Thủ tục, chứng từ nhập xuất cần được thu thập kịp thời vă cần phải đưa lín phòng kế toân ngay để đảm bảo kịp thời công tâc tính toân, hạch toân NVL.
Một số nội dung trong phiếu xuất kho cần phải được phản ânh chính xâc, rõ răng đảm bảo cho công việc tính toân được chính xâc.
Cần phải bổ sung đầy đủ hơn một số chứng từ nhập, xuất để theo dõi tốt hơn. Chính xâc hơn việc nhập xuất kho NVL
Cần phải thiết lập một hệ thống bâo biển kế toân NVL để phục vụ cho việc quản lý theo dõi NVL một câch tốt hơn.
Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, câc doanh nghiệp cạnh tranh nhau, đòi hỏi câc doanh nghiệp cần chú ý quan tđm hơn đến chất lượng sản phẩm. Điều đó muốn có hiệu quả thì công ty cần nghiín cứu vă xđy dựng định mức chi phí thực tế phù hợp với điều kiện công ty trín cơ sở định mức chung của ngănh. Mặt khâc định mức kinh tế kỹ thuật của ngănh được xđy dựng có thể chưa bao quât được những điều kiện, đặc điểm cụ thể của công ty. Do đó, công ty cần xđy dựng định mức chi phí riíng phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty mình.
III. MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP CÔNG TÂC HẠCH TOÂN NVL - CCDC TẠI CÔNG TY: TẠI CÔNG TY:
1. Nhận xĩt về thủ tục nhập xuất kho NVL - CCDC:
a. Với NVL nhập kho:
Tại công ty thông thường để nhập kho NVL thuí ngoăi gia công thủ tục chủ yếu gồm : - Hợp đồng gia công NVL.
- Phiếu nhập kho.
Việc nhập kho NVL thuí ngoăi gia công thường chú trọng đến số lượng., giâ trị cũng như việc hạch toân chứ chưa được chú trọng đến vấn đề chất lượng NVL, do đó đối với NVl thuí ngoăi gia công cũng cần có biín bản kiểm nghiệm NVL giống như khi nhập câc loại NVL khâc.
Theo nguyín tắc thì khi có nhu cầu NVL, câc đơn vị, phòng ban, xí nghiệp sẽ lăm giấy yíu cầu NVL, sau đó đưa phòng vật tư lăm phiếu xuất vă xuống kho nhận NVL.
Nợ TK 138 Có TK 152
Khi xong thủ tục xuất kho (có phiếu xuất kho) Nợ TK 627
Có TK 138
Sau khi sửa chữa hoặc đâp ứng yíu cầu cấp bâch mới tiến hănh lăm thủ tục xuất. Điều năy lăm cho việc đối chiếu kiểm kí giữa sổ sâch với thẻ kho với thực tế tồn kho không khớp. Nghĩa lă trong kho không cổn không đủ NVL so với sổ sâch do cuối thâng câc đơn vị nhận, mượn NVL chưa hoăn tất chứng từ. Bín cạnh đó còn có trường hợp lă NVL đê nhập khovă đê dùng cho câc xí nghiệp, song hoâ đơn, chứng từ nhập lại chưa hoăn tất, nín dẫn đến trường hợp kế toân nhận được giấy chứng từ xuất, song chưa nhận được chứng từ nhập của NVL văo cuối kỳ kế toân nín dẫn đến việc xuất bị đm mă trín sổ sâch không có để xuất. Chính vì vậy, để công tâc quản lý NVL được chặt chẽ, đòi hỏi thủ kho vă phòng vật tư phải có sự quản lý chặt chẽ. Một mặt phải giải quyết việc sửa chữa hay cần nhu cầu NVL đột xuất. Công ty phòng vật tư, hăng thâng có thể dựa văo nhu cầu sản xuất, sửa chữa của từng xí nghiệp có thể xuất tới mức thường xuyín để tại xí nghiệp phục vụ cho sửa chữa vă sản xuất.
