II. Những lý luận chung về xuất khẩu
6. Các bớc tiến hành hoạt động xuất khẩu dệt may ở nớc ta
6.2. Giao dịch và đàm phán chuẩn bị ký kết hợp đồng xuất khẩu
6.2.1. Các bớc giao dịch13.
Bớc 1-Hỏi giá (Inquiry): Đây là lời yêu cầu để bớc vào giao dịch hay đây là việc bên có nhu cầu nhập khẩu đề nghị bên xuất khẩu báo cho mình biết giá cả và các điều kiện khác về sản phẩm mà mình muốn nhập khẩu. Nội dung của việc hỏi giá bao gồm: tên sản phẩm, quy cách, phẩm chất của sản phẩm, thời điểm giao hàng và các điều kiện khác tuỳ theo từng đối tợng nhập khẩu. Việc hỏi giá có thể đợc thực hiện qua điện thoại, th, e-mail… Bên hỏi giá thờng hỏi nhiều nơi để có thể lựa chọn đợc nhà nhập khẩu phù hợp với mình.
Bớc 2-Phát giá (Chào hàng-Offer): Đây chính là lời đề nghị ký kết hợp đồng do ngời xuất khẩu đa ra, nó thể hiện rõ ý định muốn bán hàng của họ. Nội dung chào hàng bao gồm: tên sản phẩm, quy cách, phẩm chất, bao bì, số lợng, giá cả của sản phẩm, điều kiện và thời điểm giao hàng, cách thức thanh toán, cách thức giao hàng…
Bớc 3-Đặt hàng (Order): đây chính là lời đề nghị ký kết hợp đồng xuất phát từ phía nhà nhập khẩu trong đó ngời mua phải nêu cụ thể về hàng hoá định mua và tất cả các nội dung cần thiết cho việc ký kết hợp đồng.
Bớc 4-Hoàn giá (Counter-Offer): đó là một đề nghị mới đợc đa ra khi có một bên không hoàn toàn chấp nhận sự chào hàng (hay đặt hàng) trớc. Khi đề nghị mới đợc đa ra thì những chào hàng (hay đặt hàng) trớc đó coi nh bị huỷ bỏ. Trong 13(15,tr119-123)
giao dịch quốc tế, mỗi lần giao dịch thờng trải qua nhiều lần hoàn giá mới đi đến kết thúc.
Bớc 5-Chấp nhận (Acceptance): Là việc bên nhập khẩu hoàn toàn đồng ý với mọi điều kiện mà bên xuất khẩu đa ra và ngợc lại, sau đó hợp đồng mua bán hàng hoá giữa hai bên sẽ đợc thành lập.
Bớc 6-Xác nhận (Confirmation): Đây là một văn bản ghi lại mọi điều đã thoả thuận và thống nhất giữa hai bên với nhau và đợc hai bên ký.
6.2.2. Các hình thức đàm phán.
Để đạt đợc những điều khoản thống nhất trong hợp đồng xuất nhập khẩu, các bên phải tiến hành đàm phán với nhau. Tuỳ theo từng điều kiện cụ thể mà ngời ta có thể có các hình thức đàm phán khác nhau. Trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu thờng sử dụng một số các hình thức chủ yếu sau:
Đàm phán giao dịch qua th tín:
+ Hiện nay th tín là phơng tiện chủ yếu mà các nhà kinh doanh xuất nhập khẩu thờng dùng để giao dịch với nhau do sự phát triển của công nghệ thông tin.
+ Đàm phán-giao dịch qua th tín giúp tiết kiệm chi phí cho cả hai bên; nhanh chóng, hơn thế trong cùng một lúc, các bên có thể tiến hành giao dịch với nhiều khách hàng ở nhiều nớc khác nhau và ngời sử dụng cá thể cân nhắc suy nghĩ và tranh thủ tham khảo ý kiến của nhiều ngời để chọn lựa đối tác. Tuy nhiên việc giao dịch bằng th tín sẽ rất khó phán đoán đ- ợc ý đồ của ngời gửi…
Đàm phán giao dịch qua điện thoại:
+ Ngày nay với sự phát triển của khoa học công nghệ để trao đổi với nhau các bên còn có thêm một phơng tiện nữa là điện thoại và fax.
+ Đàm phán giao dịch qua điện thoại rất nhanh chóng, giúp cho các bên giao dịch tiến hành đàm phán một cách khẩn trơng và tận dụng đợc những cơ hội mua bán tốt. Tuy nhiên phí tổn điện thoại giữa các nớc là rất lớn, do đó đàm phán giao dịch qua điện thoại thờng bị hạn chế về thời gian nên các bên không trình bày đợc một cách chi tiết về những điều kiện mà mình mong muốn. Hơn thế nữa hình thức này chỉ là sự trao
đổi bằng miệng nên sau khi trao đổi với nhau cần có th xác nhận nội dung đã đàm phán thoả thuận.
Đàm phán giao dịch bằng cách gặp gỡ trực tiếp:
+ Theo hình thức này các bên phải gặp gỡ trực tiếp với nhau để tra đổi về các điều kiện giao dịch và các vấn đề có liên quan.
+ Hình thức này giúp cho các bên đẩy nhanh đợc tốc độ đàm phán và đi đến thống nhất các điều kiện. Nó còn giúp cho các bên có cơ hội hiểu nhau hơn và duy trì đợc mối quan hệ tốt đẹp lâu dài. Nhng đây lại là một hình thức đàm phán khó khăn nhất vì nó đòi hỏi ngời tham gia đàm phán phải có trình độ cao về nghiệp vụ, tự chủ, phản ứng nhanh nhạy…để có thể giải quyết đợc những tình huống bất ngờ và có tính chất quyết định. Tiến hành đàm phán theo phơng thức này sẽ rất tốn kém.