I. Tổ chức hệ thốngthụng tin
3 2 Cụng nghệ thụng tin
3.2.1. Khỏi niệm hệ thống thụng tin.
Cụng nghệ thụng tin là sự hoà nhập của cụng nghệ mỏy tớnh với cong nghệ liờn lạc viễn thụng được thực hiện nhờ cụng nghệ vi mạch điện tử .
Sự hỡnh thành của cụng nghệ thụng tin. Liờn lạc là cụng nghệ lõu đời nhất trong số ba cụng nghệ kể trờn. Cỏc hệ thống liờn lạc bằng điện đó phỏt triển suốt từ những năm 1940,thoạt đầu vỡ những mục đớch quõn sự. Cụng nghệ thụng tin vi mạch điện tử bắt đầu từ những năm 1960 và đó sớm dẫn đến sự hồi tụ nhanh chúng của hai cụng nghệ lõu đời hơn thành một cụng nghệ mới mà ngày nay chung ta gọi là cụng nghệ thụng tin.
3.2.2. Bản chất luụn thay đổi của cụng nghệ thụng tin,những điều người quản lý cần biết.
Hỡnh 1 biết phải là liờn hệ sụ tến triển của cụng nghệ vois nhiệm vụ của những người quản lý với hàm ý họ cần phản ứng linh hoạt như thế nào đối với những thời cơ mới do những bước tiến triển của cụng nghệ đem lại .Bõy giờ đó cúthể đặt toàn bộ năng lực tớnh toỏn của một nàh mỏy tớn điện tử khổng lồ chiếm gần hết sàn nhà của cụng ty trong những năm 1970 lờn từng bàn làm việc ở một cơ quan của những năm 1990. Trong gần 120 năm qua từ khi Alexender Bell sỏng chế ra chiệc mỏy điện tớn đầu tiờn vào năm 1876, liờn lạc viễn thụng luụn thuộc về độc quyền của nhà nước hay một cụng ty tư nhõn chịu sự kiểm soỏt của nhà nước.
Hỡnh 8: Thụng tin liờn lạc của hệ thống cụng nghệ thụng tin.
ở mỹ, cụng ty AT&T cung cấp hầu như toàn cỏc dịch vụ liờn lạc viễn thụng. Sự chấm dứ độc quyền vào những năm 1990 đó mở rộng thị trường cho cỏc thiết bị thụng tin liờn lạc mới , từ cỏc dịch vụ đường dài rẻ hơn do cỏc cụng ty như SPTRINT và MCI cung cấp đến cỏc thiết bị trả lời điện thoại và cỏc hệ thống liờn lạc vệ tinh tư nhõn. Trước kia , thụng tin liờn lạc, chỉ cú nghĩa là truyền tiếng núi qua như đường dõy điện thoại. Ngày nay, sự hội nhập giữa mỏy tớnh và thụng tin liờn lạc đó cho phộp cỏc cụng ty điện thoại cung cấp cỏc dịch vụ thụng tin mới như truyền hỡnh và phim ảnh.Chỉ mới mười năm trước đõy Internet ( mạng quốc tế ) ngay cũn xa lạ nhưng giờ đõy là một trong những khụng gian một nguồn tài liệu vụ giỏ đối với cụng ty..
Liờn l c ạ vi n thụng ễ Mỏy tớnh Qu n lý ả thụng tin X lý thụng ử tin Truy n tinề = Cụng ngh ệ thụng tin
Ngày nay nhà quản lý phải luụn luụn tỉnh tỏo, năng động để nhận biết cỏc cỏc phương tiện cụng nghệ khỏc nhau cú thể dựng cho cơ quan mỡnh ,lợi dụng những thành quả về cụng nghệ, đỏnh giỏ chi phớ,lợi ớch ,tiềm năng cà hạn chế của từng loại phương tiện. Họ cũng phải cú khả năng xỏc định nhi cầu thụng tin của cơ quan mỡnh lợi dụng những thành quả của cụng nghệ thụng tin để gúp phần tổ chức cơ quan sao cho nú hoạt động cú hiệu quả hơn và cú sức cạnh tranh mạnh mẽ hơn.
