nhà cung cấp tại GS – GROUP JSC
3.3.1- Về cụng tỏc quản lý thanh toỏn với khỏch hàng và nhà cung cấp
Cỏn bộ phũng kinh doanh cần hỗ trợ phũng kế toỏn tài chớnh trong việc quản lý cỏc khoản thanh toỏn với khỏch hàng và nhà cung cấp bằng việc cung cấp kịp thời cỏc thụng tin về tỡnh hỡnh hoạt động của cỏc đối tượng thanh toỏn trờn thị trường.
Cụng ty nờn cú cỏc biện phỏp khuyến khớch khỏch hàng thanh toỏn đỳng thời hạn và trước thời hạn bằng việc tăng tỷ lệ chiết khấu thanh toỏn vừa đảm bảo nhu cầu về vốn đồng thời tạo được uy tớn từ phớa khỏch hàng. Tuy nhiờn việc tăng tỷ lệ chiết khấu thanh toỏn phải được tớnh toỏn phự hợp đảm bảo lợi nhuận cho Cụng ty.
Dưới đõy là một vài kiến nghị cụ thể của em về cụng tỏc quản lý thanh toỏn với khỏch hàng và nhà cung cấp
Thiết lập hồ sơ khỏch hàng.
Trong quỏ trỡnh giao dịch kinh doanh giữa cụng ty với khỏch hàng, ngoại trừ một số trường hợp mua hàng và thanh toỏn tiền ngay khi giao hàng, hoặc thanh toỏn tiền trước sau đú giao hàng sau. Tuy nhiờn thường thỡ hoạt động mua bỏn khụng phải lỳc nào cũng thu được tiền ngay mà khỏch hàng mua nợ trong một khoảng thời gian nhất định mới thanh toỏn.
Việc thiết lập hồ sơ khỏch hàng là rất quan trọng nhằm thực hiện quản lý tốt khoản phải thu khỏch hàng.
Hồ sơ khỏch hàng tối thiểu phải cú những tài liệu sau đõy:
(1) Hợp đồng mua bỏn; (2) Mẫu đăng ký chữ ký giao dịch; (3) Giấy đăng ký kinh doanh của khỏch hàng.
Để đảm bảo hiệu quả nờn phõn tớch khỏch hàng và xỏc định nhúm khỏch hàng giao dịch thường xuyờn và cú mức dư nợ lớn với cụng ty. Thụng thường nhúm khỏch này sẽ chiếm giữ khoảng từ 60-80% khoản phải thu khỏch hàng của toàn cụng ty nờn cần thiết phải lập hồ sơ khỏch hàng. Đối với những khỏch hàng nhỏ lẻ thỡ khụng nhất thiết phải thiết lập hồ sơ khỏch hàng mà thay vào đú là nờn hạn chế bỏn nợ cho cỏc đối tượng này.
Đối chiếu cụng nợ.
Đối chiếu cụng nợ là việc cung cấp thụng tin chi tiết về khoản phải thu để khỏch hàng xỏc nhận vào biờn bản đối chiếu cụng nợ số tiền hàng cũn nợ cụng ty tại thời điểm xỏc định, là cơ sở để cụng ty thu nợ khỏch hàng và cũng là cơ sở để khỏch hàng thực hiện nghĩa vụ thanh toỏn với cụng ty. Việc đối chiếu cụng nợ nếu khụng thực hiện tốt thỡ khụng những quản lý cụng nợ khụng tốt, tạo ra tiờu cực mà cũn ảnh hưởng đến hoạt động bỏn hàng của cụng ty, gõy rủi ro lớn cho cụng ty về mặt tài chớnh.
Một số lưu ý trong việc đối chiếu cụng nợ khỏch hàng.
Tiến hành đối chiếu hàng thỏng với nhúm khỏch hàng cú mức dư nợ chiếm 70%- 80% mức dư nợ của toàn cụng ty ( đõy là những khỏch hàng cú mức dư nợ lớn).
Một nhúm khỏch hàng nữa cũng bắt buộc phải đối chiếu hàng thỏng, đú là những khỏch hàng cú cụng nợ bỏo động đỏ và được xếp vào danh sỏch cụng nợ khú đũi.
Đối với nhúm khỏch hàng cú mức dư nợ thấp ( nhúm này thường chiếm khoảng 20% khoản phải thu khỏch hàng của cụng ty, là những khỏch hàng cú mức phỏt sinh doanh số mua hàng thấp, dư nợ nhỏ) thỡ nờn đối chiếu một quý một lần.
