- Bớc 3: Hải quan thu thuế, kiểm hoá, giải phóng hàng.
- Bớc 4: Kiểm tra, xử lý vi phạm.
* Nhận hàng từ tầu chở hàng:
Khi nhận đợc giấy báo của đơn vị Ngoại th ơng, Công ty cử ngời đến gặp đại diện của đơn vị Ngoại th ơng đó tại cảng đến nh đã quy định trong hợp đồng để nhận "lệnh giao hàng". Sau đó, mang "lệnh giao hàng" cùng với hồ sơ, chứng từ ra cảng để nhận hàng.
* Kiểm hoá hàng hoá:
Khi nhận hàng nhập khẩu, Công ty tiến hành kiểm tra, đối chiếu hàng hoá so với hợp đồng để phát hiện số bị thiếu hụt, mất mát, tổn thất( nếu có) để kịp thời khiếu nại, đòi bồi thờng. Trờng hợp xảy ra tổn thất hay nghi là bị tổn thất, trớc khi nhận hàng, Công ty phải yêu cầu giám định hàng hoá tại địa điểm giao hàng.
Đối với hàng hoá nguyên đai, nguyên kiện: Khi nhận về kho của mình, Công ty mới phát hiện thiếu hụt, h hỏng bên trong hoặc qui cách phẩm chất không phù hợp so với hợp đồng; Công ty phải giữ nguyên hiện trạng và báo ngay cho đơn vị Ngoại th ơng biết để cử ng- ời đến xem xét, giám định. Trờng hợp quá 05 ngày kể từ ngày báo, nếu đơn vị ngoại thơng không có sự phản hồi thì Công ty phải yêu cầu Công ty Giám định(Vinacontrol) đến xét nghiệm và lập biên bản giám định đòi bồi thờng.
* Giao hàng cho đơn vị đặt hàng nhập khẩu:
Sau khi nhận hàng hoá thi Công ty giao hàng cho đơn vị đặt hàng hoặc giao toàn bộ lô hàng nh đã thoả thuận cho đơn vị uỷ thác nhập khẩu( đối với hợp đồng uỷ thác nhập khẩu). Trong tr ờng hợp Công ty nhận uỷ thác nhập khẩu thông th ờng khi nhận đợc thông báo
nhận hàng thì Công ty báo luôn và yêu cầu bên uỷ thác cùng đi nhận hàng tại cảng đến đã quy định trong hợp đồng.
• Làm thủ tục thanh toán: Khi nhận đợc bộ chứng từ gốc từ nớc ngoài về đến Ngân hàng Ngoại thơng. Công ty phải kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ rồi phải trả tiền cho Ngân hàng để nhận đợc bộ chứng từ đi nhận hàng.
* Khiếu nại (nếu có):
Thực tế, điều khoản này rất ít khi gặp trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty, có một số trờng hợp vi phạm hợp đồng thì hai bên đều giải quyết với nhau nên Công ty không phải lập Hồ sơ khiếu nại.
* Đánh giá kết quả:
Sau khi thực hiện xong hợp đồng nhập khẩu Công ty th ờng đánh giá những mặt đợc và những mặt cha đợc của cả quá trình thực hiện hợp đồng; tìm ra nguyên nhân ảnh hởng đến kết quả đó đồng thời phát huy những mặt tích cực để việc kinh doanh XNK nói riêng và việc kinh doanh của Công ty nói chung ngày càng phát triển có kết quả hơn.
3.3. Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng và thủ tục giải quyết cáctranh chấp phát sinh trong hợp đồng nhập khẩu tại Công ty vận tranh chấp phát sinh trong hợp đồng nhập khẩu tại Công ty vận tải và Đại lý vận tải VITACO-Hà Nội.
Mặc dù qua ba năm tham gia vào lĩnh vực kinh doanh XNK nh ng số hợp đồng bị vi phạm rất hạn chế. Để có đ ợc nh vậy là do đội ngũ cán bộ kinh doanh đã đáp ứng đợc yêu cầu thực tế, luôn trau dồi, cập nhật kiến thức chuyên môn nghiệp vụ cùng với tinh thần làm việc nhiệt tình, trách nhiệm cao. Mặt khác, bộ phận nghiệp vụ đã biết rút ra những kinh nghiệm quý báu của ngời đi trớc cùng sự giúp đỡ của Tổng công ty nên hạn chế và giảm thiểu sai sót, rủi ro có thể xảy ra.