c. Với NVL nhập kho:
Tại công ty Cao Su Đă Nẵng việc NVL nhập kho không được thực hiện ngay sau khi nhận hăng, nhận chứng từ nhập mă thông thường kế toân NVL tập hợp tất cả câc chứng từ nhập kho văo khoảng ngăy 5 đến ngăy 10 của thâng sau. Sau đó, kế toân NVL tiến hănh tập hợp chi phí mua NVL, chi phí vận chuyển, câc scf có liín quan để tiến hănh phđn bổ cho từng phiếu nhập. Chính vì vậy, việc tính toân chi phí liín quan mua NVL hầu như lă phđn chia đều, chứ không phản ânh đúng chi phí thực tế đến từng lô hăng, từng phiếu nhập hăng. Bín cạnh đó, do việc tính giâ nhập NVL được thực hiện văo cuối kỳ kế toân. Nín sau đó kế toân mới tiến hănh nhập tất cả câc chứng từ NVL theo từng phiếu nhập, sau đó mới thực hiện đến việc xuất chứng từ xuất kho NVL. Nghĩa lă việc cập nhật phiếu nhập, xuất không được tiến hănh thường xuyín theo thứ tự thời gian bâo trín tờ khai. Cho nín công ty hay bị phạt 1% trín tiền thuế
cho một ngăy nộp chậm. Chính vì vậy, tự nhiín giâ của NVL nhập khẩu phải chịu thím tiền phạt trong khi nó đê chịu quâ nhiều chi phí: chi phí giao nhận hăng nhập khẩu, chi phí mua NVL, chi phí vận chuyển.
2. Một số ý kiến về hạch toân tổng hợp nhập xuất NVL:
a. Về hạch toân hăng mua đi đường:
Tại Công ty khi hạch toân nhập NVL kế toân chỉ sử dụng tăi khoản 152 mă không sử dụng TK 151. Nghĩa lă nhiều khi trong thâng hoâ đơn chứng từ đê vív, công ty đê chấp nhận thanh toân hoặc đê thanh toân. Nhưng cuối thâng hăng hóa vẫn chưa mang về nhập kho, đúng ra trường hợp năy phòng vật tư phải mang hoâ đơn chứng từ sang phòng kế toân để kế toân phản ânh văo TK 151 :"hăng mua đang đi đường". Song thực tế hăng thâng nếu hoâ đơn về, nhưng hăng hóa NVL chưa về thì phòng vật tư thường giữ lại chứng từ, đợi cho đến khi hăng hóa NVL về đến công ty, mới tiến hănh lăm thủ tục nhập vă đưa chứng từ lín phòng kế toân để hạch toân văo TK 152. Điều năy lăm cho việc phản ânh câc nghiệp vụ không được chính xâc :
Nợ TK 151 " hăng mua đi đường" Có TK 111,112,331
Nhưng trong thực tế thì nghiệp vụ năy không được kế toân NVL thể hiện. Chính vì vậy để đảm bảo sự chính xâc trong hạch toân kế toân theo đúng nguíyn tắc hạch toân chi phí công ty phải thực hiện câc bước kế toân sau:
Khi nhận được hoâ đơn nhưng cuối thâng NVL vẫn chưa về kho, căn cứ văo hâo đơn kế toân ghi:
Nợ TK 151 hăng mua đang đi đường Có TK 331 phải trả cho người bân Có TK 111,112,141
Sang thâng sau, khi NVL về nhập kho căn cứ văo hoâ đơn, phiếu nhập kho kế toân ghi:
Nợ TK 152 nguyín vật liệu Có TK 151 hăng mua đi đường
Đối với câc nghiệp vụ hạch toân xuất kho NVL, thông thường kế toân căn cứ văo nội dung trong phiếu để hạch toân. Mă việc viết phiếu lại do phòng vật tư viết. Nhưng phòng vật tư do không nắm bắt được nội dung trong phiếu xuất lại liín quan đến nghiệp vụ kế toân vă do không hiểu nghiệp vụ nín phòng vật tư nhiều khi phản ânh không chính xâc nội dung xuất NVL. Điều năy dẫn đến việc hạch toân sai vă sau năy khi kiểm tra, quyết toân phât hiện sai lại phải tiến hănh hạch toân lại cho chính xâc.