Đo lường hiệu quả cỏc khoản phải thu
Để cải thiện hiệu quả cỏc khoản phải thu, doanh nghiệp cần thiết lập cỏc chỉ số nhằm đo lường hiệu quả của hoạt động này. Hiện nay, cỏc cụng ty thường sử dụng 3 chỉ tiờu cơ bản để đo lương hiệu quả hoạt động phải thu.
Số ngày bỡnh quõn khoản phải thu: Được sử dụng để đo lường thời gian trung bỡnh mà doanh thu tồn tại dưới dạng cỏc khoản phải thu. Một số cụng ty đưa ra số ngày cụ thể để đỏnh giỏ đú là khoản phải thu tốt hay xấu, chẳng hạn dưới 30 ngày được xem là cú khả năng kiểm soỏt được.
Tỷ lệ cỏc khoản phải thu trờn doanh thu: Được sử dụng để đỏnh giỏ xu hướng hiệu quả cỏc khoản phải thu. tỷ lệ này càng cao, cụng ty càng bị chiếm dụng vốn nhiều. Khi tỷ lệ này vượt quỏ định mức do cụng ty đặt ra, Ban Giỏm đốc cần cú những qui định siết chặt, trỏnh tỡnh trạng thiếu vốn lưu động.
Tuổi nợ: Bằng cỏc phõn tớch tuổi nợ, cụng ty cú thể xỏc định sớm những khoản phải thu cú vấn đề và hành động thớch hợp nhằm bảo vệ doanh thu.
3.3.2- Về tài khoản sử dụng và phương phỏp kế toỏn
Về hệ thống tài khoản: Cụng ty nờn mở chi tiết tài khoản 131- Phải thu khỏch hàng và TK 331- Phải trả nhà cung cấp thành cỏc tài khoản cấp 2 theo dừi thanh toỏn ngắn hạn và dài hạn, sau đú mới mở chi tiết thành cỏc tài khoản cấp 3 theo dừi từng đối tượng khỏch hàng và nhà cung cấp
Vớ dụ: TK 1311_Cụng ty cổ phần May Đỏp Cầu: theo dừi khoản phải thu ngắn hạn của khỏch hàng Cụng ty cổ phẩn May Đỏp Cầu.
Ngoài ra việc sử dụng tài khoản 139 – Dự phũng phải thu khú đũi, là cần thiết, Cụng ty nờn sử dụng tài khoản này trong việc hạch toỏn cỏc khoản nợ khú đũi trước khi đưa vào chi phớ. Dự phũng nợ phải thu khú đũi là dự phũng phần giỏ trị bị tổn thất của cỏc khoản nợ phải thu quỏ hạn thanh toỏn, nợ phải thu chưa quỏ hạn nhưng cú khả năng khụng thu hồi được do khỏch hàng khụng cú khả năng thanh toỏn. Cụng ty nờn dự kiến mức tổn thất cú thể xẩy ra hoặc tuổi nợ quỏ hạn của cỏc khoản nợ và tiến hành lập dụ phũng cho từng khoản nợ phải thu khú đũi. Mức trớch lập dự phũng đối với nợ phải thu quỏ hạn như sau:
+ 30% giỏ trị đối với khoản nợ phải thu quỏ hạn từ 3 thỏng đến dưới 1 năm + 50% giỏ trị đối với khoản nợ phải thu quỏ hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm + 70% giỏ trị đối với khoản nợ phải thu quỏ hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toỏn nhưng khỏch hàng lõm vào tỡnh trạng phỏ sản hoặc đang trong thời gian làm thủ tục giải thể…doanh nghiệp phải dự kiến được mức tổn thất khụng thu hồi được để trớch lập dự phũng.