3.2.3. Hệ thống thụng tin quản lý.
Hệ thống thụng tin quản lý xõy dựng một cỏc tổng quỏt như sau, cho một cơ quan. Trong một cơ quan, cỏc ứng dụng tin học riờng lẻ liờn quan đến những nhúm người dựng rất đa dạng.Nếu khụng cú cỏc qỳa trỡnh và cơ chế tổng hợp thỡ cỏc ứng dụng riờng lẻ ấy cú thể sẽ khụng nhất quỏn và ăn khớp nhau, gõy ra tỡnh trạng trựng lặp ,dư thừa,lóng phớ ,mõu thuẫn và kộm hiệu quả .Chẳng hạn một số khoản mục dữ liệu cú thể được nhiều bộ phận cựng thu thập,lưu trữ ; cựng một nhiệm vụ sử lý được thực hiện lặp đi lặp lại nhiều nơi,nhiều lần . Một trong những cụng cụ để phố hợp cỏc ứng dụng với nhau là ngõn hàng dữ liệu hay cũn gọi là hệ cơ sở dữ liệu. Ngõn hàng dữ liệu,nhằm phục vị cho nhiều người và nhiều mục đớch khỏc nhau quản lý khỏc nhau.
Cú hai cỏch phõn chia một hệ thống thụng tin quản lý tổng hợp thành cỏc hệ một là dựa vào cỏc chức năng sản xuất kinh doanh , hai là dựa vào cỏc hoạt động quản lý chủ yếu ,điển hỡnh của một cơ quan kinh doanh cú tiến hành sản xuất là:
Bảng 2: Theo chức năng cơ quan
TT Chức năng Một vài ứng dụng điển hỡnh 1 Bỏn hàng và tiếp
thị
Theo dừi, dự bỏo doanh số; lập kế hạch bỏn hàng, phõn tớch tỡnh hỡnh bỏn hàng và khỏch hàng và thị trường.
2 Sản xuất Lập kế hoạch theo dừi ,điều độ sản xuất .
3 Hậu cần Lập kế hoạch và kiển soỏt mua và bỏn vật tư,theo dừi, phõn phối vật tư trong kho.
4 Tài chớnh Phõn tớch tài chớnh , phõn tớch chi phớ . lập kế hoạch theo dừi nhu cầu về vốn.,tớnh thu nhập// 5 Điều động nhõn
lực
Lập kế hoạch ,nhu cầu về nhõn lực, phõn tớch kết quả cụng tỏc.,quản lý việc nõng bậc lương.
Theo hoạt động quản lý.
TT Quản lý Một vài ứng dụng điển hỡnh
1 Quản lý giao dịch Xử lý đơn hàng, cỏc danh dơn và hoỏ đơn; trả lời cõu hỏi về hiện trạng……
2 Quản lý tỏc nghiệp Lập ,theo dừi điều chỉnh kế hoạch cho từng thời kỳ ngắn hạn; hỡnh thành cỏc khoản ngõn sỏch, phõn bổ nguồn lực.
3 Quản lý chiến thuật
Để ra mục tiờu; lập,theo dừi, điều chỉnh kế hoạch cho từng thời kỳ , ngắn hạn , trung hạn , và dài hạn.hỡnh hành cỏc khoản ngõn sỏch phõn bổ nguồn lực, tài chớnh,…
4 Quản lý chiến lược
Đề ra mục tiờu điều chỉnh kế hoạch và những chớnh sỏch đối nội, đối ngoại của cơ quan.
4. Mụ hỡnh tổ chức hệ thống thụng tin Marketing trong cụng ty xõy dựng cụng nghiệp Hà Nội.
Mụ hỡnh hệ tổ chức hệ thống thụng tin được quản lý một cỏch chặt chẽ, trực tuyến, với hệ thống mỏy tớnh nối mạng nội bộ trong cụng ty.Hỡnh thành một phũng thụng tin, một cơ sở dữ liệu chung cho cụng ty trong đú cú nhõn viờn cung cấp những số liệu sử lý dữ liệu đảm bảo toàn vẹn thụng tin .Nhà quản trị cao cấp lấy những thụng tin trong phũng này với những thụng tin được xử lý phục vụ cho quỏ trỡnh ra quyết định trong quỏ trỡnh thi cụng, và tiến độ của cụng trỡnh.
