III. HẠCH TOÂN NGUYÍN VẬT LIỆU CCDC TẠI CÔNG TY DRC: 1 Phđn loại vă tính giâ NVL CCDC:
4.Thủ tục, chứng từ hạch toân nhập, xuất kho NVL-CCDC:
4.1. Với NVL nhập kho:
a. NVL mua ngoăi nhập kho: đòi hỏi cần có một số chứng từ sau: - Hoâ đơn bân hăng.
- Phiếu nhập vật tư. - Hợp đồng mua NVL.
Phòng vật tư sau khi nhận hoâ đơn của người bân, cân bộ vật tư mang về phải kiểm tra đối chiếu với hợp đồng về số lượng, đơn giâ, kiểm tra con dấu của bảo vệ xem đê mang hăng văo cổng hay chưa, chữ ký của phòng kỹ thuật (nếu lă phụ tùng thay thế). Để quyết định chấp nhận hay không chấp nhận nhập lô hăng NVL năy. Sau đó phòng vật tư lập phiếu nhập kho gồm 3 liín, liín gốc để lại cuối, 02 liín sau chuyển xuống kho, sau khi có xâc nhận của phụ trâch phòng vật tư. Thủ kho căn cứ văo phiếu nhập kiểm tra lại phiếu nhập NVL tại kho. Thủ kho ghi số lượng thực nhập văo phiếu vă cùng người cung cấp NVL ký tín văo phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho phải có chữ ký của người giao NVL, thủ kho phụ trâch phòng vật tư, kế toân. Thủ kho sau khi văo thẻ kho phải chuyển về phòng kế toân 1 liín, phòng vật tư 1 liín (liín phòng vật tư dùng đối chiếu với liín trong cuốn). Sau đó dùng nó lăm liín đưa cho nhă cung cấp thanh toân tiền với kế toân thanh toân.
b. Với NVL tự chế biến nhập kho:
Thủ tục gồm: - Phiếu bâo nhập NVL (do từng xí nghiệp có NVL nhập lập) - Phiếu nhập kho.
Phòng vật tư sau khi nhận phiếu bâo nhập NVL có chữ ký của phụ trâch xí nghiệp, chữ ký phòng kỹ thuật, phụ trâch phòng vật tư thì mới tiến hănh lăm "Phiếu nhập kho" thănh 3 liín. Sau khi phụ trâch phòng vật tư ký, người mang NVL vă phiếu
nhập kho xuống kho nhập. Căn cứ "Phiếu nhập kho" thủ kho ghi số lượng, ký nhận. 1 liín giao cho người nhập NVL, liín gốc chuyển về phòng vật tư, 012 liín thủ kho dùng để văo thẻ kho sau đó chuyển lín phòng kế toân để nhập NVL.
c. Đối với NVL thuí ngoăi chế biến nhập kho:
Thủ tục gồm: - Phiếu giao hăng (của đơn vị chế biến) - Hoâ đơn về chi phí chế biến.
- Phiếu nhập kho.
Phòng vật tư căn cứ văo phiếu giao hăng của đơn vị nhận gia công chế biến để lập phiếu nhập vật tư thănh 3 bản. Sau khi người phụ trâch phòng vật tư ký rồi giao cho người mang hăng xuống nhập kho. Thủ kho căn cứ văo "Phiếu nhập kho" để kiểm nhận vă nhập kho. Ghi số thực nhập kho văo phiếu nhập vă cùng người giao hăng ký văo 3 bản. Một ban giao cho người giao hăng,1 bản chuyển về phòng vật tư, 01 bản thủ kho giữ vă ghi văo "Thẻ kho" Sau đó chuểyn về phòng kế toân để tính tiền, ghi văo sổ kế toân.
4.2. Với NVL xuất kho:
a. NVL xuất dùng cho sản xuất kinh doanh trong đơn vị: Thủ tục gồm: - Giấy đề nghị xuất NVL (giấy yíu cầu NVL) - Phiếu xuất NVL định mức.
- Phiếu xuất kho
Khi có nhu cầu sử dụng NVL, đơn vị có yíu cầu lăm, giấy yíu cầu, sau đó phụ trâch đơn vị ký, giâm đốc, phòng vật tư. giấy năy được chuyển phòng vật tư. Căn cứ giầy đề nghị yíu cầu hợp lý phòng vật tư lập "Phiếu xuất NVL" thanhd 3 bản, căn cứ "Phiếu xuất NVL" thủ kho xuất kho vă ghi số thực xuất văo phiếu rồi cùng người ký nhận ký văo 3 bản ký xuất. 01 bản người nhận giữ, 01 bản chuyển phòng vật tư, 1 bản thủ kho giữ văo thẻ kho sau đó chuyển lín phòng kế toân lăm căn cứ ghi sổ.
b. Trường hợp NVL xuất bân:
Thủ tục gồm: - Giấy đề nghị xuất bân. - Hoâ đơn kiím phiếu xuất kho.
Phòng vật tư căn cứ giấy đề nghị xuất bân, phải có chữ ký của giâm đốc, kế toân trưởng, phụ trâch phòng vật tư . phòng vật tư căn cứ giấy năy lập "hoâ đơn kiím phiếu xuất kho" thănh 3 bản, cả 3 bản được phụ trâch phòng vật tư ký. Giâm đốc duyệt, kế toân trưởng kiểm tra ký duyệt thanh toân rồi giao cho khâch hăng đến kho để nhận. Nếu khâch hăng thanh toân tiền mặt, ngđn phiếu, sec thì trước khi nhận phải đến thủ quỹ lăm thủ tục trả tiền vă đóng dấu "đê thu tiền" văo phiếu. Căn cứ hoâ đơn, thủ kho xuất NVL vă ký văo 3 bản, 01 bản giao cho khâch hăng, 1 bản giao cho phòng vật tư, 1 bản thủ kho lăm căn cứ văo "thẻ kho" vă sau đó chuyển về phòng kế toân lăm căn cứ ghi văo sổ kế toân.
c. Với NVL xuất thuí ngoăi gia công chế biến: Thủ tục gồm: - Hợp đồng thuí gia công.
- Phiếu xuất kho NVL.
Phòng vật tư căn cứ "hợp đồng thuí gia công" để lập "phiếu xuất kho NVL" vă ghi rõ văo phiếu lă xuất gia công chế biến. Sau khi phòng vật ký ký, giâm đốc duyệt, phiếu xuất chuyển xuống kho lăm cơ sở xuất NVL, một bản giao cho đơn vị nhận NVL gia công, 1 bản chuyển về phòng vật tư, 1 bản thủ kho giữ lăm căn cứ ghi văo "thẻ kho" vă sau đó chuỷen về phòng kế toân lăm căn cứ ghi sổ.