Hệ thống tài liệu văn bản của Công ty gồm 5 tầng tài liệu : Tầng 1 : Sổ tay chất lợng
Tầng 2 : Các qui trình, thủ tục (10 thủ tục) Tầng 3 : Các chỉ dẫn công việc
Tầng 4 : Các biểu mẫu, biên bản, hồ sơ, báo cáo. Tầng 5 : Các văn bản tài liệu khác
* Khái quát :
Tầng 1 : Sổ tay chất lợng : Xác định chính sách chất lợng, mục
tiêu chất lợng, các biện pháp để thực hiện chính sách và mục tiêu chất lợng. Phân công trách nhiệm, quyền hạn của từng lãnh đạo, nhân viên. Từ đó dẫn tới sự thể hiện chi tiết hơn các văn bản tại tầng 2.
Sơ đồ cấu trúc hệ thống văn bản quản lý chất lợng của Công ty Tầng 2 → Tầng 1 → Tầng 3 → Tầng 4→ Tầng 5 → }
Tầng 2 : Các qui trình, thủ tục : Trình bày các biện pháp kiểm
soát chất lợng, những hoạt động liên quan đến các yếu tố thuộc hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO 9001.
Tầng 3 : Các hớng dẫn công việc, các hớng dẫn này chi tiết hóa
những văn bản ở tầng 2.
Tầng 4 : Các biểu mẫu, biên bản, hồ sơ, báo cáo : Cũng cụ thể
hóa một số tài liệu ở tầng 2 dới dạng bảng biểu, biên bản.
Tầng 5 : Các văn bản khác : Các văn bản liên quan đến công tác
giống, các văn bản quản lý Nhà nớc về tiêu chuẩn, đo lờng, chất l- ợng...
* Chi tiết :
Tầng 1 : Sổ tay chất lợng
Mục đích : - Đa ra cam kết của Công ty về chất lợng sản phẩm đáp ứng yêu cầu mong muốn của khách hàng, qua đó tạo sự thỏa mãn cho khách hàng đối với sản phẩm của Công ty.
- Xác định các bộ phận trong Công ty trực thuộc hệ thống chất lợng. - Xác định nhiệm vụ và quyền hạn của từng cán bộ.
- Đa ra những chính sách đối với các yếu tố của hệ thống chất lợng. Nội dung : Sổ tay chất lợng bao gồm
- Giới thiệu về Công ty
- Giới thiệu hệ thống văn bản
- Giới thiệu mục tiêu chất lợng, chính sách chất lợng và các biện pháp thực hiện.
- Giới thiệu bộ máy của Công ty, chức năng trách nhiệm và quyền hạn của cán bộ chủ chốt.
Giới thiệu về chính sách chất l ợng của Công ty :
Giám đốc Công ty là ngời đề ra chính sách chất lợng : "Chính sách chất lợng của Công ty cổ phần giống cây trồng Thanh Hóa là cung cấp các giống cây trồng chất lợng tốt thông qua việc liên tục cải tiến và đổi mới nhằm không ngừng nâng cao sự thỏa mãn nhu cầu của khách hàng và các bên liên quan. Việc tạo ra các giống cây trồng chất lợng tốt, thỏa mãn nhu cầu của khách hàng là trách nhiệm của mỗi cán bộ công nhân viên trong Công ty".
Cam kết của lãnh đạo :
Chúng tôi cam kết luôn cung cấp các loại giống cây trồng đạt và vợt các tiêu chuẩn chất lợng cho Nhà nớc - Ngành ban hành cho sản phẩm, và bảo hành sản phẩm cho khách hàng 1 vụ sản xuất.
Để đạt đợc cam kết chất lợng nói trên, chúng tôi sẽ :
- Trong hoạt động luôn luôn quan hệ chặt chẽ với kháchhàng để đảm bảo sản phẩm đáp ứng yêu cầu khách hàng.
- áp dụng và duy trì hệ thống quản lý chất lợng tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001 : 2000. Hệ thống này đợc lập kế hoạch và phát triển bởi sự hợp tác của mọi ngời.
- Có đủ nguồn lực nhằm đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty nh nguồn nhân lực, cơ sở hạ tầng và môi trờng làm việc thuận lợi để đạt đợc các yêu cầu đặt ra. Tăng cờng đào tạo, nâng cao tay nghề của mọi thành viên để họ không ngừng cải tiến công việc của mình.