So sỏnh: Hệ thống của cụng ty xõy dựng cụng nghiệp với hệ thống mụ hỡnh cơ bản: Ta nhận thấy sự thiếu hụt khả năng thu thập thụng tin của cụng ty. Và cụng ty chỉ cú hệ thống bỏo cỏo nội bộ của cụng ty nhưng nú hoạt động khụng hiệu quả bởi nú khụng được cập nhật một cỏc thường xuyờn và khụng được xử lý cú khoa học. Cú những điểm khụng tốt trong hệ thống này.
- Hệ thống chưa phỏt huy được khả năng thu thập thụng tin, thụng tin dược thu thập khụng phải chớnh thời điểm khi thụng tin cú.
- Hệ thống chưa được đầu tư một cỏc bài bản, như nhà quản lý thụng tin cũng như những cụng nghệ thực hiện trong quỏ trỡnh quản lý.
- Những hệ thống quan trọng trong hệ thống thụng tin đú là hệ thống nghiờn cứu Marketing đõy là hệ thống quan trọng vụ cựng giỳp cụng ty cú thể tỡm kiếm được những thong tin Marketing mà mỡnh tỡm thấy để tận dụng thời cơ đi trước cỏc cụng ty khỏc.
- Hệ thống thu thập thụng tin bờn ngoài càng khụng được bổ xung làm cụng ty luụn bị thụ động, nếu cú chỉ là những thụng tin khụng cú giỏ trị, khụng làm cho cụng ty cạnh tranh mạnh trờn thị trường.
- Hệ thống phõn tớch thụng tin là hệ thống được coi là đầu tầu trong quỏ trỡnh phõn tớch cỏc dữ liệu sơ cấp để trở lờn cú lợi cho cụng ty trong kinh doanh.
Phũng kinh doanh Xớ nghi p ệ 1 Xớ nghi p ệ 2 Phong N Phũng ban1 Xớ nghi p ệ 3 Phũng thụng tin v nghiờn c u à ứ Marketing Mỏy tớnh chủ Mỏy tớnh 1 Mỏy tớnh 2 Mỏy tớnh 3 Mỏy tớnh N Mỏy tớnh 1 Dũng thụng tin T hụ ng tin tr c t uy n ự ế Ra quy t ế nh đị Thụng tin khỏch h ngà i th Đố ủ c nh tranhạ i tỏc c a Đố ủ doanh nghi pệ Thụng tin nh cung à ng ứ Thụng tin xu th phỏt ế tri n ng nhể à C s d ơ ở ữ li u chungệ Nhõn viờn nghiờn c u th ứ ị trường c a cụng tyủ Thụng tin v phỏt ề tri n vựngẻ Thụng tin cụng nghệ M ng ạ interne t
Hệ thống thụng tin được chia làm cỏc bộ phận khỏc nhau,cựng thu thập thụng tin cho doanh nghiệp.
o Hệ thống mỏy chủ :Được kết nối mạng cục bộ ( mạng cụng ty) và được kếtn nối với mạng Internet đõy là tài nguyờn vụ giỏ của cụng ty trong điều kiện hiện nay , tại đõy cụng ty cú thể tiếp cận những cụng nghệ mới trong quản lý,với những phần mền cũng như những giải phỏp cụng nghệ . Điều này giỳp ớch cho cụng ty trong quỏ trỡnh quản lý và bồi dưỡng lực lượng quản lý tham gia vào những khoỏ học nhằm nõng cao trỡnh độ ứng dụng cụng nghệ thụng tin vào trong quản lý nhất là trong quản lý thụng tin Marketing.
o Mạng mỏy tớnh: Luụn luụn kết nối liờn tục, cập nhận những thụng tin bờn ngoài do nhõn viờn nghiờn cứu thị trường mang về vớ dụ như những thụng tin về nhà cung cấp,những thụng tin mở rộng đụ thị tại cỏc tỉnh…..Cựng với những thụng tin đú cụng ty cũn cú những thụng tin quan trọng của cỏc xớ nghiệp trong mạng lưới cụng ty, đú là việc họ tỡm hiểu thụng tin về khỏch hàng trong khu vực hà nội cũng như vựng ven hà nội, cũng như danh sỏch giỏ cả của cỏc mặt hàng như sắt, thộp, xim măng cũng như những nguyờn liệu phục vụ trong ngành xõy dựng do nhà cung ứng mang đến . Bởi trong xớ nghiệp cú một bộ phận chuyờn kinh doanh cỏc thiết bị do đú họ luụn cú những người chuyờn về thị trường giỏ cả cũng như tỡm kiếm những nguồn hàng hoỏ cú lợi,nhằm giảm chi phớ trong quỏ trỡnh sản xuất tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Trờn thực tế cho thấy những thụng tin mà cỏc xớ nghiệp mang lại cho hệ thống thụng tin của doanh nghiệp vụ cựng lớn, bởi chớnh đõy là bộ phận tiếp cận nhiều nhất thị trường giỏ cả , và nhà cung ứng.
