Lực lượng bán hàng là cầu nối cơ bản nhất giữa cơng ty với thị trường. Do vậy thiết kế và tổ chức lực lượng bán hàng là một nội dung quan trọng của quản trị bán hàng cần được thực hiện một cách hồn hảo. Lực lượng bán hàng của cơng ty Vĩnh Tường gồm:
+ Lực lượng bán hàng cơ hữu của cơng ty, bao gồm tất cả những thành viên trong cơng ty cĩ trách nhiệm trực tiếp đến hoạt động bán hàng. Lực lượng bán hàng này được chia thành:
- Lực lượng bán hàng tại văn phịng: là bộ phận bán hàng tập trung ở văn phịng (chính) của cơng ty và liên hệ với khách hàng chủ yếu thơng qua điện thoại hoặc tiếp xúc chủ yếu tại văn phịng cơng ty. Tại cơng ty Vĩnh Tường thì cĩ hai bộ phận bán hàng chủ yếu là phịng bán hàng và phịng dự án.Phịng bán hàng thì chăm sĩc và phát triển các đại lý và trung tâm phân phối cịn phịng dự án thì chăm sĩc các cơng trình,dự án.
- Lực lượng bán hàng bên ngồi cơng ty (văn phịng) là bộ phận các nhân viên bán hàng được bố trí theo vùng địa lý, theo các địa bàn khác nhau của cơng ty. Bộ phận bán hàng này cĩ trách nhiệm bán hàng, cung ứng dịch vụ thơng qua các giao dịch trực tiếp với khách hàng trên địa bàn được phân cơng.
+ Các đại lý,trung tâm phân phối cĩ hợp đồng .
Là một bộ phận lực lượng bán hàng của cơng ty bao gồm các cá nhân hay tổ chức độc lập khơng thuộc tổ chức cơ hữu của cơng ty , nhận bán hàng cho cơng ty để hưởng hoa hồng đại lý theo các hợp đồng đã ký kết giữa hai bên. Các đại lý bán hàng loại này cĩ thể được xác định là một bộ phận trong kênh phân phối hàng hố của cơng ty.
3.3.2 Thiết kế và tổ chức lực lượng bán hàng.
Nội dung thiết kế và tổ chức lực lượng bán hàng của cơng ty Vĩnh Tường được xác định theo các bước sau:
Xác định mục tiêu của lực lượng bán hàng Xác định chiến lược của lực lượng bán hàng
Xác định cơ cấu của lực lượng bán hàng Xác định quy mơ của lực luợng bán hàng Xác định chế độ đãi ngộ cho lực lượng bán hàng
+ Các nội dung thuộc bước (1) và (2):Đã được nghiên cứu và xác định trong quá trình xây dựng chiến lược và kế hoạch bán hàng của cơng ty. Trong quá trình thiết kế và tổ chức lực lượng bán hàng cần nghiên cứu và nắm vững các mục tiêu và chiến lược bán hàng để xác định đúng đắn cơ cấu cần cĩ của lực lượng bán hàng.
+ Cơ cấu và tổ chức lực lượng bán hàng:lực lượng bán hàng của cơng ty được thiết kế và tổ chức theo vùng địa lý, theo khách hàng.
+ Quy mơ của lực lượng bán hàng : Nĩ cĩ ảnh hưởng lớn đến mức bán hàng và chi phí. Việc xác định đúng số lượng các đại diện bán hàng là cần thiết sau khi đã xây dựng được cơ cấu tổ chức cụ thể.Cơng ty Vĩnh Tường đã xác định quy mơ lực lượng bán hàng dựa trên phương pháp khối lượng cơng việc với các bước:
- Phân nhĩm khách hàng theo quy mơ căn cứ vào khối lượng tiêu thụ kỳ kế hoạch.
- Xác định tần suất gặp gỡ cần thiết với khách hàng (số lần gặp gỡ, giao dịch với khách hàng trong kỳ kế hoạch) cho từng nhĩm khách hàng.
- Xác định khối lượng cơng việc của hệ thống bán hàng theo số lần gặp gỡ giao dịch trong kỳ kế hoạch (tổng khối lượng cơng việc bằng số khách hàng mỗi nhĩm nhân với tần suất gặp gỡ/giao dịch tương ứng).
- Xác định số lần gặp gỡ giao dịch trung bình mỗi đại diện bán hàng cĩ thể thực hiện được trong kỳ kế hoạch.
- Tính tốn số đại diện bán hàng cần thiết trong kỳ kế hoạch (thương số của tổng số lần gặp gỡ/giao dịch cần thiết và số lần gặp gỡ/giao dịch trung bình mà một đại diện bán hàng cĩ thể thực hiện).