Tuy vậy, việc kinh doanh XNK lại rất phức tạp và luôn biến động nên Công ty cũng không thể tránh hết đ ợc những cạm bẫy của đối tác, kiểm soát đợc hết lỗi lầm dẫn đến vi phạm hợp đồng. Những vi pham trong thời gian qua chủ yếu mắc phải là do bên xuất khẩu và là những vi phạm sau: vi phạm về số l ợng, chất lợng, thời gian giao hàng, phơng thức thanh toán...
• Vi phạm về số lợng: đây là những sai sót do bên xuất khẩu không kiểm tra kỹ trớc khi hàng rời cảng hoặc do mất mát khi vận chuyển ... theo hợp đồng thì bên xuất khẩu phải chịu trách nhiệm cho đến khi giao hàng cho Công ty, có nghĩa là
trong trờng hợp này thì bên xuất khẩu phải có trách nhiệm tuỳ vào từng trờng hợp cụ thể mà đền bù thiệt hại hay thiếu hụt cho Công ty.
* Giao chậm:
- Với những lô hàng bình thờng thì việc nhận hàng chậm, không ảnh hởng lớn đển giá trị của hàng thì Công ty có thể vẫn gia hạn cho nhà xuất khẩu một khoảng thời gian nhất định; qua thời gian gia hạn đó mà bên xuất khẩu vẫn không thể giao hàng thì hoặc là Công ty có thể gia hạn tiếp hoặc là huỷ hợp đồng, đòi bồi thờng thiệt hại (tuy nhiên trong thực tế, trờng hợp này rất ít xảy ra).
- Trờng hợp nhập hàng hoá để phục vụ một dịp lễ, tết hoặc hàng có tính thời vụ thì thời hạn nhận hàng có ý nghĩa hết sức quan trọng, quyết định giá trị của hàng hoá. Nh vậy, nếu nhà xuất khẩu không đáp ứng đợc yêu cầu đó thì Công ty không thể gia hạn thời gian nhận hàng, huỷ hợp đồng và bên xuất khẩu phải có trách nhiệm đền bù thiệt hại khi hợp đồng bị huỷ bỏ.
* Nhận chậm: Thực tế trờng hợp này đã xảy ra đối với các Doanh nghiệp nhập khẩu hàng hoá từ nớc ngoài về với các lý do nh:
- Do bộ chứng từ có vấn đề.
- Do nhà nhập khẩu không muốn mua lô hàng đó nữa.
- Do bên uỷ thác nhà nhập khẩu đó huỷ bỏ hợp đồng uỷ thác với bên nhận uỷ thác xuất khẩu
Công ty VITACO cũng đã mắc phải trờng hợp: do bộ chứng từ có sai sót nhỏ mà Công ty không phát hiện ra cho nên việc nhận hàng bị chậm lại nên ảnh hởng đến kết quả kinh doanh XNK của Công ty.
• Vi phạm về chất lợng: Tuỳ thuộc vào đặc tính của từng lô hàng nà đánh giá hàng giao không đúng chất l ợng theo những tiêu chuẩn khác nhau. Nhng nói chung, tuỳ từng lô hàng cụ thể thì Công ty đều quy định phẩm chất, chất lợng khá cụ thể. Thực tế có những lô hàng, nhà xuất khẩu không giao đúng nh trong hợp đồng đã ký, có thể là do các chỉ tiêu về chất l ợng nh trong họp đồng nhng xuất xứ của lô hàng đó lại khác.Tr- òng hợp giao không đúng chất lợng, Công ty có thể yêu cầu nhà xuất khẩu giao lại lô hàng khác hoặc bàn bạc cách thức giải quyết lô hàng đó với nhà xuất khẩu với một số điều kiệnkêm theo nh: giảm giá, tr khấu hao hoặc bên xuất khẩu phải mất một khoản tiền phạt theo thoả thuận.
* Vi phạm về thanh toán: có thể do nhiều nguyên nhân
- Do sau khi ký kết, Công ty nhận đợc đơn chào hàng với hàng hoá nh đã ký về phẩm chất, chất l ợng, xuất xứ...nhng giá thành hạ hơn nên Công ty muốn huỷ bỏ hợp đồng về lô hàng đó, nên Công ty đã thanh toán chậm tiền hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Do nhu cầu của thi trờng về hàng hoá đó giảm đáng kể nên Công ty cũng không muốn thanh toán tiền hàng để nhận hàng về ngay mà cố tình kéo dài thời gian.