o Mạng mỏy tớnh gồm một mỏy chủ: Mỏy chủ này thu thập những thụng tin từ những mỏy trạm ( trong cỏc xớ nghiệp ), nguồn thụng tin thu thập vào cơ sở dữ liệu chung và được phũng thụng tin và nghiờn cứu Marketing sử lý những thụng tin đú rồi đưa vài hệ thống quản lý thụng
tin sắp xếp thụng tin cần thiết theo chuyờn mục, nhằm mục đớch giỳp cho cụng ty tỡm kiếm một cỏch dễ dàng những thụng tin cầm thiết trong quỏ trỡnh tỡm kiếm thụng tin.
o Phũng đũi hỏi nhiều thụng tin nhất : Đú là phũng ra quyết định đú là phũng mà cụng ty phỏt huy năng lực quản lý thụng tin Marketing, đũi hỏi đội ngũ trong phũng phỏt huy được năng lực, tỡm kiếm thụng tin trong phũng thụng tin và nghiờn cứu marketing.
o Cơ sở dữ liệu chung gồm: những thụng tin mỗi thụng tin được tổng hợp thành cỏc file lưu trữ trong hệ thống mỏy chủ, mỗi mỏy tớnh mạng cú thể tỡm kiếm những thụng tin cần thiết cho riờng mỡnh, đú là nguồn thụng tin phục vụ cho sản xuất , điều độ cụng việc, kho bói,nguồn nhõn lực và bổ xung nhõn lực trong cụng ty khi mở rộng quy mụ xõy dựng cũng như tỡm kiếm những nhõn cụng tại cỏc địa phương khi xõy dựng dự ỏn, thụng tin đào tạo, chuyển giao cụng nghệ ,mỏy múc thiết bị.
o Cơ sở dữ liệu chung:
Gồm cú những thụng tin như sau:
Thụng tin về khỏch hàng: ( gồm những thụng tin danh sỏch khỏch hàng, quy mụ xõy dựng của cụng ty, nhu cầu tỡm nhà thầu, cụng nghệ mà khỏch hàng cần , địa điểm , vựng mà khỏch hàng xõy dựng )
Thụng tin nhà cung ứng : Thụng tin những nhà cung ứng trong lĩnh vực xõy dựng quan trọng bởi nú hỡnh thành giỏ cả trong quỏ trỡnh xõy dựng chi phớ, hạch toỏn kinh tờ khi tham gia vào gúi thầu .Cụng ty chọn lựa những nhà cung ứng với chất lượng cao, chi phớ nhỏ , tạo cho cụng ty một sức cạnh tranh lớn trờn thương trường. Nhà cung ứng cũng là một trong những đối tỏc của cụng ty trong quỏ trỡnh liờn doanh liờn kết , tạo ra tiềm năng, khả năng cạnh tranh khi gặp phải những cụng trỡnh lớn về quy mụ cũng như về chất lượng.