Khi cú bằng chứng chắc chắn về khoản nợ phải thu cú nguy cơ khụng thu hồi được Cụng ty tớnh toỏn số dự phũng phải thu cần lập theo một trong những cỏch sau:
Tỷ lệ nợ khú đũi cú thể được xỏc định bằng bỡnh quõn của cỏc khoản tỷ lệ nợ khú đũi trong 3 năm trước. Phương phỏp này dựa trờn quan điểm sẽ cú một tỷ lệ nhất định doanh thu bỏn chịu khụng thu được tiền và số nợ khú đũi ước tớnh dựa trờn rỷ lệ nợ khú đũi trờn doanh thu bỏn chịu của cỏc kỳ trước đú
Cỏch 2: doanh nghiệp ước tớnh cú một tỷ lệ nhất định cỏc khoản phải thu hiện cú vào thời điểm cuối kỳ sẽ trở thành nợ khú đũi. Tỷ lệ ước tớnh này dựa trờn kinh nghiệm của những năm trước và kinh nghiệm của cỏc doanh nghiệp hoạt động trong cựng lĩnh vực. Chi phớ nợ khú đũi ước tớnh cuối kỳ được xỏc định như sau:
Chi phớ nợ khú đũi ước tớnh = Số dư khoản phải thu cuối kỳ x Tỷ lệ nợ khú đũi Cỏch 3: là phương phỏp ước tớnh nợ khú đũi theo thời gian nợ của từng khỏch hàng. Đõy là phương phỏp theo dừi chi tiết thời gian nợ của từng khỏch hàng qua đú xõy dựng tỷ lệ nợ khú đũi cho từng khoảng thời gian cụ thể. Nguyờn tắc chung của phương phỏp này là thời gian nợ quỏ hạn càng lớn thỡ tỷ lệ nợ khú đũi càng cao… (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Với phương phỏp này, cỏc nhà quản lý phải tớnh thời hạn của cỏc khoản phải thu vào cuối mỗi kỳ, xem xột từng khoản phải thu và xếp loại theo tiờu thức độ dài thời gian mà chỳng tồn tại, sau đú dựa trờn kinh nghiệm để ước tớnh tỷ lệ mỗi loại cú thể trở thành khoản khú đũi. Điều này cú thể thực hiện bằng cỏch lập bảng theo dừi nợ theo thời gian.
Để theo dừi tỡnh hỡnh trớch lập và hoàn nhập dự phũng phải thu khú đũi kế toỏn sử dụng tài khoản 139 – dự phũng phải thu khú đũi tài khoản này cú kết cấu và nội dung phản ỏnh như sau:
Bờn nợ:
- Phản ỏnh số dự phũng phải thu khú đũi đó sử dụng trong kỳ - Hoàn nhập dự phũng phải thu khú đũi khụng dung đến
Dư cú: dự phũng phải thu khú đũi hiện cũn.
Bờn cạnh việc theo dừi chi tiết theo từng khoản dự phũng phải thu khú đũi kế toỏn phõn cỏc khoản dự phũng phải thu khú đũi theo thời gian như dự phũng phải thu ngắn hạn khú đũi và dự phũng phải thu dài hạn khú đũi. Kế toỏn dự phũng phải thu khú đũi được tiến hành như sau:
Cuối kỳ kế toỏn tiến hành so sỏnh số dự phũng phải thu khú đũi đó trớch lập cuối kỳ trước cũn lại với số dự phũng phải thu khú đũi cần trớch lập cho kỳ tới nếu số dự phũng kỳ trước lớn hơn kế toỏn tiến hành hoàn nhập dự phũng thừa bằng bỳt toỏn:
Nợ TK 139 : Hoàn nhập dự phũng phải thu khú đũi khụng dung đến Cú TK 642 (6426): Giảm chi phớ quản lý doanh nghiệp trong kỳ.
Trường hợp số dự phũng đó trớch thấp hơn số dự phũng phải trớch lập số chờnh lệch sẽ được kế toỏn trớch bổ sung vào chi phớ quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK 642 (6426): Ghi tăng chi phớ quản lý doanh nghiệp trong kỳ Cú TK 139: Trớch bổ sung dự phũng phải thu khú đũi
Khi thu hồi hay cú quyết định xử lý xúa sổ nếu số thiệt hại khụng thu hồi được lớn hơn số dự phũng phải thu khú đũi đó lập, căn cứ vào chứng từ liờn quan kế toỏn phản ỏnh bỳt toỏn:
Nợ TK 111,112…: Số tiền đó thu hồi được
Nợ TK 139 : Số thiệt hại khụng thu hồi được hay khoản nọ khú đũi đó xử lý xúa sổ được bự đắp bằng dự phũng phải thu khú đũi đó lập của chớnh những khoản đú.
Nợ TK 642 (6426): Ghi tăng chi phớ quản lý doanh nghiệp số thiệt hại khụng thu hồi được hay xử lý xúa sổ lớn hơn số dự phũng phải thu khú đũi đó lập.