- Do bên uỷ thác cho Công ty huỷ bỏ hợp đồng nhập khẩu uỷ thác
...
Nói chung là có nhiều nguyên nhân nhng trên thực tế Công ty ít gặp phải những trờng hợp trên dẫn đến thanh toán chậm; số vụ vi phạm hợp đồng nhập khẩu rất ít và chủ yếu là vi phạm về giao chậm hàng hoá so với hợp đồng đã ký.
Ta có thể theo dõi một số tr ờng hợp vi phạm hợp đồng cụ thể trong năm 2000.
Biểu 10: Một số hợp đồng bị vi phạm các thoẩ thuận đã đ ợc ký kết trong năm 2000.
Số HĐ Đơn vị giao
dịch Nội dungvi phạm Nguyênnhân Hình thứcphạt
03 To To Ltd Giao chậm Do tàu vận
tải Chấp nhậnnhận hàng
09 Woobo Giao chậm Giá hàng
tăng lên Phạt bằngtiền 15 ICI Pte Ltd Giao chậm Do không đủ
nguồn cung Chấp nhậnnhận hàng 24 Takalar Corp Kém chất l-
ợng Hàng kémchất lợng Phạt bằngtiền 29 Choong Nam Kém chất l-
ợng Hàng kémchất lợng Phạt bằngtiền Trong các vi phạm về chất lợng thì chế tài buộc thực hiệ và bồi thờng thiệt hại, giảm giá thành hàng nhập khẩu đ ợc sử dụng là chính.
Nếu lô hàng lớn, tỷ lệ sai hỏng cao thì Công ty yêu cầu nhà xuất khẩu giao bù hàng thay thế. Nếu số l ợng hàng không lớn để đủ làm thành một chuyến hàng thì Công ty yêu cầu nhà xuất khẩu bồi th ờng thiệt hại, mức bồi thờng phải căn cứ vào mức thiệt hại thực tế và do thoả thuận giữa Công ty và khách hàng.
Nh vậy việc vi phạm hợp đồng đợc Công ty giải quyết khá linh hoạt, không hoàn toàn cứng nhắc theo quy định của hợp đồng. Tuy nhiên, trong bất cứ hợp đồng nào thì thái độ khéo léo, mềm mỏng và năng động của ngời làm công tác hợp đồng có ảnh hởng rất lớn tới kết quả đàm phán và giải quyết khiếu nại; giúp Công ty duy trì đ ợc quan hệ làm ăn với khách hàng và hạn chế đợc một phần thiệt hại.
Trên thực tế, số hợp đồng nhập khẩu của Công ty ký kết đ ợc bị vi phạm là rất ít, hầu nh không có vụ việc nào Công ty phải nhờ đến trọng tại kinh tế hoặc toà án để giải quyết vì giá trị của hợp đồng và tài sản bị vi phạm thờng không lớn lắm, việc kiện tụng sẽ gây tổn hại đến uy tín, tốn kém về tiền bạc của cả hai bên. Do đó, nên các bên vi phạm hợp đồng nhập khẩu của Công ty th ờng do hai bên tự thơng l- ợng để giải quyết.
Ví dụ: Vào cuối năm 2000, Công ty ký hợp đồng mua máy điều hoà nhiệt độ có ký hiệu là:RF12WA. Khi nhận hàng, Công ty kiểm tra thì lô hàng đó có một số hàng co hình dáng giống hệt nh sản phẩm có ký hiệu RF12WA, số hàng này có ký hiệu RF7WA. Do đó, Công ty đã yêu cầu bên xuất khẩu giao lại số hàng bị sai trên theo đúng điều khoản của hợp đồng; Sau đó, Công ty Anhui Garment Imp and Exp Co.,Ltd cho biết là hiện nay số hàng đó không có nên yêu cầu Công ty VITACO nhận số hàng sai quy cách đó và bên xuất khẩu đồng ý giảm giá cho số hàng đó đồng thời chịu một khoản tiền phạt không lớn là USD1.000,00 do vi phạm hợp đồng.