể và tiếp đó là nội dung của các điều khoản. Song cũng có tr−ờng hợp hai bên cùng thoả thuận một hợp đồng mẫu khi ngồi vào bàn đàm phán, tr−ờng hợp này th−ờng ít xảy ra bởi nó mất nhiều thời gian và làm phức tạp thêm nội dung đàm phán. Thực tế khi nào công ty có nhu cầu thuê nhà x−ởng thì gặp gỡ với đối tác, thoả thuận với nhau về các điều khoản chủ yếu của hợp đồng và có thể đi đến ký kết hợp đồng. Cũng có tr−ờng hợp không đi đến ký kết vì không thoả thuận đ−ợc về điều khoản giá cả, trách nhiệm của các bên… Trong tr−ờng hợp đàm phán không thành công ty vẫn luôn tôn trọng đối tác và cố gắng bộc lộ những ý định của mình để tỏ ý liên kết sản xuất kinh doanh với đối tác với mục đích làm ăn lâu dài.