Cú TK 131, 331: Tổng số cỏc khoản phải thu đó thu hay xử lý xúa sổ Nếu số thiệt hại khụng thu hồi được nhỏ hơn số dự phũng phải thu khú
Nợ TK 111, 112…: Số tiền đó thu hồi được
Nợ TK 139: Số thiệt hại khụng thu hồi được nay xử lý xúa sổ được ghi giảm dự phũng phải thu khú đũi đó lập của nhưng khoản đó thu hồi hay xúa sổ.
Cú TK 131,331: Tổng số cỏc khoản phải thu đó thu hồi hay xử lý xúa sổ. Đồng thời số dự phũng phải thu khú đũi đó lập cũn lại của những khoản phải thu khú đũi đó thu hồi hay xử lý xúa sổ trong kỳ phải được hoàn nhập bằng bỳt toỏn:
Nợ TK 139: Hoàn nhập số dự phũng phải thu khú đũi Cú TK 642 (6426): Giảm chi phớ quản lý doanh nghiệp.
Cuối kỳ kế toỏn tiếp theo tiến hành so sỏnh số dự phũng phải thu khú đũi cũn lại với dự phũng phải trớch cho kỳ kế toỏn tới và ghi cỏc bỳt toàn hoàn nhập hay trớch lập tương tụ như kỳ kế toỏn trước.
3.3.3.Về chứng từ và luõn chuyển chứng từ
Trờn sổ chi tiết cho từng khỏch hàng và nhà cung cấp nờn cú thờm phần theo dừi thời hạn thanh toỏn của cỏc khoản phải thu, phải trả để kế toỏn tiện lợi trong việc tớnh toỏn và theo dừi thời hạn thanh toỏn đảm bảo việc thanh toỏn đỳng hạn đối với nhà cung cấp và thu hồi cụng nợ của khỏch hàng.
Ngoài ra việc lập cỏc bỏo cỏo liờn quan đến tỡnh hỡnh thanh toỏn của khỏch hàng và nhà cung cấp nờn được lập theo từng quý, tuy cụng việc sẽ tăng lờn nhưng nú sẽ giỳp cho việc phản ứng nhanh lẹ và phỏt hiện kịp thời những rủi ro cho Cụng ty.
KẾT LUẬN
Kể từ khi thành lập GS - GROUP JSC đó xõy dựng được cho mỡnh một tổ chức bộ mỏy quản lý hợp lý và hiệu quả làm nền tảng cho Cụng ty phỏt triển. Đặc biệt bộ phận kế toỏn của Cụng ty cũng được tổ chức hợp lý đó gúp phần khụng nhỏ trong việc cung cấp những thụng tin kịp thời và thớch hợp cho nhà quản trị gúp phần đỏng kể cho việc ra cỏc quyết định chớnh xỏc. Với sự năng động, sỏng tạo và nỗ lực của đội ngũ nhõn viờn, cụng ty GS - GROUP JSC đó và đang tạo được sự tin tưởng và uy tớn trờn thị trường, cú sự đúng gúp khụng nhỏ cho sự phỏt triển của đất nước.
Qua thời gian thực tập tại Cụng ty cựng với những kiến thức đó cú của mỡnh em đó rất cố gắng để hoàn thiện bỏo cỏo của mỡnh. Em xin chõn thành cảm ơn sự hướng dẫn, chỉ bảo nhiệt tỡnh của TS. Phạm Thị Thủy và cỏc chị trong phũng tài chớnh kế toỏn của Cụng ty Cổ phần Tập đoàn phỏt triển Cụng nghệ và Đầu tư đó tạo điều kiện giỳp đỡ em trong thời gian thực tập tại Cụng ty và hoàn thành bỏo cỏo này.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ Tài chớnh.2008. Bỏo cỏo tài chớnh, chứng từ và sổ sỏch kế toỏn, sơ đồ kế toỏn (Quyển 2). Hà Nội. NXB Thống Kờ.
2. Cụng ty Cổ phần Tập đoàn Phỏt triển Cụng nghệ và Đầu tư. Bỏo
cỏo tài chớnh năm 2006,2007,2008. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3. Cụng ty Cổ phần Tập đoàn Phỏt triển Cụng nghệ và Đầu tư. Điều lệ Cụng ty.
4. Cụng ty Cổ phần Tập đoàn Phỏt triển Cụng nghệ và Đầu tư. Giới thiệu Cụng ty.
5. PGS.TS. Đặng Thị Loan. 2006. Giỏo trỡnh kế toỏn tài chớnh doanh nghiệp. Hà Nội. NXB Đại học Kinh tế Quốc Dõn.
Nhận xét của giáo viên hớng dẫn ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Nhận xét của giáo viên phản biện ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...