Thụng tin về đối thủ cạnh tranh: Thụng tin về đối thủ cạnh tranh là thụng tin mà cụng ty khụng thể bỏ qua , mỗi một cụng ty gia nhập ngành xõy dựng sẽ làm cho cụng ty giảm thị phần của cụng ty,cũng như thị trường của cụng ty giảm xuống. Sự
mạng yếu của cỏc đối thủ cạnh tranh, như năng lực cạnh tranh, tài chớnh, nhõn lực, cụng nghệ những chỉ tiờu đú tạo động lực khi muốn tham gia vào đấu thầu. Vớ dụ khi tham gia vào thầu với tất cả cỏc chỉ tiờu bằng nhau những cụng ty là đối thủ cạnh tranh cú cụng nghệ phỏt triển nhập từ nước ngoài, cú những cụng nghệ tiờn tiến, tự động liờn hoàn , làm giảm giỏ thành cũng như thời hạn cụng trỡnh. Điều này gõy bất lợi cho cụng ty do vậy muốn tạo ra sức cạnh tranh thỡ cụng ty phải tỡm hiểu kỹ về đối thủ cạnh tranh, những chiến lược mà đối thủ cạnh tranh đưa ra như ( nhà cung ứng cú danh tiếng, cụng nghệ xõy dựng cao , đội ngũ nhõn cụng lành nghề, chế độ quản lý được đào tạo.. )
Thụng tin phỏt triển ngành: Đõy là thụng tin quan trọng bởi trong xu thế phỏt triển hiện nay thỡ thụng tin phỏt triển ngành . Cụng ty phải tận dụng cơ hội phỏt triển ngành của mỡnh, bởi tiềm năng,hay tốc độ xõy dựng tăng hay giảm trong thời điểm này hay trong thời gian tới . Với tốc độ tăng cao như hiện nay việc đầu tư về cụng nghệ cũng như những kỹ năng làm việc, cũng như quy trỡnh đào tạo đội ngũ lao động.Phỏt huy được khả năng cạnh tranh trong thời đại mới, phỏt triển quy mụ, chất lượng của cụng ty.
Một số thụng tin khỏc như thụng tin về cụng nghệ, thụng tin về phỏt triển vựng, thụng tin về đối tỏc. Mỗi thụng tin rất quan trọng, cú một giỏ trị lớn trong quỏ trỡnh phỏt triển cụng ty.
Mụ hỡnh hệ thống thụng tin Marketing mang đến cho cụng ty một chất luợng quản lý thụng tin cũng như quản lý nhõn sự. Nõng cao chất lượng quản lý trong doanh nghiệp, vận dựng cụng nghệ thụng tin vào trong quản lý. Với hệ thống mỏy tớnh lối mạng như hiện nay cụng ty cú thể cập nhận những thụng tin một cỏc nhanh nhất từ đầu mối tỡm kiếm thụng tin tạo một năng lực cạnh tranh trong ngành.
Những ưu điểm của hệ thống thụng tin Marketing.
Tạo thụng tin liờn tục ,cập nhật hàng ngày.
Tạo mối liờn kết giữa cỏc phũng ban, nhưng bỏo cỏo chi tiết về những vấn đề mà ban dự ỏn quan tõm.
Tạo ra cơ sở dữ liệu liờn tục được cập nhật hàng ngày, giờ, thỏng,quý, tạo điều kiện cho quỏ trỡnh tỡm kiếm dữ liệu được thụng suốt.
ỏp dụng được cụng nghệ thụng tin vào trong quản lý, nhất là đào tạo cỏn bộ quản trị mạng, cũng như quản trị nguồn thụng tin, nghiờn cứu một cỏch liờn tục khụng bị giỏn đoạn , đỏp ứng nhu cầu thụng tin của cỏc bộ phận trong cụng ty.
Giảm bớt những cuộc tỡm kiếm đơn lẻ, của cỏc bộ phận ,năng cao tinh thần làm việc của cỏc cỏn bộ trong cụng ty, giảm bớt bộ phận quản lý, điều độ cụng việc trong quỏ trỡnh làm việc cũng như trong sản xuất.
Tạo ra hệ thống tỡnh bỏo Marketing ỏp dụng cụng nghệ phần mềm, phõn tớch đỏnh giỏ tỡnh hỡnh, cũng như những thực trạng cũng như những giải phỏp , đũi hỏi phải cú lượng thụng tin lớn.
Giải phỏp sử dụng mạng luụn tạo ra những ưu điểm vượt bậc trong quản lý cũng như trong thu thậm thụng tin.
5. Kiểm soỏt hệ thống thụng tin.
Với mụ hỡnh hệ thống thụng tin như vậy sẽ giỳp cỏc nhà quản lý, cũng như người nguyờn cứu và kiểm soỏt hệ thống thụng tin Marketing khụng tốn quỏ nhiều chi phớ cũng như thời giam, mà chỉ bỏ ra một số chi phớ ban đầu đú là hạ tầng mạng, cựng với cỏc thiết bị mỏy tớnh hiện cú trong cụng ty.